项目信息管理及其方法探究

贺亮

摘 要：信息是进行管理的基础，也是实行有效控制的基础，在工程项目推进过程当中，往往会产生数量庞大的信息，并且这些信息在整个工程项目的生命周期内都处在不断地被获取、处理、传递、运用的状态中。有效的项目管理要求全面收集与工程项目及其组织环境状况有关的信息，但是数量庞杂的信息只有经过有效地管理才能在项目管理的过程中发挥应有的作用。那么如何对项目信息进行有效管理，以及项目信息管理如何在项目管理过程中发挥其作用将是一个值得研究的课题。

关键词：信息；项目管理；信息管理；效率；目标；方法

中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）11-0037-02

1 信息与信息管理

项目信息是指文档、报表、策划、价格、成本、质量、报告、会议、安排等与项目推进过程有联系的各种信息，工程项目推进过程中产生的信息量是巨大的，同时，不同的工程项目又会产生不同种类的项目信息，但是一般而言可以概括为以几个个方面[1]：

（1）项目概况；（2）相关决策、指令信息；（3）项目实施、推进信息；（4）其他信息。

这些信息在项目推进过程的产生、转换、变化和利用是有一定规律的，随着这些信息被计划、生产、实施、决策等部门接收和利用、加工和输出，就形成项目实施过程中的信息流。项目管理者定计划、明确目标、配置资源、控制进度、控制质量、保证安全都需要依靠项目信息去实现。

此外，在项目管理中产生的信息既要保证信息的准确可靠，还需要控制信息的数量，其基本要求如下：

（1）必须适用信息的需求环境、还要求专业对口。在项目管理组织中会存在各种各样的角色，各种各样的专业类别，按照使用对象和专业进行获取、加工、利用。（2）要进行正确、有效管理，信息就必须是准确的、可靠的、能够反映实际情况的。（3）信息的提供必须是及时的，在项目管理过程中对信息的时效性要求是非常高的，只有及时、准确获取信息，项目管理者才能及时掌控项目推进状况，否则信息一旦过时将会造成错失良机，造成损失。（4）信息要做到简明扼要，易于理解，有针对性。例如，对于专业技术人员和普通客户就需要有不同的信息表达形式。项目管理过程中的信息也是错综复杂的，一个中等规模的项目在整个生命周期中，产生的信息量是相当巨大的，作为信息载体的各种资料数量也是相当庞大的，图1所示展示了项目推进过程中所产生的重要信息，项目信息[2]。

从不同的角度进行描述，工程项目中的信息的交换方式也是不同的，例如技术、管理、全局、局部等不同角度，但可以概括为两个最基本、最主要的交换过程。即项目与外界信息交换和项目内信息交换。通常工程项目是一个开放系统，与项目外部有着密切、频繁的信息交换，包括外界输入的信息（如价格、市场、上层组织指令和干预等）和向外部输出的信息（如项目的请示、报告、要求等）。与此同时，项目内部各职能部门、各种角色间也存在着信息交换，包括自上而下的信息流（如计划、指令、决策、通知等），自下而上的信息流（如工程实际情况的汇总上报），横向或网络状的信息流（如技术人员、成本、计划人员之间，平行部门之间的信息交换）。

项目信息管理则是指把项目信息作为管理对象，对项目信息进行收集、整理、处理、存储、传递与应用的管理工作。其主要任务可以概括为以下几个方面：

（1）建立项目管理信息体系，设计项目实施和项目管理中的信息流和信息描述体系。只有对项目信息的管理作出完备的顶层规划，才能使项目信息的流通渠道畅通，管理标准规范，沟通接口正确，收集及时明确，格式简明易懂，使得项目信息流程符合实施过程、项目管理组织、项目组织、和工作过程。（2）通过各种渠道在项目实施过程中收集信息，如调查、咨询、询问、观察、试验、查阅等。（3）信息的加工与处理，收集来的信息是繁杂的，无论从数量、质量、格式、信息表达方式都是不确定的，这样就需要对信息进行格式化处理、分析与评估，以确保信息的真实、准确、完整和安全，从而为编制项目报告提供依据。（4）项目信息的传递，向相关方提供信息，保证项目信息传递渠道畅通。通过项目信息管理，使各方可以及时、准确的获得项目信息。（5）信息的储存和文档管理，通过信息管理，最终形成完整的技术、管理、项目信息档案，便于技术积累与进步。

2 项目信息管理方法

同项目管理相似，项目信息管理是一个面向过程的活动，其管理方法可以概括为三个方面：（1）项目管理信息系统的建立；（2）工程项目报告系统的建立；（3）工程项目文档管理系统建立，下面将从这三个方面进行论述。

项目管理系统是指各种管理职能和管理组织沟通并协调一致的神经系统，它是由项目信息、信息流通渠道和信息处理方法等各方面综合而成的，项目信息系统包括项目过程中信息管理的组织（人员）、工作流程、规章制度、管理方法（如沟通、处理和存储方法）、载体等，项目信息系统的总体模式如图2所示。通过建立项目信息系统可以实现数据收集、信息整理报告、信息分析并决策、指令计划调整等功能。

项目信息系统的建立是以项目组织模式、项目实施流程和项目管理流程为基礎的，三者之间相互联系，又相互影响。只有调查了信息的需求特性、清楚了信息的收集和加工、找到了索引和存储方法、建立了文档系统、明确了信息的使用和传递渠道、明确了信息的收集和保存责任才可以看到项目信息管理系统的雏形[3]。

在工程项目进程中，信息都是以一定的格式在以信息流的形式流转着，各种相对固定的格式中，最具代表新的就是各种报告、报表。常见的报告有日常报告（如里程碑事件、项目阶段报告等）、针对项目工作结构的报告（如工作包、子项、整个工程项目报告等）、特殊情况报告（如比较报告、特别事件报告、总结报告、风险分析报告等）、专门内容报告（如质量报告、成本报告、工期报告等）。通过各种报告就形成了工程项目报告系统，图3所示一种较为常见的项目报告系统。

工程项目报告在项目信息管理中的作用可谓非同一般，它可作为决策依据、评价结论、经验总结、激励手段、解决方案、预测预警、留证资料、信息公告等，但是在项目实施过程中，不同的项目参与者所需的信息、频率、角度以及详细程度是不同的，因此，报告的结构、形式、内容、处理方式是不尽相同的。

在实际工程项目中，信息都是在文档系统中存储的，并且由文档系统进行输出。对报告、报表、等信息载体进行收集、加工、分解、编目、存档就是文档管理。文档管理是一种系统性的、相互区别的、责任落实的任务。一般有项目资料、集中管理、专用文档三种形式。文档管理需确定的要素如图4所示。

工程项目中的信息是需要通过信息流的方式在各个部