如何进一步做好新时代的干部人事档案管理工作

杜莎莎 杭州市儿童医院人事科

干部人事档案是干部生命轨迹的历史记录，主要记载干部学习工作经历、政治思想、考核、职称业绩等内容。作为人力资源工作的重要组成部分，干部人事档案工作在开展单位干部监督管理和人才教育培养工作中具有不可替代的重要作用。目前干部人事档案管理工作有了较大发展，逐步制度化、规范化管理，在组织和人事决策工作中也起到了一定的作用。2018年11月中共中央办公厅新出台修订后的《干部人事档案管理条例》，在管理原则、内容和分类、利用与审核、监督管理等方面进行了更详细的阐释，强调应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。但由于人事档案工作繁琐，且不能为单位直接产生经济效益，因此目前很多单位都未能足够的重视干部人事档案工作，管理制度、管理手段等方面都尚有欠缺和落实，存在不少问题。可见，认真研究在新形势下如何结合新条例加强做好干部人事档案管理工作，如何使干部人事档案在新时代的干部考察、防止干部“带病提拔”，巡视巡察、纪检监察机关执纪办案、社会保障、司法公正等方面发挥越来越重要的作用，就显得非常有意义。

一、人事档案管理工作现状

（一）管理体系和管理体制已初步规模

人事档案工作机构一般都设在单位人事部门或专门的人事档案代理机构，按要求配备了专职或兼职档案人员，前期已初步根据中共中央组织部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》及一系列工作细则等文件规定精神制定各单位管理制度。

（二）业务水平有所提高，部分工作内容规范化

材料收集增加了收集范围，开始扩大对德勤能绩廉综合材料的收集，改变了过去单纯仅注重个人政治历史材料的状况。内容分类中基本上都是按文件标准的十大类进行分类，在案卷收集程序、管理质量、材料鉴定、材料保管等方面，较之以往都有较大的进步。

二、人事档案管理工作存在一些问题

（一）管理制度相对落后

完善的管理制度是干部人事档案管理工作正常运行的有效基础，也是确保工作规范化、科学化及合理化的保证。目前很多单位干部人事档案管理制度还不够健全与完善，在实施档案管理过程中找不到有效依据，而有的单位虽然设立了制度，但是在实际的管理工作中没有严格执行制度，导致档案管理工作比较混乱。

（二）管理机制不够严格，管理人员数量不足和质量不高

人事档案工作具有专业性、机密性的专属特性，需要有专门的档案存放、整理和查阅场所，且需要由专人管理。但由于单位的办公场所都比较紧张,无法安排专门的档案场所，还存在人事办公室和人事档案室合在一起办公的情况；部分单位无法安排专职人员管理，档案工作由人事人员兼管，但由于人事工作本身工作量大，管理人员有待于提高人事档案管理水平，兼职人员管理业务不精，流动性较大，导致管理工作业务衔接断档[1]。

（三）案卷质量有待提高，材料收集归档不及时，致使有些干部档案材料不齐全

档案工作要求整理归档材料要求齐全完整、认真鉴别，准确分类，编排有序，制定目录清楚，装订准确整齐的要求。有的目前存在问题是形成的应归档材料由于工作负荷，材料只能积压在库房里，未能及时进行分类装订归档，使档案资源没有及时形成，导致档案工作存在零乱无序，甚至有丢失档案的问题。

（四）管理技术相对落后、开发利用程度较低

在管理技术上,目前没有应用专门管理软件进行管理，管理方式仍然是采用传统的手工整理方式进行应归档材料的归档整理和检索利用，较少运用现代化管理方式，导致档案材料利用起来存在困难。档案利用服务工作大多是被动服务，只等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，没有真正将档案材料用于人才选拔、培养、开发及预测等方面。

三、进一步做好干部人事档案管理工作的建议

《条例》强调，新形势下做好干部人事档案工作需要坚持五个原则党管干部、党管人才；依规依法、全面从严；分级负责、集中管理；真实准确、完整规范；方便利用、安全保密。

《条例》也明确新时代干部人事档案工作定位,完善分级负责、集中管理体制，打造政策统一、相互衔接、有机配合的工作新格局，新增档案审核内容，全面规范档案的“建、管、用”，新设专章明确档案工作纪律和监督要求，细化责任分工，强化责任担当。注重效用发挥。丰富完善档案内容，重点收集体现干部忠诚干净担当等方面的材料，增加档案信息化建设和信息资源开发要求。结合条例要求，具体可以在以下五个方面进一步改进：

（一）加强领导，增加投入，明确领导和工作人员职责

明确档案工作领导职责，细化工作人员日常考核。配备专职管理员，建立ab岗制度，定期进行档案业务考核，确保业务衔接有序。保障档案管理基础设备设施，严格按条例要求将档案管理室、阅档室和另外的办公场所分开，同时也要为档案室配备现代化的管理办公设备，定期检修档案库房环境，做好防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等工作，确保档案安全[2]。

（二）规范完善管理制度，提高档案利用程度

1.制定完善的材料收集审核制度，做好归档前严格审核。在收集材料环节必须严格审核所收集的档案材料是否是干部本人材料、是否属于归档范围要求内的材料、是否齐全完整，再审核材料是否一律按要求形成，从用纸、项目填写要求、审核手续、字迹、复印件制作等多方面进行审核，确保材料真实完整有效。如发现不符合规定的材料，应当场或尽快退回拒收并告知理由，符合条件后再收集归档。

2.完善查（借）档制度、规范查（借）档手续。查（借）阅档案的环节是干部人事档案被利用的环节，查档前应严格执行查前审批和登记程序，存档备查。查档过程中要做好现场管理和监督，查借阅结束后，要对查档摘抄、复印的内容进行审核是否属于本次查阅内容要求，还要对查借阅的档案进行认真核查，材料是否完整，及时归入档案库房，以防止发生档案涂改、撕毁、拆换、复制等问题。

3.强化纪律监督，建立责任追究制度。制度中应明确职责，划出工作底线，标明工作禁区，竖起警戒栏杆。积极构建由上级监督、自我监督、内部监督等全方位的监督体系。一旦发现违反相关规定和纪律的，应依据有关规定予以纠正，对擅自涂改、伪造档案者、对考察材料失真或没反映真实情况的，在归档材料移交过程出现差错都要严格追究责任；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。

（三）稳定人事档案队伍，强化业务培训，发挥工作人员主动性和积极性

在新形势下要培养高素质人才，应选拔任用责任心强、作风严谨的人员开展人事档案管理工作。定期对档案管理员进行思想教育和业务知识培训，抓好过程管控，及时进行督查和整改。干部人事档案工作人员应树立以下五种优秀意识。一是责任意识。要有责任心和使命感，忠于职守，工作中敢于坚持原则、严守制度。认真埋头做事，不忘学习思考；二是奉献意识。不计名利，耐得住寂寞，默默奉献。三是服务意识。必须端正服务态度，树立全心全意为人事工作服务的思想，认真负责地做好人事档案的利用工作，坚持及时、主动、周到、保密、准确的原则，变封闭式管理为开放式服务，主动开发信息为组织选拔用人提供服务。四是保密意识。人事档案属于党和国家的机密，强烈的保密意识是档案工作人员必须树立的，做到不该说的话绝对不说、不该做的事坚决不做[3]。五是主动学习意识。除了日常的档案工作以外，要主动接触新知识，学习掌握新技术。

（四）积极广泛宣传归档材料目录，加强多科室合作，提高归档积极性和效率。

通过多种方式去宣传干部人事档案管理的制度和要求，做到人人知晓并积极配合，让更多的人了解干部人事档案，能够更好促进工作发展。

（五）加快档案管理数字信息化建设

信息化时代要求档案工作也要加快信息化建设。增加档案管理资金投入，积极引进信息化管理的技术设备和软件，将纸质档案通过扫描等方式生成电子化档案，以便于档案的有效利用和原件保存，使用效率更高、保密性更强，降低损坏和丢失的风险，同时提高档案管理的精细化、自动化、动态化，主动为人才选拔等工作提供服务。

干部人事档案工作的专业性很强，具有政治性、服务性、科学性的要求。完善人事档案管理工作的任务既需要领导的调控指导也需要工作人员的具体实践，知行合一，要清楚地意识到，改革创新干部人事档案管理工作不是一蹴而就的，要真正实现人事档案管理新趋势和新方向的全面改革，管理理论和操作实践方面都还有很多工作要做，不断在实践中总结经验教训，探索启发新思路、新方法，提高人事档案工作效率，更好地为组织人事工作服务，也能更好得服务社会，真正做到档为党用。