地质档案数字化管理系统的设计与实现

莫 剑， 任晓蓉， 吴斌晖

(湖南省地质矿产勘查开发局402队，湖南 长沙 410000)

1 引言

地质档案资料是地质工作活动的记录和成果，有的地质档案资料年代久远，有且具有唯一性，其珍贵性及其利用价值可见一斑。传统的地质档案管理方式依然采用实物对应密集架保管的方式，档案资料的查阅和搬运极易导致资料的破损，甚至造成不可逆转的损失。加快地质档案资料的信息化建设，不但能提高工作管理效率，还能延长和保护珍贵的地质成果使用寿命。地质档案数字化管理平台的建设，是提高地质档案资源的利用程度和利用效率的举措，是服务于地方经济建设和社会发展的数字化共享服务平台。

2 管理现状

目前湖南省地质矿产勘查开发局下属单位的地质档案管理仍存在以下问题：一是档案未实现数字化管理，绝大部分地质档案的管理都是采用档案实物对应密集架、保管位置信息的管理方式，通过表格管理档案的描述信息和位置信息，没有实现档案信息、实物、电子档案的一体化管理，无法实现即时在线借阅与查看，若要借阅资料，需要先到档案室查看资料内容是否符合借阅目的，资料经常需要重新归档，不但借阅效率低下，还容易导致资料磨损和丢失；二是档案管理的日常工作中形成的记录和电子文件，没有实现统一的版本化管理，档案管理人员人手一份副本，数据不统一，更新不及时，查询统计的数据无法溯源，无法验证哪个副本是最新版本，日积月累导致资料记录保存的可信度及实时性降低，最终会影响到地质档案管理工作的正常开展。

3 系统设计

系统综合应用计算机网络技术、数据库技术、文件服务器技术，在计算机软、硬件支持下，可以有效实现信息的录入与输出、统计与分析、查询检索与更新。基于微软.NET Framework的C#语言开发，在提供强大客户端功能的同时，最大程度保证了地质档案资料与数据的安全传输。系统采用C/S架构，可分为三层服务。数据层包括数据库、FTP数据目录以及档案电子文档、地图等，考虑到客户端的并发访问和操作，要求较高的实时性，数据库采用oracle11G；服务层包括FTP服务、Web服务、应用服务等，考虑到档案资料的上传下载以及档案要求的保密性，采用FTP加密方式；HTTP服务提供文档的预览以及转码服务；客户端即地质档案数字化管理系统，包含档案录入、档案查询、档案借阅、档案统计、系统管理等功能模块，基于MAS、MD5、FTP、HTTP等关键技术实现，通过局域网实现与服务端的交互，实现数据的更新查询、电子档案的上传下载、HTTP转码的在线预览。系统架构设计如图1所示。

图1 系统架构图

4 关键技术

为实现系统功能，需使用以下关键技术支撑：(1)在线转码技术，为实现在线预览，保护档案非权限下载，需要在服务器端实现文档转码成HTTP，无需下载原始电子档案即可预览查看，可以极大提高文档打开的预览效率；(2)自动升级技术，在C/S架构中，软件升级往往需要每台机子重复的卸载和安装，效率极低，该系统采用XML配置文件，启动系统时，由客户端与服务端配置文件进行比对，若有文件需要更新，则自动启动更新程序更新系统；(3) MAS技术，要实现智能提醒，特别资料汇交和档案借阅超期提醒，通过MAS可与数据库交互，自动发送手机短信，提供提醒时效性；(4)并发处理技术，系统日常使用存在多客户端同时访问数据库，如档案资料录入及查询，或是对同一数据进行处理时，需要考虑到事物处理及并发访问，服务端采用oracle商业关系数据库，客户端访问采用版本控制，实现数据的统一；(5)加密技术，由于地质档案属于涉密资料，在传输过程中及用户权限的控制需要采用加密技术，系统采用MD5加密，系统用户如同采用了“数字指纹”，验证过程无法进行反逆算，安全性极高。

5 功能设计

地质档案数字化管理系统功能设计包括：档案录入、档案查询、档案借阅、档案统计、系统管理、用户管理等。具体功能设计如图2所示。

图2 系统功能图

档案录入：地质档案数字化管理系统的档案录入包含原始档案、成品档案、地形图以及透明图的录入。档案录入遵循档案盒管理档案资料，可以通过档案盒信息查询档案资料信息，也可以通过档案资料查询档案盒信息。

档案查询：包括专家查询和模糊查询。专家查询适应对SQL语言掌握较好，可以自定义设置SQL查询语句进行查询，为避免用户误操作，已智能过滤Insert、delete等敏感关键字。模糊查询适应不太确切的信息查询，系统通过智能匹配查询出相关信息，再由用户逐一过滤查询。

档案借阅：包括借阅登记、借出管理、归还管理和超期提醒。借阅登记可以对接单位人事系统实现借阅人员信息自动登记；借出管理由管理员执行完成借出动作并标记系统；归还管理由管理员根据借阅人资料归还状况执行归还动作并标记系统；超期提醒一是提醒借阅登记信息已填好但超过期限没有来借资料，二是提醒档案应该到归还时间仍未归还的借阅者。

档案统计：包括库存统计、借阅统计和工作量统计。库存统计按需统计已入库的地质档案资料；借阅统计是统计地质档案的借阅及利用情况以及使用频率；工作量统计是统计档案室人员档案入库的工作量。

系统管理：包括日志管理、权限管理和数据备份。日志管理可以查看到系统任何查询及更改内容的记录；权限管理是设置普通用户、档案室管理员、超级管理员等不同角色的权限；数据备份设置系统自动备份的频率及目标路径，此功能智能在服务端实现。

6 结论

本系统是针对湖南省地质矿产勘查开发局402队的地质档案管理的业务自主研发的，系统已通过软件中心评测，获得软件著作权，能够完全胜任数字化地质档案管理工作的任务。系统应用到日常的地质档案管理工作中，转变了传统工作模式，规范了管理制度，提高了档案管理的服务水平，有效提高了档案保管和利用力度，并延长了珍贵纸质地质档案的保存年限。目前，该系统已应用到其他地矿地勘单位，效益十分明显。