浅析电子档案信息系统检索效率探究

摘 要：当前信息化建设大环境下，越来越多的部门建立了电子档案信息系统，这已经成为当前最主要的档案信息服务方式。本文从提升电子档案信息系统的服务能力，体现其建设与应用价值的角度，提出对电子档案信息系统检索效率的基本要求，探讨分析目前存在的问题以及影响因素，探究提高电子档案信息系統检索效率的有效途径。

关键词：电子档案;信息系统;检索效率;探究

当前信息化建设大环境下，越来越多的部门建立了电子档案信息系统，成为当前最主要的档案信息服务方式。如何更好的体现建设与应用价值是这种新型的档案管理模式所面临的重要问题。要把工作重点放在盘活档案库藏资源，实现资源共享与网络化服务上，即强化系统核心功能——电子档案信息检索的建设。电子档案信息系统检索效率是指系统实施识别和查找过程的效率，它是评价整个电子档案信息系统建设与服务应用水平的重要指标，有必要对其进行研究与探讨。

一、 电子档案信息系统检索效率基本要求

开发建设电子档案信息系统是要将档案以数字化的形式进行保存、传承与开发利用，对系统检索效率的基本要求就是要以用户需求为中心，最大限度满足用户对档案的查询，从而大大提高档案信息资源共享和开发利用效率。

二、 电子档案信息系统检索存在的问题

由于档案文件之间存在的有机联系和档案组织方式的层级特征，档案信息检索的实现更为复杂，当前部分电子档案信息系统检索效率不高，直接影响了用户应用系统查阅档案的积极性，客观表现出以下问题：1. 档案信息检索不方便，检索过程不直观、快捷，用户不能及时得到所需信息。2. 档案信息检索不全面，需要的信息缺失，重要的信息没有。3. 档案信息检索不准确，检索出的信息偏差大，关键信息少，没用信息多。

三、 影响电子档案信息系统检索效率的主要因素

针对实际存在的问题，应从软、硬件两方面剖析影响因素，在档案信息资源管理与计算机软件工程等方面进行分析，寻找解决对策。

（一） 从电子档案信息资源建设角度分析

1. 电子档案信息资源建设较分散。档案信息的检索首先是档案信息的序化、组织与存储，如果档案着录、编目不充分、不深入，就会使海量的档案信息无法进行有效的利用。

2. 电子档案信息资源范围受限。限于一馆、一局域网的档案信息检索利用需求降低，电子档案信息化建设应用价值降低。

3. 电子档案信息资源形式欠完备。电子档案信息资源应建立健全包含文本、图像、音频与视频档案等多种多样的资源形式，不断建设丰富、完备、优质的档案数据库，档案信息检索才会越全面、越准确。

（二） 从电子档案信息系统检索功能角度分析

1. 检索工具不健全。检索工具没有详细描述档案文件的内容特征与外部特征，大多适应于手检。如只采用目录检索工具，没有建立健全以全部文本信息作为检索对象的全文检索工具。

2. 检索服务方式不灵活，检索功能有待改进。当前仅基于文本档案的检索技术已无法满足用户的需求，基于内容的信息检索技术得到了迅速的发展和应用，如语义分析基础上的智能检索。

四、 提高电子档案信息系统检索效率的途径

做好信息网络技术与档案管理工作的不断融合，从电子档案信息系统资源、技术、应用、管理等要素方面多管齐下，才是提高检索效率的长效机制。

（一） 做好档案资源基础整理工作

重新对档案资源进行标准化与规范化整理必不可少。开展档案着录基础工作，注重自身行业特点与电子档案信息系统的要求，重新制定出适合本馆、本行业的着录细则，指导具体操作。

（二） 建设丰富的电子档案资源数据库

丰富的馆藏资源数据库是利用的根基。加快电子文件归档规范化建设，提高档案双轨制管理效率。

（三） 建立健全电子档案信息系统检索工具

目前，电子档案信息系统主要建立以下四种检索工具：

1. 目录检索工具。指以一个档案馆或档案室为基本着录单位，将一批相关档案的着录条目，按照一定次序编排而成的检索工具。如卷内文件目录、案卷目录、全宗目录、全引目录、分类目录、主题目录、专题目录等。

2. 题录检索工具。是将档案中的各种名称按一定的排检方式编排而成的检索工具，是保证检索查准率的关键工具之一。要统一规范档号、存放位置等题录内容，补全题名、责任者、日期等要素，对责任者、机构简称等名称记录一致，避免识别不清的情况，增加误检率。

3. 文摘检索工具。能更为详细的揭示档案文件内容的检索工具，对重要档案、超文本档案建立文摘检索工具，将更方便查阅。如针对科研档案进行的“成果简介”，体现重要科研成果，能有效提高检索效率。

（四） 加大投入不断完备电子档案信息系统检索功能

1. 应用先进复杂的组合检索技术。信息检索技术决定了查询效率，对于电子档案信息资源系统检索功能，不仅要支持一般的全文检索，而且支持组配检索、ANT检索、布尔逻辑检索、二次检索等多种复杂检索方式，以及突出对非结构化数据内容的检索，从而提高检索效率。

2. 提供网络档案信息检索功能。档案网站是电子档案信息系统服务用户的重要窗口，建设多层次、多类型的档案信息服务网络，形成网站群，提供搜索引擎或针对多级用户的普通检索与高级检索功能。

3. 提供基于知识服务的信息检索。目前，随着知识处理技术的发展，信息检索由基于关键词的检索逐步转向针对内容的基于知识的信息检索，即从语义和概念出发，自动分析信息资源，查找和发现相关知识单元，使信息检索更贴近用户需求。如提供公文、合同、学术等档案主题进行检索，能提高检索速度，减少检索耗时。

总之，电子档案信息系统不仅是采用数字形式存储档案，而是要实现档案资源共享，才是系统建设的最终目标。档案的价值最终体现在“用”上，向用户提供档案资源，方便查询，保证系统检索效率，是电子档案信息系统建设不懈努力的方向。

作者简介：

申广娜，河北省石家庄市，河北省石家庄市藁城区信息中心。