基于目标管理考核评价机制的高校档案工作思考

张 铭， 周杨慧， 温婉稀， 张 晶

(湖南农业大学 档案馆，湖南 长沙 410128)

1 档案目标管理考核的意义与作用

为适应学校改革和发展的需要，全面严格规范管理，进一步增强学校核心竞争力，湖南农业大学引入竞争和激励机制，下移管理重心，对二级单位实施目标管理。目标管理成为落实学校工作的重要抓手，引领学校发展的主要导向，在保障学校内涵质量发展、确保战略目标的实现等方面发挥了重要的作用。2013年开始实行基本指标、加分指标分开计分排名，设基本运行和内涵建设奖项。学校对各单位目标任务完成情况进行考核，并通过增减评优比例，现金奖惩等方式与评奖评优、奖惩、干部任用、职工评聘与收入分配等直接挂钩。通过目标考核，对高质量完成目标任务、创造性开展工作、改革力度大、成效显著的单位给予大力表彰，以达到鼓励先进、带动全局的目的。

2013年起将“档案管理”纳入目标考核体系中，极大地激发了全校各单位对档案工作的重视程度，档案工作的重要性和地位得到显著提升，归档材料的质量和数量得到有力保证。同时档案馆既是“档案管理”这个考核指标的考核者，又是目标管理考核其他指标的被考核者，所以必须内外兼修狠抓软硬件建设，才能在整个考核过程中不落于其他单位之后。

2 档案管理考核评价指标实施的背景

档案法第十三条规定：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。然而由于历史的原因，档案工作管理制度执行起来相当困难。

对高校来说，档案馆是一个边缘的部门，大多数单位领导不重视档案工作，兼职档案人员不学习也不熟悉档案业务，档案收集、整理、归档意识不强；个别单位为了使用方便，一些重要的资料长期存放在单位办公室，不整理也没有意识到，这些资料是学校宝贵的资源，一旦遗失或者损毁对学校造成的损失巨大；有的单位兼职档案人员变动频繁，虽然归档了，也是不齐全、不完整；湖南农业大学2013年前未将“档案管理”纳入学校目标管理考核体系中，采用的是对专、兼职档案员发放津贴形式来调动工作积极性，效果很不明显。

档案馆内部也存在许多问题。档案保管条件比较差，档案柜五花八门不统一，与整齐、规范统一的要求有一定的差距；由于缺乏必要的资金投入，档案管理信息化程度不高，影响档案的进一步开发利用；档案管理人员基本是从学校各个部门转岗过来，档案管理的专业知识缺乏，业务能力不强；奖惩制度执行不到位，工作人员的积极性和责任心也不强。

由于缺乏有效的激励机制，档案工作制度形同虚设，奖励制度没有吸引力，惩罚制度亦无威慑力。

3 档案管理考核评价指标实施途径

从2013年开始湖南农业大学将档案管理工作纳入学校目标管理考核和绩效考核体系中，取消专、兼职档案员津贴。运用科学的考核评价方法, 对各单位一年内档案工作完成情况进行量化考核，迫使各个单位重视归档工作。考核指标如表1所示。

表1 湖南农业大学档案管理考核指标

档案馆作为“档案管理”考核指标执行者，对全校各部门收集、整理、立卷、归档等进行全程跟踪考核。一是将归档范围与各单位年度工作任务有机结合，确保有价值文件资料得到归档；二是将归档任务完成结果与单位年度考核结果有机结合，促使部门负责人不得不重视档案工作，兼职档案员不得不学习档案知识，认真做好收集和整理工作；三是将档案馆的监督管理职能与归档单位的工作质量有机结合。档案馆依据档案管理规范对各部门的归档材料进行审查，各单位进行自查，及时沟通、整改；四是将兼职档案员与单位负责人的岗位职责有机结合。兼职档案员依据学校制定的归档规范，确保应归材料的收集、整理，单位负责人进行审核把关，各司其职，各担其责，建立档案归档工作的长效机制。

档案馆既是“档案管理”考核指标的执行者，又是目标管理考核其他指标的被考核者，所以必须内外兼修狠抓软硬件建设。一是建章立制档案工作规范化管理。根据档案法及其他法律法规，结合学校实际，先后修订、制定了《湖南农业大学档案工作管理办法》、《湖南农业大学文书类档案工作规范》、《湖南农业大学学生人事档案管理实施办法(实行)》、《湖南农业大学学生人事档案管理实施办法(实行)》等系列制度，并将这些制度上墙或者长期挂在网站上供大家学习；二是积极申请学校资金投入开展档案信息化建设，拓宽服务领域。先后研发了“湖南农业大学毕业生档案去向查询系统”、“湖南农业大学毕业生档案管理系统”是全省使用信息化手段管理学生档案为数不多的高校之一；研发了“湖南农业大学学历学位认证翻译系统”采用标准化和信息化的方式，长远地解决了成绩翻译中碰到的问题；“综合档案业务管理系统”进行了3次升级，进一步完善综合档案的采集整理、检索利用等功能；将所有教职工人事档案录入“干部人事档案管理系统”，管理能力进一步提高；三是强化档案业务学习，把业务能力提高和创新能力提升作为年末评优评奖依据。支持和鼓励馆员参加各类业务研讨会和继续教育培训，开展科学研究；四是抓作风建设，提升团队精气神。严肃工作纪律不允许有效申诉事件发生，库房、办公区保持干净整齐，营造一种积极向上工作氛围；五是对档案保管、保密、库房防火、防盗定时巡查，消除不安全隐患。

4 档案目标管理考核效果与影响

湖南农业大学将“档案管理”纳入目标管理考核体系中，极大地推动了学校档案事业的健康发展，激发了全校所有单位对档案工作的重视，归档质量、归档数量得到了有力保证。近年来馆藏每年以5 000多卷、件的速度递增，截止目前馆藏文书、学籍、人事、基建、科技、财会等13大类档案近6万卷，20多万件，是湖南省高校档案比较齐全的校馆。

“存凭留史、资政育人”随着学校教育事业的发展，特别是档案目标管理考核推行以来，馆藏数量增加，质量提升以及归档范围的扩展，档案在教学育人、科研、社会服务的重要性凸显。首先档案在传承大学文化、时代精神、办学理念等方面起到了积极作用，学校校史馆借助档案珍贵的图片、资料、实物展示，向师生、校友叙述学校发展沿革、历代名师、学子的事迹，用鲜活的范例诠释大学精神，唤醒师生、校友的根源感、认同感、使命感；其次档案在学校制订发展规划、重点工作部署中起到了重要的参考作用，各个时期的文书档案既是学校发展的历史记录，又是学校延续的脉络；第三档案是连接学校和社会的桥梁，近年来政府部门、在校师生、毕业校友和社会人士来校，巡视巡查、补充个人人事档案资料、出国留学学位认证、寻根访友信息等等，每年查阅档案都是上千卷、上万件，查档人数以千人次递增。档案为政府评价学校办学情况提供依据，为师生校友排忧解难，为社会人士提供有效信息，产生了良好的社会效应。

目标考核制度的推行，档案管理人员的业务素质明显提升，服务态度和服务能力极大提高。专兼职档案人员，潜心工作，积极作为近年来主持省、厅级课题10余项，在国家级档案核心期刊、省重点档案刊物发表论文40多篇， 多篇论文获奖；学校档案馆先后荣获省级、校级先进单位等荣誉称号；多人荣获省、校优秀工作者等荣誉称号。

总之，湖南农业大学推行的目标管理考核制度，创新档案考核与评价，契合新时代党和国家对档案工作管理和发展的要求，为加强档案资源建设，提供新思路新方法，对提升湖南农业大学师生档案意识，促进学校档案工作健康发展具有积极的意义。