关于加强学校档案管理的对策与思考

罗卫佳

摘要：本文分析总结了当前学校档案管理工作中存在的主要问题，提出了加强学校档案管理的对策，为学校档案管理的创新发展及规范化管理提供了可借鉴的办法。

关键字：档案管理;现状;对策

学校档案是学校的信息资源，是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志。是学校管理工作中一项重要的内容，科学的档案管理可以为学校教育教学和科研活动的有效开展提供重要依据和参考。

1学校档案管理工作存在的问题

1.1档案管理制度不健全

部分领导对档案工作的认识存在一些误区，对档案工作认识比较肤浅，有的甚至认为档案管理岗位基本上是一个闲职。由于这种对档案管理工作的狭隘认识，导致学校档案管理工作降低到了教育工作的附属地位，导致档案管理制度不健全，没有相应的工作流程，更谈不上档案管理的系统化，档案归档意识不强，档案信息利用率低。

1.2缺乏档案管理的专业人员

由于历史原因或是受教职员工数量紧缺等原因的影响，一部分学校没有配备专门的档案员。有的学校的档案管理人员是兼职，还有一部分档案员没有经过专业的档案知识培训就走上档案管理工作岗位，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。个别学校还有档案员身兼数职的现象，对档案工作精力投不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档。这一系列的情况，严重制约了学校档案管理工作的发展。

1.3配套硬件设施不完善

部分学校在档案管理方面设备老化，个别学校有的电脑就是摆设，根本都开不了机，面对信息化日益发展时代，很多学校仍然采用原始的档案管理方法，没有充分运用现代化管理技术和先进技术设备，办公自动化手段落后，表现出明显的与时代不合拍。

2加强学校档案管理的对策

2.1加强档案管理的信息化建设

国家档案局提出“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，学校档案管理顺应时代发展的潮流，进行档案信息化建设是现代档案管理工作发展的必然趋势。

在现代信息社会的背影下，对信息资源的收集和利用效率都有更高的要求，而以往单纯依靠手工收集、存储信息的方式方法，无法保证档案信息的完整性和系统性，也给用户快速查询信息带来了诸多困难，影响档案资源的利用。因此，学校管理者要充分认识到档案管理信息化建设的重要性，并且在资金、设备的投入等方面给予更多的政策倾斜，不断加大信息化建设的硬件投入，满足档案管理信息化建设的需要。

2.2建立健全学校档案管理制度

建立完善的档案管理制度是保证学校档案管理工作有效开展的前提，依据国家档案管理文件的相关规定，结合学校发展的实际情况，制定科学合理的档案管理制度，确保学校档案管理工作的有效开展。

档案管理制度中，应当包括档案管理的执行制度、工作责任制度等，同时制定相应的档案查询流程，做到用制度管人，用流程管事，在学校内形成一个完整的档案管理体系，从而促进学校档案管理工作的有效开展。

2.3加强信息技术和安全保障

档案管理的信息化技术给查询工作带来了方便，但同时如果在电子的技术管理方面做的不到位，会带来的无法估量的损失，因此，电子化档案在保存介质和处理途径方面都要与网络技术的发展相适应，才能更好地满足学校档案信息化管理的需求。在信息化环境下，档案信息以电子数据的形式存在，所以要考虑到信息的安全性，通过信息技术的强化，构建一个完整、安全的信息存储和应用环境，同时要定期对档案信息进行整理和備份，保证学校电子档案的安全。

2.4重视档案管理人员队伍建设

（1）加大对档案工作者的人才培养力度，努力提高档案管理者的工作能力，主动学习计算机技术、办公自动化软件工具等，定期对工作人员进行计算机基础、数据处理、办公软件等基础知识的考核，建立奖惩制度，以激励工作人员对新知识新技术的学习，学习先进的档案专业知识和档案信息技术，有效应对档案信息化工作中的采集、转化、保存等环节上的问题。

（2）要引进专业技术人才，档案信息化建设需要精深的专业技术人才，学校可从校外引进既具有计算机专业技术又具有档案管理知识的人员，有效进行档案信息化建设。在技术人才引进时要严格把关，不但要考虑技术水平的因素还要考虑人员的道德素养水平，建设完善的现代化档案管理队伍。也就是说，学校的档案管理工作除了要组成专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责相应的管理工作，还要注重档案管理人员的综合素质建设，包括专业素养、思想道德建设等，全方位提高档案管理人员的综合素质。

综上所述，随着现代化信息技术在档案管理中的广泛运用，学校档案管理工作中的技术含量不断增加，一定会提高学校档案管理的工作效率。也会为学校管理工作的健康发展奠定坚实的基础。