浅谈事业单位档案信息化与安全保护

王金荣

摘 要：当前部分事业单位在档案管理中仍然使用传统的管理手段，人力管理和保护工作存在较多的问题如管理效率低、占据空间大等。在现代信息技术的发展和普及的背景之下，事业单位应当将信息化技术在事业单位的档案管理中使用。本文介绍了事业单位档案信息化建设的现状，并结合存在的问题，提出了优化档案存储安全性的措施。

关键词：事业单位；档案信息化；安全保护

在事业单位的档案管理中引入信息化技术可以有效的提升档案管理效率和管理质量，替代传统的纸质档案，降低事业单位档案处理过程的成本。信息化的档案存储极大的提高了管理效率，降低了工作人员的工作强度，信息化档案管理模式在当前的企业建设中是十分必要的。

1 事业单位档案信息化的开展和创新措施

1.1 结合单位状况对信息化档案建设进行规划

要想推动档案管理工作的信息化建设质量，则管理人员应当结合企业的现状制定科学的信息化发展规划。档案信息化建设规划应当结合企业现状，从企业的档案管理需求入手进行信息化设计。在实际建设中，企业的档案数量、管理资金投入以及相应的技术人才投入都是影响信息技术扩展的影响因素。根据实际情况优化信息化计划才能保证档案管理信息化建设质量，优化管理效率。

1.2 强化档案信息化建设中的硬件支持

信息化的档案管理在建设中需要现代的硬件设施，以此来实现信息化的管理和存储过程。因此，在信息化建设中，事业单位应当从硬件设施开始来优化档案信息化建设。常见的几种信息化管理设备包括计算机设备恩、网络设备、扫描照相设备以及硬盘存储设备，保证硬件设备的质量才能提升档案管理的信息化质量。

1.3 优化信息管理软件设计质量

在硬件设施之外，管理人员日常进行档案查询和存储的主要工具是管理软件。管理软件保证了技术设备的正常操作和运行，是档案信息化管理的重点之一。完善的档案信息化管理软件应当包括正常的操作逻辑、易于进行互动操作的软件界面以及全面的信息管理功能。当前许多事业单位在信息化档案管理系统的建设中一般是购买国家统一的大型管理软件，其性能稳定，功能全面，可以保证档案管理工作的高效进行。

2 档案信息化建设中的安全保护

2.1 档案信息化管理中存在的问题

首先，当前我国许多事业单位的信息化档案管理工作安全措施设计不完善。事业单位的档案是对各项工作资料以及工作人员资料的汇总，部分文件有着较高的机密性。因此，强化信息化档案管理工作的安全性是当前信息化建设中的重点。安全措施的不完善会造成档案信息的泄露，导致严重的安全问题，影响事业单位的正常经营。在现代的信息化发展中，网络极大的提升了信息传输效率。但是，网络的普及也带来了较为严重的网络安全问题。不法分子会使用网络病毒等手段窃取事业单位的资料并以此牟利，对事业单位的信息安全有较大的威胁。当前事业单位中的信息安全设计尚不完善，给管理工作的安全性造成很大的影响。

其次，档案管理人员的技术水平不足。在档案的信息化管理过程中，技术人员的信息技术能力直接影响在当前的档案信息化管理工作的效率以及质量。同时，网络知识和信息技术的高质量掌握也能帮助档案管理人员更为全面的防治信息安全问题。在当前的事业单位中，参与信息档案管理的工作人员大都是传统的档案管理人员，其对于现代信息技术的掌握程度不足，难以满足当前信息管理的高效和安全需求。同时，许多档案工作人员的档案保护安全意识不足，对安全保护工作不重视，造成事业单位信息泄露问题时有出现，不利于现代事业单位的信息化发展建设。

2.2 优化档案信息化建设安全性的措施

2.2.1 改善档案管理方式

要强化信息时代的事业单位档案管理质量，则信息档案管理人员应当结合工作的进行现状来优化档案管理方式。首先，管理人员要强化档案保密工作，提升档案管理的安全性是工作人员的基本需求。工作人员应当在结合企业的管理规范的基础之上创设完善的档案查阅和使用规范，避免在档案查阅中出现信息泄露问题，完善的规章制度可以有效降低信息安全意外的出现。同时，在档案硬件设施的维护中，工作人员也要加强安全管理，避免不法分子窃取档案资料，影响企业的信息安全性。其次，企业的技术人员要强化网络技术安全管理系统。信息管理中，用于进行档案存储的是计算机设备以及数据库设备，技术人员应当优化计算机系统的安全性，并结合可能存在的问题不断优化软件操作系统的安全性，避免安全隐患的存在影响档案存储安全性。在优化设备和系统之外，技术人员可以学习先进的管理机制，设计信息加密技术。信息加密是当前的信息安全管理中常见的手段，管理人员可以借助密码等对信息进行解密，缺少密码的不法分子难以获取完整的档案信息，提升了档案的安全性。除此之外，事业单位也应当针对信息档案系统安装防火墙以及入侵防御系统，这两类技术系统可以阻断内外的网络交流，并对可能存在的网络侵入行为进行报警，实现对当前的安全保护，降低网络攻击对档案信息安全的影响。

2.2.2 优化信息设备的功能

优质的硬件设备可以提升信息管理效率，降低档案丢失问题出现的概率。硬件设备的购买和应用中应当使用质量有保证的设备，事业单位要加强对硬件设备的资金支持。除了设备本身的质量之外，管理人员在日常的工作中也要定期进行维护和检修，避免事故出现造成信息丢失。

2.2.3 优化档案工作人员的技术能力

在现代的档案信息管理工作中，工作人员应当对信息技术有充分的了解，这样才能保证管理工作的安全和高效進行。企业应当在招聘过程中选择具备一定技术能力的工作人员，并在日常的工作中定期进行技术培训，提升工作人员的信息管理水平和技术能力，以此来优化档案管理工作效率，提升信息管理的安全性。

3 结语

信息化的档案管理是未来事业单位的发展方向，现代信息技术的应用有效的提升了档案管理工作的效率和质量。在实际发展中，工作人员要注意安全管理工作，强化硬件和软件的安全优化，避免实际管理工作中出现信息泄露问题，提升信息化档案管理工作的发展质量。

参考文献

[1]谢文娟.浅谈事业单位档案信息安全管理[J].办公室业务，2016（22）：87.

[2]张慧.大数据时代如何做好事业单位档案信息保密工作[J].办公室业务，2016（11）：31-32.

[3]李茹.事业单位档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].办公室业务，2015（22）：83.

[4]刘晓丽.加强事业单位档案信息电子化的对策[J].黑龙江科技信息，2014（27）：182.