浅析档案管理电子信息化管理模式

【关键词】档案管理;信息化;管理模式

档案是政府单位和企业在发展中的重要参考，受传统档案管理类型的限制，档案管理在效率和内容上难以满足时代的需求，为了更好的发展档案管理，电子信息化的管理模式是必不可少的，为了更好的实现档案的保存和利用，就必须对现有的档案进行电子信息化，弥补其不足，由此促进档案管理质量的提升，更好的服务社会需求。

一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性

电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。电子信息化幾乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。

二、电子信息化下的新档案管理模式的优势

计算机是互联网时代必不可少的生产力工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，即快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。（一）档案的共享与办公自动化。在全社会进入办公自动化的背景下，资料的录入工作变得轻而易举，办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，增加了工作效率。（二）更快的检索档案。电子信息化最大的优势，便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效，这种低效不仅仅是在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极难出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担。（三）时效性和管理效率。传统档案管理模式流程繁琐，这加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低，而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工操作的失误，所以大大提升了档案的管理效率，使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。（四）简化了管理流程，加大了信息存储能力。档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及到许多方面，传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案，这样效率低下，误差多，时效性差，也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候，也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入，并且还有信息录入量太少，大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统，可以高效精准的查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库，纳入档案管理的系统当中。（五）优秀的存储媒介。传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的，文件体积大，易受潮，易燃烧，不易备份，不易保存，不易转移的问题。容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储体积小，重量轻，发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失。

三、电子信息化下档案管理的新职责

（一）收集信息。借助计算机系统为载体，收集需要的信息录入网络，存储电子档案。完成建立网络电子档案的工作，建立档案的信息库，形成移动档案库。（二）整理信息。在收集电子档案的时候，将收集到的档案进行整理，进行编号，进行有序化处理，制作逻辑目录，层层衔接，紧密相扣。（三）系统维护。在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试，有专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转。（四）对档案信息系统的保密。保密工作，一部分是因为隐私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此，建立档案系统的保密性十分重要。（五）增加利用环节效率。利用环节是档案管理中的根本环节，利用电子信息化系统，可以使档案管理与互联网结合起来，可以增加多种查阅方式，增加阅读和检索方式。

总而言之，在当今社会互联网的冲击下，传统的档案管理已经难以跟上时代，互联网在给其巨大帮助的同时也对传统档案管理提出了新的要求。复杂多样且难度较大的档案管理系统肯定会被电子信息化的档案管理系统所取代。所以，建立电子信息化的档案系统是新时代下的必然趋势。而顺应趋势，建立新的顺应时代的电子信息化的档案管理系统是我们行业贡献社会的职责及必然要求。

四、档案数字化管理对策

（一）思想上，高度重视档案数字化管理。档案管理部门的负责人及具体档案从业者要高度重视档案数字化管理工作，将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算机、扫描仪、数码照相机等先进信息设备，注重档案数字信息的采集、加工、传输等。完善档案数字化管理规章制度，针对部门档案数字化管理的现实需要，研究制定档案数字化管理、查询、利用等规定。此外，要优化人员配置，根据档案数字化管理工作的实际需要，配置数字化、信息化和网络化档案管理所需的复合型人才队伍。（二）技术上，积极应用档案数字化技术。一方面，要结合部门工作职能，加快档案数字化管理的总体设计、软件开发、扫描录入、光盘备份、设备选型和查询管理等系统工程建设，为档案数字化提供先进的平台支持。另一方面，要完善信息技术支撑系统搭建。利用光纤、磁盘阵列等，确保系统具有良好的可扩展性，确保档案存储容量需求。此外，要运用各类PAID保护级别，满足不同用户需要，从阵列控制、链路控制、双口光纤硬盘等方面，保障系统的可靠性。

总之，要从硬件、软件和系统等方面为档案数字化管理提供技术支持和保障。3.3保障上，加强档案数字化安全保护档案数字化管理使得档案管理面临着许多非传统的安全因素威胁，如木马病毒、数字篡改等，因此，做好数字档案信息安全保障至关重要。一方面，要加强硬件设备的安全管理，根据数字档案管理的需要，做好周期性维护。另一方面，要加强信息系统安全。通过身份验证设置、防病毒体系的构建，以及数据双备份等形式，确保数字档案信息及系统安全。此外，还要加强制度建设。根据《档案法》《保密法》等规定，制定档案数字化安全管理方面的规章制度，明确数字档案查询、利用等具体要求，为档案安全提供可靠的制度性设计，确保档案信息的安全。

参考文献

[1]廖旭峰.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务，2018，（17）：71.

作者简介：

李玉辉，女，1970年4月出生，本科学历，助理研究员