有关房地产企业档案管理的研究

郭丽 莒南县自然资源和规划局

前言：随着社会经济的发展我国已进入了信息化时代，在信息化建设过程中档案资料是较为重要的一个资源，通过对档案进行分析调用能够有效地提高企业的经济效益。对房地产企业而言，档案资料带来的经济效益往往更大，房地产企业中的档案资料包括很多方面的内容：不仅有企业内部工程以及人员的档案，还有与房地产企业进行商业活动的用户的档案。通过对用户档案的管理调用能够进行针对性的营销，对企业内部的档案资料进行分析也能够对企业资源进行合理的分配进而提高企业的利润。然而当今部分房地产企业没有意识到档案管理工作的重要性，造成了大量的人力资源浪费。

一、房地产企业档案管理中存在的问题

（一）企业运营过程中没有意识到档案管理的重要性

资料在当今社会的各个领域都是较为重要的一项资源，在商业活动较多的房地产领域，资料档案的重要性更加突出，通过对档案进行调用分析，能够使企业处于有利的竞争地位。但是当今部分房地产企业在进行运营的过程中，却没有意识到档案管理工作的重要性。档案管理的重要性不仅表现在其能够为企业带来巨大的经济效益，还表现在能够对风险进行有效的调控。房地产企业在进行运营的过程中会涉及到各种各样的数据，通过这些数据分析能够对房地产工程进行较为详细的了解，有助于通过其与国家政策的结合获知房地产企业能够带来的效益，在确保企业经济效益的同时避免违反国家的政策规定给企业造成损失。同时，在房地产企业中进行档案管理还能够提高档案的安全性，避免档案资料出现泄露的情况给房地产企业在市场竞争中造成不利影响。档案管理工作能够将企业的各种资料进行有规律的总结，在进行改动查阅的过程中也能够对其进行记录，这样便能够避免一些缺乏法律意识的人员违规利用企业档案获得个人利益而损害企业的利益。

（二）企业缺乏完善的管理制度

当今大部分房地产企业在进行运行的过程中都具有一套较为成熟的运营制度，但是在档案管理这方面制度还存在着一定的问题。首先便是企业档案管理制度不够完善，在进行档案管理制度的制定过程中没有采取有效的激励措施，（即能够激励工作人员进行工作，提高工作人员积极性的措施）致使工作人员缺乏工作积极性，在工作时有可能出现较多的失误和漏洞，甚至在对一些重要档案进行管理时出现失误，导致给企业的利益造成较为严重的影响。此外，房地产企业的监督制度也是保障房地产企业发展的重要因素，监督部门在资料的归档和管理工作中也发挥重要的作用，监督部门通过监督可以大幅度减少对房地产工程资料进行归档和管理过程中出现的错误，同时能够避免重要档案泄露的情况发生。然而在部分企业中，监督部门的工作人员素质较为低下，部分工作人员缺乏专业知识，很难对资料管理过程中出现的错误做出及时的纠正，严重影响了资料归档整理的水平。另外，除了专业知识不过关的问题外，部分监督部门的人员还缺少责任意识，在进行监督工作时不够认真细致，导致资料归档整理工作人员所犯错误没有被及时纠正，严重影响了其他工作人员在运用档案时的效率。

（三）房地产档案管理工作现代化水平较低

当今我国高新技术产业得到了较为迅速的发展，如果在对档案资料进行管理的过程中采用先进的技术手段就能够提高档案的利用效率，也能够在以后寻找资料并进行运用时减少不必要的工作量。但是当今对档案进行管理的过程中，大部分房地产企业的工作方式依旧是以传统的管理方式为主，以纸质档案管理为主，虽然纸质档案管理工作具有较为明显的稳定性，能够避免出现档案遗失的现象，但是在进行调用的过程中却较为困难麻烦，要找到相应的文件需要较长时间的检索寻找；另外，纸质档案进行更改后还需要对其进行申报并需要经过较长时间进行核实，所以档案管理工作如果不采用现代化手段就会影响企业的运营效率。

二、提高房地产工程资料归档和管理的方法

（一）提高企业档案管理意识

首先，房地产企业单位内部的档案管理工作人员应该具有足够的责任意识，档案信息在管理人员手中，管理人员便需要负起责任。其次，提高档案管理意识不仅要从档案管理人员入手，还应对房地产企业高层管理人员进行教育工作，使其了解房地产企业中档案管理工作的重要性。在进行档案管理意识建立的过程中，可以通过对档案进行利用获取一定的经济效益来引起企业高层人员对档案管理工作的重视，之后再对其进行知识普及工作，使房地产企业内部人员了解自身企业内部档案的重要性。

档案信息的所有权归企业所有，管理者没有权利将档案信息用于商业用途，如果管理人员没有足够的责任意识，不仅可能会影响到自身的工作，严重的情况下甚至会对房地产企业造成一定的损害，继而影响企业的发展。所以所有人都重视档案管理工作后，档案管理工作才能够更加顺利地进行，各个部门才能够更加有效的配合。

（二）建立健全完善的档案管理制度

房地产企业内部的制度同样影响着企业档案管理工作进行的质量，当今大部分企业没有有效的奖惩制度，导致工作人员在进行工作的过程中没有有效的标准，即使出现错误，犯错的成本较小也不会产生较大的损害。在档案管理工作方面，这种现象更加明显，档案管理工作中奖励制度存在漏洞，难以对档案工作效果进行有效的评价，导致部分档案管理人员工作效果较好时不会受到奖励，工作出现错误时责任也难以落实到个人身上。所以在完善档案管理制度时，要对档案管理工作人员进行正确的思想引导，提高档案管理工作人员的法律意识，使得制度在企业内部可行。同时企业还应健全人才培养制度，使得档案管理人员能够掌握最新技术并将其运用到工作中，提高档案管理工作人员的工作能力。另外，企业还可以对档案管理工作人员进行定期的考核检验，检查其工作能力是否满足工作需要，如不能满足便需加强对其培训。另外，在招聘档案管理人员时也应提高标准，对人员进行有效的筛选；监督人员也需要一定的专业知识，以实现对档案管理工作人员工作的有效监督。只有档案管理工作人员的工作水平得到提高，企业的工作效率才能随之提高。

（三）采用先进技术简化档案管理的流程

资料的管理需要有一定的流程，工程资料的管理有一定的流程便能有效地保证资料管理质量。施工单位应在施工时进行完整的记录，将实验数据和不同环节的工程资料进行单独的记录，并对记录进行整理和分析，在对资料整理完成后再上交到特定的部门，由监督部门进行监督审核，确保资料的真实性和完整性。在进行资料档案保存管理的过程中可以采用先进的技术手段以简化档案管理流程，可以通过数据库原理来建立合适的档案管理模板。房地产企业的工作往往具有相应的工作流程，这时便可以采用档案管理模板进行档案管理工作，同时通过计算机进行档案管理工作，能够简化纸质档案管理过程中档案运输的过程，提高档案传输效率，使得档案利用更及时并能够产生更高的价值。

结语：房地产行业是我国一项重要的经济支柱，对房地产档案资料进行有效的管理运用能够提高房地产企业的经济效益，推动我国基础建设工作的发展。