爱国卫生档案资料管理工作探讨

摘要：爱国卫生档案是爱国卫生工作开展情况最真是、最客观和最直观的表现，是考核鉴定和评估相关单位爱国卫生工作的重要凭证。近些年来，各个地区致力于创建国家卫生城市，从多个层面入手，取得了一定的成效。爱国卫生工作是创建国家卫生城市的重要环节，直接关乎国家卫生城市创建工作的成败。对爱国卫生档案进行高效管理，优化档案管理机制和管理模式，是推动爱国卫生工作的必然路径。本文立足于国家卫生城市创建这一宏观背景，重点阐述爱国卫生档案资料管理的新方法和新思路，从而为实现创卫工作作出自己应有贡献。

关键词：档案   爱国卫生   规划   技术

一、爱国卫生档案资料管理的概念和必要性

（一）爱国卫生档案资料管理的概念

爱国卫生档案资料体现了爱国卫生工作的成果，是爱国卫生工作成果的总结。爱国卫生档案资料管理主要是指对相关信息资源进行收集、整理、开发和利用的过程[1]。爱国卫生档案资料管理内部各个环节具有衔接性和紧密型，任何一个工作环节出现差错，都会影响到爱国卫生档案资料管理的正常运转。爱国卫生档案资料是时代发展的产物，是我国创建卫生文明城市和加强生态文明建设的产物。从既往经验来看，爱国为卫生档案对于爱国卫生工作而言意义重大，其可以帮助决策主体拟定决策，记录爱国卫生工作开展的全过程，帮助管理人员迎接爱国卫生检查工作。因此，单位有必要优化爱国卫生档案管理的环节，优化管理流程。

（二）爱国卫生档案资料管理的必要性

第一，推动爱国卫生工作走向可持续的必然举措。爱国卫生工作是一项长期性的工作，为了增强这项工作的科学性，有必要完善决策和拟定规划。爱国卫生档案资料能够为决策工作提供参考，指引决策人员做出正确的决策，降低爱国卫生工作中的各项成本。第二，彰显爱国卫生工作成果的需要。在实践中，对某一地区爱国卫生工作予以考核，不仅要在现实生活中对市容市貌和城市卫生予以考核，还需要从档案中予以考核。考核人员通过查阅档案，能够了解单位在某一时期爱国卫生工作的具体内容和具体方式。对爱国卫生档案进行管理，确保档案资料收集全面，档案管理科学，是彰显爱国卫生工作成果的需要。第三，适应时代发展的必然举措。档案管理事业整体向前推进，爱国卫生档案是档案管理事业中的一部分。单位加强对爱国卫生档案资料进行管理，是适应时代发展的必然举措。

二、爱国卫生档案资料管理的基本原则

（一）人才优先原则

在知識经济时代，人才被认为是一种生产力。对于爱国卫生档案资料管理而言，加强人才谷管理人才培训工作，是提升爱国卫生档案资料管理效能的首要原则[2]。尤其是办公自动化水平的提升以及各种信息技术的出现，更是对档案管理人员的综合能力提出了更高层次的要求。本文认为，丰富培训形式和培训内容，改革培训管理机制，是现阶段单位要重点开展的工作。首先，在培训方式上，单位不应当只是局限于举办专题培训会，也应当举办交流论坛，组织工作人员参加继续教育。比如，爱国卫生工作负责单位可以与相关单位就爱国卫生档案管理中出现的问题进行研讨和交流，体现培训活动的针对性。爱国卫生工作负责单位也可以组织工作人员参加档案管理、现代技术运用以及信息化设备应用等方面的继续教育。

（二）强化督导原则

从提升爱国卫生档案管理人员责任意识的层面出发，单位应当强化督导，增强爱国卫生档案管理的规范性，及时发现问题并解决问题。首先，单位可以安排专门的人员负责此项工作，督促档案管理人员认真履职。其次，单位应当建立意见反馈机制，及时发现爱国卫生档案管理工作中存在的不足，有针对性的制定解决策略。单位应该给予档案管理人员充分发表意见的平台，突出问题重点，盘点问题难点。最后，爱国卫生档案管理人员应当提升管理意识和服务意识，加强对问题的梳理，强化技能，理清思路。

（三）统筹规划原则

爱国卫生档案管理工作绝不仅仅只是档案管理部门的职责，在档案收集与档案开发服务过程中，也必然会涉及到单位其他部门。为此，单位必须坚持统筹规划原则，制定长期发展规划，对接档案管理标准。首先，单位可以明确爱国卫生档案材料的分工，明晰管理职责和管理程序，为爱国卫生档案管理人员提供保准指引。其次，单位可以成立爱国卫生档案管理项目小组，统筹爱国卫生档案管理工作，防止部门之间出现责任推诿的情况发生，增强档案管理工作的整体性。最后，单位要明确未来一段时间内，单位爱国卫生档案管理工作的方向和重点，减少不必要的资源浪费，全力推动爱国卫生工作稳步前进。

三、爱国卫生档案资料管理的新思路

（一）打造爱国卫生档案共享数据库，增强档案资源利用能力

爱国卫生档案资料管理的目的是将“死档案”变为“活信息”，防止爱国卫生档案管理工作的边缘化，增强资源利用效率。爱国卫生工作是一项系统性和综合性的工程，涉及到环卫、城市规划以及环保等多个单位，各个单位之间如果始终处于一个“信息孤岛”的状态，就会影响爱国卫生档案的资源利用效能，不利于爱国卫生工作的长久发展。为此，有必要打造爱国卫生档案共享数据库，增强档案资源利用能力，推动爱国卫生档案管理工作可持续发展。首先，爱国卫生工作负责部门应当加强与环卫、城市规划和环保等单位的协作，以云储存技术和互联网技术为依托，打造爱国卫生档案共享数据库。其次，各个共享单位可以将共享的档案资料上传至云共享终端，利用云共享终端来传输档案资料和利用档案资料。同时，各个共享单位可以针对某一具体工作，建设档案项目，将相关的爱国卫生档案和其他档案归集站在一起，打造爱国卫生档案管理专题，提升档案资源利用效率。再次，各个共享单位应当组织相关人员定期组织交流会，分析档案共享和利用的基本情况，交流意见，调整爱国卫生档案管理工作的重点，改进服务机制，解决突出性问题。最后，各个共享单位也可以逐步开展省外档案共享工作，以爱国卫生工作为契机，助益于生态文明建设。

（二）强化数字档案管理

从档案发展可持续化的视角来看，较之纸质档案，数字档案具有保管周期长、保存方便和传输快捷的特点。由于爱国卫生工作是一项长期性的工作，爱国卫生档案的数量会随着工作的深入推进而不断增多。为此，对爱国卫生档案进行数字化管理，能够适应未来爱国卫生工作的发展趋势。具体而言，单位强化数字档案管理，可以从以下几个层面出发：第一，单位应当购置必要的软硬件设备，尤其是激光扫描仪以及档案管理系统。激光扫描仪能够快速对纸质档案进行扫描，是将单位纸质档案转化为数字档案的重要工作;档案管理系统则是一款线上的数字档案管理系统，能够对爱国卫生档案进行集中化和统一化管理，减轻工作人员工作负担。第二，单位可以探索利用大数据技术、区块链技术等新型数字化技术对爱国卫生档案进行管理，推动爱国卫生档案管理工作又好又快發展。大数据技术是一种数据检索技术和数据处理技术，能够快速的在海量的数据中检索到有价值的信息，可以优化爱国卫生档案管理的工作的档案收集和档案整理环节;区块链技术则皆可以运用于爱国卫生档案利用领域，也可以运用于爱国卫生档案安全管理领域。

（三）强化爱国卫生档案安全管理

爱国卫生档案作为一项重要凭证，是单位宝贵的财富。爱国卫生档案如果发生损毁，势必会影响考核单位对单位爱国卫生工作的考核，影响单位爱国卫生工作的正常开展。为此，有必要从事前和事后两个层面入手，强化爱国卫生档案安全管理。第一，加强爱国卫生档案的事前防控。单位应当加强爱国卫生档案备份管理，留存复印件，防止突发性事件的发生。对于纸质类的爱国卫生档案资料而言，应当采用复印备份的方式或者扫描备份的方式;对于数字类的爱国卫生档案资料而言，则可以将其上传至云储存终端进行永久保存。第二，加强爱国卫生档案的事后防控。为此，单位应当制定应急预案，提升单位应急能力。在发生突发性事件后，爱国卫生档案管理人员能够有条不紊的恢复档案管理工作，防止爱国卫生档案资料管理工作的脱节，确保档案管理工作的正常开展。

四、结语

实践证明，爱国卫生档案对于爱国卫生工作的推动作用明显，做好爱国卫生档案管理与服务工作十分重要。在信息化时代，相关单位必须紧扣时代主题，牢牢抓住数字化技术这一有力抓手，将数字化技术融入到爱国卫生档案管理工作当中。对于档案管理人员，则需要努力提升自我素质，增强自身运用数字化技术的能力，才能凸显人才优势，为爱国卫生档案管理工作做出贡献。随着国家愈发重视环境建设以及卫生城市建设，未来爱国卫生工作的工作量势必会进一步增加，爱国卫生档案的数量也会随之增加。为此，档案管理人员还应当充分协调好其他各个部门之间的关系，形成合力，共同推动爱国卫生档案管理工作创新。

参考文献：

[1]许静纯.信息化时代档案管理的安全问题研究[J].大众文艺，2019，（03）：235.

[2]兰玉杰.人才优势助推国家卫生城市档案管理建设[J].中国卫生人才，2016，（10）：82-85.

（作者简介：吴丰芹，学历：大学本科，中国共产党山东省委员会党校毕业，作者单位：山东省高密市凤凰大街东首卫计局，现有职称：馆员;研究方向：爱国卫生档案。）