浅谈网络环境下档案文献编纂工作的新特点

张国钰

摘 要：网络环境下的档案文献编纂工作是计算机网络发展与档案编研工作相结合的产物，它是编者经过对档案信息的加工，通过网络以电子文献的形式提供给利用者的工作，是档案工作中的新生事物。

关键词：档案文献编纂；新特点

档案文献编纂工作是按照一定的题目，对档案信息进行收集、挑选、审核、加工、整序和评价，以档案文献出版物的形式向社会用户提供档案信息的工作。它是系统地、有针对性地提供档案利用的一种方式，是较高层次的档案信息资源开发与利用工作。

1 档案文献编纂手段更加现代化

1）材料搜集更全面、准确、快速。传统档案编纂坚持全面查找，宁多毋漏，博约得当的原则进行各种直接或者间接资料的查找，运用因地以求，因家以求，求之公，求之私，因人以求，因代以求等方法，或者通过检索卡片的一张张翻阅进行材料搜集。这种方式既费时又费力，而最后得到的有效信息也是很有限的。采用网络搜集方式，通过一台连接于网络上的计算机就可以利用世界各地档案馆、图书馆、博物馆的资料，而不必亲临现场一一查找。同时，网络检索工具以及搜索引擎的迅速发展使得我们可以利用各种检索工具或者在检索框内直接输入检索词即可查找与题目有关的文献资料，迅速、准确地了解到相关的情况，实现了大编研概念下资源利用的整体效果，为档案编研工作打下坚实基础。

2）档案文献加工效率高。对于传统文献编纂而言，在对档案文献加工时，首先要将原件抄写下来，之后在抄件上进行加工，最后还要誉写清楚，由此可见加工的劳动强度之大。传统文献编纂加工一般分为三个层次，即一次加工、二次加工、三次加工。对于一次编纂工作来说，往往只能是一个层次上的加工。而对于网络编纂而言，可以从网上直接获取所需材料，再运用计算机技术对电脑内的底本进行校勘，由于电脑上校点可以边读边点，边校边注，字号可大可小，行距、字距可宽可窄，横竖版面自由选择。这大大减轻了编纂人员的劳动强度，提高了工作效率，而且网络编纂可以将档案文献信息建立数据库，对信息多次利用，多次编辑，甚至是一次编纂，多次利用，产生多个成果，突破传统加工方式束缚，在进行网络编纂的同时更有利于保护档案原件。

3）编纂成果传播方式快捷。传统编纂成果传播的方式往往是以书籍，报刊的形式印刷出版，这样就要依靠出版发行部门的协助，这不但增加了中间繁琐的业务环节，加重了工作人员的负担，还拖延了编纂成果与用户交流的时间。网络编纂以其传播快，范围广的特点解决了上述问题。利用网络可以迅速将编纂成果上传于网络，供用户直接查找，下载利用。用户还可以在电脑上直接对查找结果进行加工处理，还可以通过网络与文献编纂者互动， 由传统的被动地接受信息转变为主动地接受信息、发布信息、传播信息， 甚至还可以与文献编纂者进行交流、对话。因此，网络编纂成果传播方式更为快捷，方便。

4）编研群体扩大化。利用网络和信息技术进行用户反馈信息调查是档案文献编纂工作反馈调查的重要方式。反馈调查贯穿整个编纂工作的全过程，与用户构成良性互动模式。档案编研者可以将自己的编研工作计划与编研成果发布在网上，而后在政府信息网站或档案馆网中列出调查问卷，由浏览者提出自己的意见与具体要求。一般进入这类网站的大都是有档案文献利用需求的，而且由于这种问卷不具有强制性，不会因为用户由于碍于调查人员在场而不得不填写甚至填写不真实的信息。由于调查对象具有针对性，这样收集到的信息就有真实性、可靠性的特点，有很高的研究价值和参考价值。编研者由此可以最大限度地获得社会各阶层的档案需求信息，并据此决定档案编研工作的进度与安排。这样，利用者参与档案编研活动的始终，真正做到群策群力、集思广益，使档案编研工作真正做到全方位的为社会服务。

2 档案文献编纂成果公布形式更加多样化

1）电子出版物形式。电子出版物是以光盘为载体，运用媒体技术采编，通过镭射刻录制作，凭借电脑进行阅读的电子视听读物。针对不同内容的档案和不同的读者群可采用三种类型：第一，电子书籍，以脱机的光盘、软盘为载体的档案文献出版物，大都属多篇文献汇编，也有的是單行的长篇文献。第二，电子期刊，这是以脱机载体为重点的定期的连续出版物，每一期可容纳若干个社会公众所关心的问题，以及时满足不同方面的读者获得新颖的小专题档案文献的需要。第三，电子报纸，那些带有普遍教育意义、重要纪念意义或能紧密配合现实斗争、现实工作的需要的单篇或一组档案文献，通过网络进行公布，最能引起全国各界甚至国外的广泛注意。

2）电子档案文献库。电子档案文献库是指存储有大量档案原文和信息的网络数据库，以最少的时间、经费和精力获得最满意的资料。它由三大部分构成：第一，档案全文数据库，以自由文本方式储存档案文献的原文，并根据档案全文的自然状况直接设置检索点，以方便检索；第二，信息库，类似于组织档案全宗，即集中储存有关某一事件或人物或机构的各种研究成果，包括论文和专著、索引；第三，经验库，主要储存前人及今人对研究方法的总结。目前，人们已取得了一些可喜的研究成果。

3）影视声像作品。根据社会需要，依据档案文献，运用高科技手段进行的档案文献编纂创作。如：中国第一历史档案馆联合故宫博物院、北京金水滴文化有限公司和湖南广电集团合作拍摄的25集大型电视文献纪录片《清宫秘档》，首次系统利用中国第一历史档案馆所藏的一千余万件清代档案，沿循清王朝二百六十余年由盛而衰的历史轨迹，真实再现了为人关注的历史人物、宫廷内幕和皇家隐私。通过该片，观众不仅可以目睹大内秘档的真容，而且还可以了解许多重大事件的来龙去脉。这种形式有别于传统的编纂方式，不仅重视编而且也作适当创作；也不同于纯文学创作，是在保持内容真实性的同时，把零散的、孤立的人和事串连起来，给予枯燥的史实以更加亮丽的色彩。它在一定程度上可拓展档案文献编纂的功能，应视为是对传统档案文献编纂成果的重要补充。

3 档案文献编纂利用方式更加便捷化

1）有利于完善档案信息网站建设。档案信息网站是档案馆室在相互互联的公共信息网络上建立的站点，它以主页方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息网络的一个节点。一个综合性的档案信息网站，是该地区档案工作、尤其是档案馆工作发展水平的一个综合性的展示，在一定程度上反映出一个地区档案工作的全貌。因此，今后档案部门应以建立档案信息网站工作，发挥网站宣传服务功能，为用户提供高质量的档案信息产品为网站建设的根本宗旨。

2）有利于增强馆际网站联系。传统环境下的各个档案馆实体囿于环境的因素，彼此之间除了一些业务上的往来基本上没有什么联系，这大大限制了馆际之间档案文献信息的共享与开发工作。在互联网的广泛普及，网络技术广泛应用的网络环境中，通过加强馆际间的网络建设，实现彼此间的联网工作，进而实现彼此间档案信息资源的共享。另外，由于馆际之间的紧密联系，在档案文献编纂成果形成后，用户在单个的档案馆网站中浏览时，也可以通过这些链接，针对某个档案文献编纂专题进行更广泛的了解。这种方式不仅满足利用者的信息需求，也实现档案编纂成果的最大化共享。

3）有利于进行档案汇编在线展览。日益增多的网民数量使得档案汇编在线阅览室的建立以及网上档案及汇编展厅的设立成为可能，使得原本设置在固定地点的档案汇编展览被搬到网上的虚拟空间。这一新的方式无疑满足了网络环境下人们的利用心理，也激发了人们利用档案资源的热情，因为这种自控、多采、生动的方式给档案信息用户带来了极大的便利和新鲜的感受，也为档案信息资源开发带来了新的生命力。网上档案及汇编展厅的建立，将珍贵档案及汇编上网展览，加强了档案汇编的宣传力度，发挥了档案的文化作用，扩大了社会影响，有利于人们对档案信息的认识，也有利于档案信息的传播和继承，拉近了档案与社会之间的距离。