浅谈高校档案人员服务工作若干思考

孙梅霞

沈阳理工大学 辽宁 沈阳 110159

任何一项工作的服务和发展，都是离不开工作人员的创新服务，档案工作也不例外。我们要准确把握社会发展建设对档案工作的需求，有效提升档案服务保障能力。明确职责、找准位置，围绕档案服务工作，不断拓展服务领域、创新服务机制、提高服务效率，在服务中求发展、扩大社会影响。

一、以人为本转变档案工作的服务理念

服务是档案工作永恒的主题，也是档案工作的灵魂所在，服务工作承载着我们每一位档案工作者的骄傲，但档案服务不是一成不变的，是一个动态过程，随着时代的发展，档案服务意识、内容、手段都必须不断开拓创新。首先，改变“坐等上门”的被动服务方式，树立“以人为本，用户至上”的主动服务理念。从封闭走向开放，是新时期档案工作和档案部门发展的必由之路，服务工作中，要向利用者提供时效性、针对性、选择性强的档案信息；其次，树立超前服务理念，通过广泛的调研和论证，掌握档案需求规律，找准服务创新的重点和关键，有的放矢地做好服务利用工作；再次，要积极适应形势任务需要，按照“管用结合、管以致用、以用促管”的思路，不断完善和改进立足自身实际的服务手段和服务功能，科学处理服务和利用之间的关系，努力实现档案工作由“收摊子”管理向“开放式”利用、“封闭式”管理向“开门式”服务转变，真正把“死档案”变成“活信息”。

二、重视档案的原始凭证作用，提高档案利用率

我校从1940年建校以来，学校在几十年发展过程中，几经变迁，学校从最初的中专转变成现在的综合性大学。由于受到历史影响，学校几经分合，使学校地界划分也发生相应的变化，在学校基本建设工作中，出现了很多纠纷。我校校门扩建项目中就产生了土地纠纷，当时土地管理部门对我校使用土地情况进行了检查，认为我校大门有一部分土地征用农村用地，加上阶梯教室，三号学生宿舍需要土地使用金为56万元。我们知道这件事后，马上查阅有关我校土地使用情况的原始档案《双方交界处土地拆迁协议书》，并以此为依据，重新办理了土地使用手续，为学校节约了50余万元，我们档案馆保存原始档案，为学校基本建设工作中发挥了凭证作用。

除此之外，我们还在职工购买公有住房中，由于一些历史原因，我们学校有一部分教职工，在购买公有住房后一直办理不了房产证，学校有关人员到房产部门多次沟通都无法解决，房产证一直没有办理下来，后经过到档案室查阅有关档案，使教职工房产证顺利办理完，学校财会档案，发挥了独有的凭证作用。

通过以上事件，再次证明，档案工作的充分开发利用是很有价值的，在某些关健时刻，能发挥出不可替代的作用。总之，档案信息资源为学校各项工作发挥了十分重要的作用，现在重视和利用档案的人员越来越多，到档案部门查资料、查依据、查凭证的次数也越来越多，如学校教师职称评定，科研立项课题资金提取，专业评估、教学水平考查等问题都能依靠档案得以很好的解决。这样我们即扩大了档案的利用范围，又提高了档案的利用率，使我们的档案工作得到大家的认可。今后我们还应继续努力做好档案保管和利用工作，为学校各项事业做贡献。

三、结合工作实际需要，开展档案服务利用工作

从我国档案利用的趋势看可以看出，我国公民法律意识大大增强，越来越多的人知道如何维护自己的权益，从全国档案利用，据不完全统计，因私利用档案比率逐渐上升，北京朝阳区档案馆近3年接待查档人员中，因私查档人次分别占71.6%、85.4%、87.1%。据最新报道中国第二历史档案馆从2006年开始已初显新一轮查档高峰，查档量比同期增加了近40%。

我校档案馆档案利用在不同程度上有所增涨，特别是学生档案利用占全馆档案的60%以上。主要是毕业生的个人档案方面，在邮寄过程中出现提供信息不完整，邮寄地点不准确，出现了档案查不到的现象。延期毕业学生改派、用人单位招聘等都需要提供录取名册，每年利用查阅录取名册大约2千多人次。还有部分学生考研需要成绩单，出国留学需要学历认证等每年大约一千人次。因些，学生档案利用的很频繁。

除些之外，财务凭证、科研档案、文书档案利用的也相对很多。在财务凭证档案利用方面。每年干部离任，老同志退休，校内干部交换，都需要离任审计，还有每年个人利用凭证也很多。如：房子买卖需要查发票等。

在科研档案利用方面。我校教师职称评审，需要提供的论文和科研成果必须加盖档案馆公章才有效。科研项目、专利结题到财务处提取科研经费，必须加盖档案馆公章才能领取经费，这样即保证了科研档案存档的完整性，又能使科研档案的利用率得到提高。

在文书档案利用方面。主要查阅现行文件，在教学评估检查中需要查阅有关文件做为材料。在巡视组来校查检工作中，需要提供学校各类会议记录，考查学校有关方针政策等。还有平时工作中，对上级文件和校内文件的利用等都是学校教职工利用最多的档案资料。

为了适应档案服务利用的新形势，如今国家档案局总结推广了深圳、北京等地的经验，至今已有2367个档案馆设立了现形文件中心，方便了老百性查档，已累计接待利用者100余万人次，成为档案馆利用工作的新亮点。我们相信，只要我国各级政府机关，各企事业单位依法行政，从而真正重视档案的原始凭证作用，加上公民的档案意识增强，我国各级各类档案馆、档案室的档案利用一定能有一个很大的提高。