知识管理与档案管理

纪娟 河套学院

引言：知识管理和档案管理为建设现代化城市提供了十分有利的信息，同时推动了企业的经济进步和发展。国家的档案管理制度在信息水平不断提高的基础上更加完善，档案管理人员的工作效率和质量共也得到了保证。档案管理和知识管理具有十分紧密的关系，两者为企业的可持续健康发展提供了充足保障。

一、档案管理的特点

（一）管理过程的阶段性。档案管理分为档案室和档案馆两个层次，不同阶段的管理针对的对象和采用的方式也存在一定差别。档案室管理更多的体现过渡性质的管理，为企业单位的日常生产经营活动提供参考。档案馆管理的重点在于永久保存，具有一定的文化内涵和社会价值。

（二）较强的依附性。档案是在日积月累的经营活动和查阅资料的基础上形成的，一定程度上体现了档案整理者的思想观念和工作方式，其中所包含的数据信息与档案形成人员的自身利益息息相关。档案对形成者的依附性限制了档案管理的范围，私密性较高，因此不能随意的传播和交流具体的档案信息。

二、知识管理的特点

（一）知识管理是信息时代的产物。随着互联网技术的进步和发展，人类步入了信息经济时代，大量数据信息资源涌入，其中包含一些虚假信息、不良信息等，对人们获取信息资源产生了一定影响。同时信息量过大造成了管理和决策效率低下的情况，人们也逐渐认识到信息管理不能只单独的掌控，应该在知识管理体系中融入更丰富的内容，例如信息载体、信息系统以及各种信息网络，通过筛选和过滤的方式为社会和人类提供有价值的信息。

（二）知识管理的超越性。知识管理是在信息资源管理基础上的拓展和进一步应用。社会的进步和发展促使各类信息资源涌现，具有复杂多变的特性。从应用管理的角度出发，形成了新的高效管理方式，也就是知识管理。知识管理以人为本，结合了人的管理模式，注重开发人的智力和创造力，为企业管理经营活动提供便利。

三、档案管理与知识管理的关系

知识管理和档案管理的对象基本一致，同时工作流程、期望达到的目标以及采用的技术方式相同。档案包括企业内部的文件资料和文献等，这些都是由基础知识构成的，因此档案管理一定程度上属于知识管理的内容。企业从事档案管理目的在于通过档案管理作面向经营活动服务，为员工工作提供更丰富、可靠的数据信息资源，保证员工工作的效率和质量。知识管理能够帮助企业更好的实现管理目标，提升自身价值，在激烈的市场竞争中占据重要地位。因此，企业从事知识管理工作阶段中，应在适合的层面应用有效工作模式，方能令人们获取到真正所需的知识信息，便于他们在实践工作中可获取到更好的帮助并设定良好的工作措施。

（一）两者互相交融。知识管理一定程度上促进了档案管理的应用和发展。与传统的档案工作相比，企业现有的档案管理工作无论是从内容还是形式上都产生了本质上的改变。主要是因为企业在档案管理的过程中充分利用知识管理的相关内容，在工作领域以及服务价值上实现了广泛挖掘和深入发展。知识管理工作对各载体形态的内容进行了明确，整合和运用的过程中形成了全新的知识，创建更完整的系统化知识资源库，并倡导社会组织以及个人在从事档案管理或是文件管理工作中开创、共享应用丰富知识，彰显企业管理的价值。在知识管理方式的基础上运用现代化技术方式为用户提供了更加丰富和精准的知识信息服务，同时也促进了档案管理方式的更新和完善。档案管理工作在应用知识管理的基础上实现了职能的转变和进一步完善。此类变化提供了档案管理更有效的方式，逐渐实现了智能化管理和控制，为企业的可持续健康发展提供了充足保障。档案以及文件为各组织单位以及个人的核心知识资源，体现了极为重要的应用以及历史价值。从企业单位机构组织的角度来说，员工工作的不稳定性会造成档案信息资源的缺失，档案管理的过程中很难掌控个人之中所包含的隐形知识。为了更好的转化隐形知识，应该合理利用多媒体技术，利用文字、影像处理以及图标方法构建全面丰富的档案信息。从企业员工的角度来说，个人参与的社会活动和研究学习成果都会转化为企业重要的资料文件。丰富的社会活动中，企业单位混合个人积累了一定的工作经验和学习了更多的知识，在应用知识档案的过程中还会形成新的知识，员工会为企业做出更大的贡献。该类图文信息利用档案管理模式最终实现，为知识管理凝聚了更加丰富宝贵的知识资源。

（二）两者相辅相成。知识管理丰富了档案管理的职能和内容。随着知识管理在企业的经营管理活动中发挥越来越重要的作用，促使档案管理成为其工作的核心内容，明确知识管理的规划和职责后对档案管理的具体职能进行了优化处理。目前从实体管理转变为知识管理比较注重开发和应用档案知识资源，全方位共享和应用档案知识。除此之外，档案管理人员在新的发展形势下角色也有所转变，成为档案知识的提供人、服务管理以及决策咨询主体。利用知识管理达到了再造档案业务流程的目的，丰富了电子文件的内容。该流程涵盖生成文件、应用归档、永久存储以及销毁文件的整体过程。同时构建的新型业务流程利于强化档案文件资料的知识管理，可提升各类业务工作服务能力，优化实践工作效率。知识管理和档案管理相辅相成，为企业的生产经营活动提供了可以借鉴和学习的数据信息资源。

四、结束语

由上文可知，知识管理和档案管理是企业管理活动中十分重要的两个环节，同时两者具有十分紧密的关联。档案管理的过程中应用知识管理的方式能够保证良好的工作效率和服务水平。以知识管理为导向，采用现代化技术方式开展档案管理工作更加完整，保证了管理效果。档案管理一定程度上为知识管理提供了分析检查的重要工具，促使档案资料内含的信息价值逐步升华到知识层面，推动了企业的可持续健康发展。