秘书工作中的声像档案

李黎

摘 要：在“无纸化办公”、“文档一体化”的背景下，档案工作在秘书人员的工作中占据了愈加重要的位置。声像档案因其图文并茂、音像并行、客观生动的特点，在秘书的各项工作中发挥重要作用。本文通过简要介绍声像档案基本情况，论述了声像档案工作在秘书工作中的重要性和必要性，针对秘书人员如何做好声像档案的收集、整理、利用等问题，提出了建议和解决思路。

关键词：秘书；声像档案；收集；利用

1 声像档案简介

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中，用专门器械和特殊载体材料，以图像和声音符号记录档案信息，并辅以文字说明，具有参考凭证作用和艺术价值，按一定归档制度集中管理的一种专门档案，亦称音像档案或视听档案。一般而言，声像档案的具体表现形式有两种：照片（包括实体照片和数码照片）档案和录音录像类电子档案。声像档案因其图文并茂、音像并行的特点，可以记录文字、图像乃至声音，其记录的信息量和便捷程度是其他记录形式无法比拟的。随着大数据时代的来临，数字化档案馆建设工作在我国的开展，档案的信息化水平越来越高，即便是传统纸质档案也面临着数字化的冲击。声像档案在数码照相技术和数码扫描技术及相关设备发展的基础上，采集更加便捷、利用更加广泛，成为各种档案中不可忽视的一个类别。

档案工作是秘书工作的一个重要组成部分。但是，传统的档案工作以纸质档案为主，声像档案则由于办公人员思想上不够重视、设备管理复杂繁琐、对摄录人员的专业知识技能要求较高、管理制度不甚严谨等等原因，无论是采集还是管理、利用，都存在不少问题。秘书作为收集声像档案的常用人选、利用声像档案的直接受益者，应重视声像档案的相关工作。

2 秘书应重视声像档案的收集工作

秘书在工作中，往往亲自参与政务活动，更应具备档案意识：凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、光盘等材料，都应归档保存。作为从事各项工作与研究的第一手珍贵材料，声像档案具有真实的客观性、客观的形象性，与纸质档案相互补充。秘书工作者应充分认识到声像档案的价值，从而主动、自觉开展声像档案的采集工作。收集声像档案时必须具备以下几方面的意识：

2.1 法律意识

随着智能手机的普及发展，很多人有了随时随地拍照、录像的习惯，却并没有意识到这同样也是档案的收集过程。声像档案是档案的重要组成部分，受《档案法》（2016修正，下同）的约束。作为秘书，不仅要有主动收集声像档案的自觉，更要具备档案法律法规意识，注重依照《档案法》和《档案法实施办法》（2017年修订）以及相关规范，依法依规开展声像档案的各项工作。

《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”声像档案也不例外。如果秘书本身兼有档案员的职责，则应主动承担声像档案的整理、归档工作，不应单纯将声像资料作为工作参考资料处理。如果有专职档案员，则秘书应及时规范地整理后进行移交。如果秘书部门缺乏相关的档案法律意识，漠视与工作相关的摄像行为，或者将重要的声像资料据为己有，当成“私人收藏”，或者“玉石不分”，不加整理就一股脑儿地归档处理，不仅会影响声像档案的完整和安全，严重者甚至可能发生保密事故甚至导致刑事后果。

2.2 规范化、标准化意识

秘书人员往往是声像档案的重要采集者或提供者。因此，秘书人员对声像档案相关的规范和标准应具有初步了解，以便在声像资料的采集过程中，从源头把好质量关。声像档案的具体表现形式有两种：照片（包括实体照片和数码照片）档案和录音录像类电子档案。

实体照片应遵循《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）；数码照片应遵循 《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）；录音录像类文件应遵循 《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63-2017）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）。必要时，亦可参考《电子文件归档与管理规范》（GB/ T 18894-2002）等一系列规范性文件。与采集相伴而生的存储问题，也可参考《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75—2019），根据现实条件依法依规地解决。这样有利于从源头解决归档范围不清、电子文件格式不统一、照片编号无规律、照片著录不完整不准确、立卷环节拖拉、照片入册不符合要求等问题，为今后的利用打下基础。

2.3 完整意识

秘书工作者与档案工作者的工作内容有一定的交集。如果说秘书工作者较容易对声像档案的原始性和可靠性有初步的感性认识，对完整性这种较为隐蔽、不易衡量的特性认识不足，是值得提醒的。声像档案的来源是非常分散的，这不仅表现在形成档案的主体不同，还表现在对声像档案的来源认识不足。

所谓形成声像档案的主体不同，指的是机关、团体、组织和某些个人都可能形成声像档案。以一次会议为例，参与者少则十几人，多则上千人；主办单位、承办单位、受邀媒体也各有其重点任务。如果不能恰当地把握声像档案的完整性，过于少则不能反映公务活动的全貌，过于多则容易陷入误区，为了收集此一项档案，疲于奔命，不能合理分配各项工作所占用的时间精力。

所谓对声像档案的来源认识不足，指的是对“照片”的认识多半停留在“直接使用相机拍摄现实场景”上。实际上，使用相机翻拍或者使用数字扫描仪形成的图像文件，抽象的、以文字符号为主要内容的照片文件，都有可能是声像档案的来源，有些甚至是重要事件、重要人物的珍贵补充。

因此，秘书人员可在声像档案的收集工作中，采取靶向收集、随时收集相结合的办法，将分散保存在单位、个人手中的声像档案集中起来。靶向收集，指的是向某项活动的主办、承办单位或关键个人进行重点收集；随时收集，指的是秘书人员在日常工作中要注意收集信息，不拘泥于單纯的书面定义，错失珍贵的材料。同时，秘书人员在收集声像档案时应保证收集的档案齐全完整，除照片外，光盘也须做好标记（应含录制片的片名、制式、语种等），避免归档混乱、张冠李戴的情况。作为秘书工作者，应当强化声像档案的完整意识，建立正常的档案工作秩序，将由于声像档案材料形成的情况复杂而产生的消极影响降至最低。

3 秘书应灵活合理地开发、利用声像档案

收集、整理声像档案是开发、利用声像档案的基础。灵活合理地开发、利用声像档案是秘书工作中具有挑战性的一环。声像档案对秘书工作的作用主要体现在以下四个方面：1）声像档案可以辅助秘书人员起草公文。声像档案具有原始性和较强的直观性，其“身临其境”之感是纸质档案所无法比拟的，因此可以更准确、更生动地反映所需内容，是纸质档案的最佳补充，在会议记录、公文起草、编史修志等工作中发挥辅助作用。2）声像档案可以辅助秘书人员当好领导的参谋助手。20世纪90年代以来，随着联合国科教文组织倡议并牵头实施的“世界记忆工程”项目的展开，“记忆”成为档案界继“信息”与“知识”之后的又一重要概念。声像档案无疑为这份“记忆”赋予了更全面、更细致的信息。作为秘书人员，合理运用声像档案，可以为领导提供更加可靠的信息，为领导作出最终决策打下坚实基础。3）声像档案可以辅助秘书人员进行秘书工作理论研究。如，通过分析声像档案材料，分析会务变迁、办会特点等问题。4）声像档案是便捷的信息交流手段。利用照片、视频等声像材料，不仅可以起到宣传、交流的作用，也为领导的公务活动、单位的日常工作留下珍贵的记忆。声像档案在秘书工作中的作用日益广泛，如何充分利用声像档案这个资料宝库，是大数据时代对秘书工作提出的新要求、新挑战、新机遇。

4 秘书在声像档案工作中常见的不足

如前文所述，由于认识不足、设备不良、制度不完善等等问题，秘书人员在声像档案工作中往往存在这样那样的问题。声像档案虽然只是档案工作中的一个部分，但在信息化、数字化的当今社会，其重要性愈发凸显。不重视声像档案工作，将使档案工作欠缺系统性、完整性，无法适应新常态下的新要求。秘书在声像档案工作中常见的不足体现在以下几个方面：

4.1 声像档案的摄录问题

声像素材摄录的质量直接影响到声像档案的质量，秘书人员不可不引起重视。一方面，是思想上的重视，提高认识、掌握方法。秘书虽不是专业的摄影人员，摄影技能不甚娴熟也无可厚非，但仍应掌握基础的摄影知识，保证摄录的声像素材完整、可用；另一方面，是有针对性地关注硬件问题，例如：有些单位对声像档案摄录设备不够重视；有些单位虽然拥有先进的声像设备，却忽视对设备的管理，既不利于设备的正常使用，更可能导致设备提前老化、报废，对声像档案工作毫无裨益。作为秘书人员，不应“事不关己高高挂起”，而是应该做个有心人，将声像档案摄录问题纳入对工作的综合考虑中。

4.2 聲像档案管理制度问题

声像档案管理是一项严谨的工作，需要健全的管理制度来为之保驾护航。有些秘书人员在拍照、录音、录像后，认为将声像素材送去内刊、报社、电视台发表后便大功告成。这不仅是个人缺乏归档意识的后果，也是缺少相关管理制度而造成“无规可依”的窘境使然。有了相关制度保驾护航，声像档案工作的开展必然更加顺畅。秘书人员在利用声像档案的过程中，也易从实际工作中发现声像档案管理工作的不足，从而为制度的起草和修订贡献有价值的参考意见。

5 结语

总的来说，声像档案是秘书工作的有机组成部分，不仅为公务活动保存了真实、生动的影像，也为秘书人员在日常工作及理论研究方面提供了客观可信的素材。但相应的，秘书人员应强化自身的声像档案意识，在设备管理、摄录过程、整理归档、完善制度等方面建言献策。秘书人员不仅是声像档案管理工作的执行者，也是监督者，更是改进者。秘书人员应意识到肩负的责任，与时俱进、勤加学习，促进声像档案工作在大数据时代中不断迈上新的台阶。

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