面向科研机构决策的档案知识库构建研究

周 楠

(中国航空工业集团公司 北京长城计量测试技术研究所，北京 100095)

随着科学技术的发展以及国内外政治经济情况的复杂化，科研机构对决策信息提出了更高的要求。很多信息来源都可能成为决策信息，而档案作为其中一种重要的信息资源，具有比其他信息资源更多的优势。通过提取档案信息构建档案知识库，为科研机构决策活动提供决策支持势在必行。

1 档案知识成为决策信息的可行性

档案的综合性。决策信息包含内部信息和环境信息，无论内部信息还是环境信息，都包含档案信息。对于内部信息而言，科研机构的档案主要保存了机构、组织或个人在业务处理过程中所产生的有价值的各种载体门类的记录。对于环境信息而言，外来文件中包含了国家、行业的相关政策信息、发展方向，以及内部形成的调查研究文件材料、情报信息等。

档案的真实性。档案信息在真实性方面具备独特优势。档案的形成特点、管控方式、保管模式，以及社会赋予档案的功能和档案法赋予档案的属性，都决定了档案信息的原始性和凭证性，这也是档案区别于其他信息的本质特性，这给决策带来了安全保障，避免由于信息失真而带来的决策失误。

档案的系统性。序化程度越高的信息，在决策时才易被使用。从档案组成来看，涵盖了机构中方方面面的活动，档案分类工作已经过了长期科学系统化的组织，形成了门类齐全、载体多样的档案资源体系。从档案个体来看，每份档案并不是孤立存在，档案之间都存在着千丝万缕的联系，记录了事件起因、经过、结果，经过整理的每套档案都具备了完整性、系统性。

通过以上分析，档案拥有着决策信息的特性，具备为决策提供信息的能力，满足建立档案知识库的基础，为档案知识挖掘、知识服务、知识创新创造了条件。

2 构建档案知识库的双向驱动力

档案知识库的构建不仅是档案工作科学发展的要求，也是科研机构科学决策的需求，具有双向驱动力。

2.1 档案工作科学发展的内在动力

第一，以辅助科研机构科技创新和创造价值为目标。科研机构关注科技创新、产品生产、市场营销等能够获得科研成果和产生实际经济效益的活动，关注能够有助于使利润最大化的活动。领导者最终关注能否达到规定的产值、科研能力是否有突破的问题，一切围绕提高科研能力和经济效益为目标来开展的。档案工作不直接产生经济效益，在科研生产中发挥的作用也非常有限，保存的档案主要用于工作查考和应对各种检查时使用，因此，档案部门在开发利用档案时应以为单位创造价值为内在动力，更多为科研生产一线服务。

第二，以提供档案知识服务为发展方向。档案工作已经进入信息化管理阶段，实体档案将逐渐弱化，电子文件逐步取代纸质文件，传统的档案管理工作环节中诸多工作都将利用信息技术完成，需要人工操作和管理的业务环节将大大减少，因此，档案工作将更多的关注档案内容的采集、挖掘、整理、分析、处理，这种转变也是提升档案工作价值的良好契机。

2.2 科研机构科学决策的外在推力

第一，增强科研机构决策科学性。传统的决策以经验为主，具有很大局限性，决策失误屡屡发生。随着社会发展改革，科研机构也发生了很大的变化，单靠经验决策已经远远适应不了社会发展的需要，决策必须要走向科学化。对于一些重复性的常规决策，可以在档案知识库中建立固定的数学模型，协助决策人员做出科学判断。对于一些非常规决策，档案知识库可以为决策者提供相关背景和专业知识，提供全面可靠的信息支持。对于突发事件，档案知识库可以对档案资源中的相关事件进行挖掘，提取事件处理过程、分析评价其经验教训，并形成案例库，提供给决策者进行参考和比对，从而辅助决策者做出理性判断。

第二，提高科研机构决策效率。首先，科学研究更为依赖前人研究成果，如果前人的研究成果没有得到有效的提取、总结、推广，没有形成文献、专利、实验数据、研究体会等编码化的知识条目，便会造成重复研究，使研究成本提高而效率降低。其次，科研工作日趋复杂化，对技术知识的需求越来越广、越来越多，本专业的知识已经不能满足科研创新，更多要获取专业以外的知识，通过专业之间交叉、结合进行重组创新研究，这就需要通过知识的共享，获得新知，达到技术创新的目的。再次，不论科研人员还是科研团队在研究过程中都要花费大量时间查阅资料，都希望拥有一个科研助理，来帮助收集、记录、提醒、处理一些信息和事务，恰恰档案知识库就可以完成这项任务，通过对知识库中档案知识的挖掘、重组，从而快速提取科研过程所需要的知识。

3 档案知识库的构建

档案知识库构建包括科研机构决策需求分析、档案信息输入模块、档案知识的处理模块、档案知识的输出模块四个方面。如图1所示。

图1 档案知识库构建框架

3.1 科研机构决策需求分析

科研机构中按照决策作用可分为战略决策、管理决策、业务决策三类，这三类决策类型对应不同的管理层级，所需的档案知识也不尽相同。

科研机构中高层领导以战略决策为主，主要关注涉及全局的知识信息，方针政策、法律法规，行业的技术发展需求、发展趋势，表现为需要行业机会、竞争格局、科研能力等方面的宏观数据、事实、信息等方面的档案知识。

科研机构中中层领导以管理决策为主，主要关注涉及解决科研机构局部或部门具体问题、管理流程、管理创新等的知识信息，目的是要达到局部及部门内部各项活动的高度协调及合理的资源配置，表现为需要人员任免调整情况、设备购置及改造情况、组织机构设置、经营收益指标及影响因素、专业技术政策法规及发展情况等知识信息。

科研机构中个人或团队以业务决策为主，主要关注专业学习、解决具体业务问题、业务流程等知识信息，表现为需要专业知识、管理业务流程及管理规范、各专业技术、专利、能力情况、人员专业能力及专家库等具体知识信息。

对科研机构决策类型的分析有两点作用，其一，对于可以预测的常规问题和反复出现的问题，可制定一套固定的解决方案。其二，根据决策需求提供档案知识，有针对性的提取档案知识库的内容，利用信息技术使各类数据之间相互关联，为科研机构提供专业化、系统化、智能化的档案知识服务。

3.2 档案信息输入模块

档案信息输入模块也是信息采集模块，是建立知识库的物质基础，在采集档案信息时应具备大的档案观，将内部所产生的各门类载体的文件信息，做到应收尽收。

从档案数据结构角度，要同时采集结构化数据、半结构化数据、非结构化数据，不应固化在固定的数据结构中，要包括文本、数据库、照片、音频、视频等各种形态的档案数据。

从档案信息内容角度，首先，除传统的常规文件归档外，加强非红头文件、非通用文件材料的收集。档案工作应提高对外界环境变化的敏感度，归档范围应随着企业活动的重点变化而变化。其次，不仅要重视档案所记载的内容知识，也不能忽视档案所蕴含的背景信息。背景信息是档案的内在组成部分，蕴含着文件来源、文件流转、发送目的地以及与内容信息相关的其他信息。最后，科研机构蕴藏着大量的隐性知识，因此要特别关注隐性知识的转化和输出。

从档案信息采集角度，尽可能涵盖包括OA系统、PDM系统、ERP系统、国军标系统、各类数据库、文献系统等各类管理系统和知识库，实现数据实时的捕获和抓取功能。

3.3 档案知识处理模块

档案知识处理模块也可称为档案知识组织模块，是对完整的档案信息的拆分，将每份颗粒度较大的档案处理为颗粒度较小的档案知识单元，再从档案知识单元中发现隐藏在档案知识背后的关系和规律，形成知识网络，将无序、零散的档案知识变成有序、聚合的知识系统。

档案知识单元是对档案信息进行提取、编辑、整理之后形成最小的知识单位，能够表达一个完整的事实、原理、方法、技巧等。通过提取档案知识单元，便可以查找到涉及相关内容的所有门类载体的档案，并快速了解掌握档案中的关键信息及相应结果，迅速解决问题。

某些决策需要运用组合式的档案知识，用以解决问题、判断未来趋势，这就需要对档案知识做进一步优化，将档案知识单元进行重组，利用档案知识单元之间的语义关联、规则设置、各种关系，进行再组织，使无序、独立的知识单元成为有序、系统的知识网络。总之，运用知识网络的形式将知识单元之间的复杂关系呈现出来，这种多维度的再组织方式所能发现到的知识单元间的关联，要远比传统的分类法、主题法这种线性组织方式更接近知识本身的特点。

3.4 档案知识输出模块

档案知识的输出除了通过检索查询输出，还可进行主动推送。一种是类似于网络中的推送信息，根据决策者历史检索记录推测其特殊需求，主动、定期推送相关最新信息。另一种可根据当前需要阅办或浏览的文件，利用信息技术从文件中捕捉到关键性词语，与档案知识库中的档案知识迅速匹配，并进行整合加工，推荐给决策者，节省决策者查阅信息的时间。

档案知识库与决策者不断的交互，完成一次完整的决策后，系统要对所检索的档案知识进行评价，从而确保提供给决策者的档案知识是决策者真正需要的，如果提供的档案知识并非决策者需要的，就需要对系统或模型进行修正，对档案资源的采集进行调整，不断完善系统的各项功能，确保系统功能的效用不断提高。在决策完成后还会产生新的知识，或成功或失败的案例，这些知识和案例都将进入档案采集系统，通过分析、提取、推理等手段，再次被提供利用，成为能够自我更新的智能档案知识库。

综上所述，档案工作应立足于档案本身，档案人员也应从知识宝库的守门人变为挖掘知识的发觉者，在构建档案知识库的过程中，促进档案知识的深层次开发，提高档案资源的利用水平。本文针对档案资源利用问题，希望通过档案知识库的构建，解决科研机构决策信息的供给与档案利用服务问题，促进科学决策，更大地发挥档案资源价值。