教育局档案收集与管理的规范化措施探究

薛君妍

摘 要：教育局存放的档案类型多、内容杂，且数量也很庞大，为了提升档案收集与管理工作效率，既需要学校、教师及相关部门加强配合，也要求工作人员进行规范化管理。不过从实际情况来看，教育局档案收集与管理工作中还有很多问题，主要体现在材料更新不及时、档案内容不完善，为档案管理人员提出了较高的要求。本文将简述教育局档案收集与管理的重要性，并通过分析其中存在的问题，提出了具体可行的规范化措施。

关键词：教育局；档案收集；规范化

教育局档案收集与管理主要以国家政策与制度合法化为基础，由教育局统一管理与规划收集到的档案资料。档案收集作为教育局的一项重要工作内容，若是存在档案遗漏等问题，将不利于档案的管理与存储。同时教育局档案资料类型较多，工作事项也很繁重，收集与管理难度较大。对此教育局要充分意识到档案收集与管理的重要性，积极采取规范化措施，确保能够将档案作用充分体现出来。

1 教育局档案收集与管理的重要性

教育局要根据国家有关规定与法律法规开展收集与管理工作，将分散在各科室与、各学校及个人手中的档案集中起来，由教育局统一管理，任何科室与个人都不得以任何理由不交，也不能据为己有。因此只有教育局高度重视档案收集与管理工作，才能保证档案的完整性与可靠性，将档案的价值真正体现出来。对于教育局档案收集与管理工作来说，其意义体现在以下几点：第一，能够让归档材料更加完整与真实。第二，收集作为档案管理工作的基础内容，能够提供具体的管理对象，只有做好了收集工作，才能保证教育局档案的数量与质量。第三，通过收集丰富的档案资料，能够促使档案工作质量不断提升，更好的发挥出档案服务作用。

2 教育局档案收集与管理存在的问题

2.1 档案文件材料不完整

由于相关单位工作人员档案工作意识不强，不注意日常工作中原始材料的积累保管，导致很多材料遗失或不知去向，到年终归档时只能有多少交多少。有的工作虽然非常重要，但因为没有注意材料的积累，所以也就无法归档[1]。另外，教育局档案部门由于不了解相关单位每年开展的具体工作，所以所谓的监督、指导只能流于形式，最终形成归档文件材料不齐全、不完整的不利局面。这样就导致单位内库存档案种类单一，很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效管理，极大影响了各单位对综合档案的利用需求。

2.2 档案收集工作开展滞后

教育局分管的学校数量较多，部分学校有时没有及时提交档案，收集工作难以正常开展，如此一来档案工作就长期处在了被动状态，影响了教育局档案收集的完整性与真实性。对此档案管理部门针对各学校报送的档案，也未能第一时间处理，导致文件材料归档不及时，形成资料不完善，缺少了很懂中间内容，造成资料发生短缺的现象。此外，由于教育局档案归档制度存在缺陷，且执行不严格，也容易引起档案出现短缺的问题。

2.3 档案意识不强

档案收集是丰富馆藏档案资源的重要途径，是教育局综合档案管理工作最艰巨的首个工作环节。在教育局档案收集与管理过程中，档案工作者要提升自己的积极性与主动性，各学校教师也要高度重视档案移交工作。但是从实际情况来看，很多档案工作者为及时对档案进行收集，工作上显得非常被动，这样极易引发档案收集不完善、移交整理不及时等现象。

3 教育局档案收集与管理的规范化措施

3.1 认真做好宣传工作

当前教育局由于对综合档案管理存在忽视，也未树立起先进的档案管理理念，因此档案管理效率也难实现提升。对此需要教育局领导提高重视程度，在信息化背景下鼓励综合档案管理的创新，才能达到应有的目的。教育局档案管理部门领导也要对综合档案管理意义有充分认识，在档案管理中纳入日常工作，在档案收集与管理过程中，应该认真做好宣传工作，切实增强相关人员的档案收集意识[2]。档案部门要采取多种方式开展宣传工作，将报纸、杂志和互联网等媒体作用充分发挥出来，确保各学校与教师个人都高度重视档案收集工作，清楚其重要性。对教育局领导与学校领导来说，也要在档案收集与管理工作上给予更多支持與帮助，为档案工作的规范化开展奠定良好基础。

3.2 健全档案收集制度

因为缺乏完善的规章制度，所以档案收集经常显得不及时，在教育局档案收集与管理过程中，需要对各项规章制度进行完善，从而确保材料收集更加完整与及时。教育局要不断完善档案收集制度，加大监督力度，确保管理制度能够有效落实，针对检查中遇到的问题要及时整改，减少对综合档案管理工作的影响。在档案管理人员上在法律知识上加大考核力度，将相关部门任务、职责合理确定下来。教育局在制定完善的档案收集制度后，也要严格督促执行，这样才能提升档案收集与管理工作的规范化水平。

3.3 转变档案收集与管理方法

第一，主动收集。在教育局档案收集过程中，不能过于依赖年底或阶段性突击征集，档案工作者应该做到脑勤、腿勤和嘴勤，全面掌握文件形成规律，对于教育局和各学校开展的重大活动，应该提醒相关部门注意保存好形成的各种文件材料。在日常工作中要积极到相关部门收集档案资料，避免发生遗漏的现象。第二，定期送交。各部门在文件材料办理后要结合档案收集归档的范围、时间和质量要求，向教育局及时移交档案。第三，联系催要。通过召开档案员会议，选择个别沟通联系等方式，保证档案收集的及时性。若是遇到阻力，则要讲清道理，让相关部门与人员意识到档案收集的重要性，能够主动提交档案资料。第四，以用促收。教育局加强档案管理工作，能够最大限度提升档案保管利用价值，确保利用者到档案室可以快速查询到所需资料。通过以用促收的方式，可以促使他们积极将应归档材料交给档案室。第五，动态收集。档案材料只有完整进行收集，才能将其应有的价值体现出来。档案工作者要实时掌握教育局工作新内容与新情况，规范开展档案收集与管理工作，能够保证随时生产随时收集归档。

3.4 提升档案管理员综合素质

由于部分档案工作者综合素质偏低，从而为档案收集与管理工作带来了巨大的挑战。为了让档案收集工作更加高效开展，各学校要安排专人负责档案收集工作，并对他们进行培训，不仅要提升档案收集工作者的责任心，还要确保他们拥有良好的职业道德，能够始终保持求真务实的工作态度，具备甘于奉献的工作精神，并掌握更多丰富的档案管理知识[3]。对此要采取有效措施，促使档案工作者能够主动、积极收集档案，规范化进行管理，消除以往被动的工作状态，这样才能保证教育局档案的完整性与可靠性，能够为我国教育事业的发展作出应有的贡献。

4 结语

总之，教育局需要收集与管理的档案类型较多，数量也很庞大，对档案工作者素质与能力有较高的要求，为了及时对档案进行更新与补全，需要档案工作者与各学校加强沟通与交流，通过相互之间的配合与协调，确保档案收集更加及时，管理更加规范。此外，还要建立更加完善的档案管理制度，逐步扩大宣传范围，让更多人都意识到档案收集与管理的重要性，能够主动参与其中，进一步提升教育局档案收集与管理工作的规范化水平。

参考文献

[1]周忠祥，周旋.盘龙区教育局档案整理“四集中”培训工作圆满完成[J].云南档案，2016（06）：10.

[2]张星，李晓恩.教育局档案收集与管理工作的几点思考[J].才智，2016（14）：278.

[3]张艳.浅谈教育局档案收集工作中存在的问题及其对策[J].办公室业务，2014（15）：80.