新时期事业单位档案管理创新思路的思考

唐敏 青岛市市北区机关事务管理局

事业单位档案管理工作涉及范围较广，不仅要收集整理以及妥善保管各种档案，还要对档案进行科学分析与合理运用，这也在一定程度上加剧了事业单位档案管理工作的复杂化。改革事业单位档案管理模式，更新档案管理理念，创新档案管理方法，在提高档案管理工作高效化与标准化的基础上，最大限度的满足当今经济社会快速发展对提高档案管理水平与质量的基本要求。

一、分析新时期事业单位档案管理模式的不足之处

1.事业单位档案管理方法过于传统化与落后化。管理方法是影响甚至决定事业单位档案管理质量的重要因素，传统落后的档案管理方法必然会对档案管理工作产生严重的限制和束缚作用，当前事业单位档案管理制度并不完善，管理方法也较为单一化和低效化，例如，部分事业单位档案管理工作仍然以人工管理方式为主，不仅增加了档案管理人员的工作量与工作压力，也极大的降低了档案管理的效率。

2.事业单位档案管理体系有待完善。部分事业单位继续使用原有的档案管理机制，不仅降低了档案管理机制与档案管理工作现状、档案管理工作目标等之间的关联性，也降低了档案管理机制对档案管理人员的指导与约束作用，甚至造成了档案管理人员工作范围与工作职责的模糊化，增加了档案管理工作陷入混乱局面的几率。还有一些单位对档案管理体系建设工作存在轻视心理，增加了完善档案管理体系的难度，对档案管理机制的具体落实等产生消极阻碍作用。

3.事业单位档案管理队伍整体素质有待提高。部分事业单位没有认识到档案管理工作对事业单位其他工作的影响力，弱化了档案管理工作在事业单位管理体系中的地位与作用，不断地压缩档案管理方面的资金与人员投入，加剧了事业单位管理人员数量不足与档案数量激增之间的矛盾。另外，事业单位也降低了对档案管理人员招聘的标准和要求，甚至聘用那些非档案管理专业毕业且没有任何档案管理经验的大学生，造成了档案管理队伍平均素质的持续下降。部分档案管理人员早已在常年的档案管理工作中形成固定的工作模式，对改革创新档案管理模式存在抵触情绪，弱化了管理人员对改革创新档案管理工作的促进作用。最后，事业单位档案管理人员缺少基本创新意识，其创新能力也不高，加剧了档案管理效果的不理想化[1]。

二、新时期创新事业单位档案管理模式的措施

1.加强档案管理人员培训力度。事业单位应进一步完善档案管理人员的长期培训机制、绩效考核机制以及晋升机制等等，定期组织档案管理人员参加档案管理、互联网信息技术等不同领域的培训活动，拓宽档案管理人员学习掌握最新档案管理知识和技能的途径，提高档案管理人员专业知识体系的先进性与科学性，实现档案管理人员专业素养与工作能力的共同提高。通过组织开展创新教育活动来强化档案管理人员的创新意识，提高档案管理人员的创新能力。通过职业道德等方面的培训活动来促使档案管理人员端正工作态度，强化档案管理人员的责任意识。最后，事业单位还应创新档案管理人员招聘机制，提高对档案管理人员的招聘标准，尽量招聘那些档案管理专业毕业的已经有丰富档案管理经验的优秀大学生，这些都有效提高了档案管理队伍的整体素质与能力。

2.提高事业单位档案管理体系的完善性与科学性。完善档案管理体系是事业单位各部门之间有序工作的基础和前提。事业单位应主动分析当前事业单位档案管理工作的实际情况，通过调查问卷等方式来了解档案所有者对档案管理工作的意见与建议，并根据档案管理相关法律法规来调整和完善档案管理体系，主动将人性化理念融入到档案管理工作之中，提高档案管理工作体系的灵活性与多元性。同时，还应完善档案管理保密机制，强化档案管理人员的保密意识。要求档案管理人员定期检查档案，及时发现那些残缺不全的档案并加以完善，从而提高档案资料信息的完整性与有效性。事业单位还应借鉴其他地位事业单位档案管理模式等来探索出最适合本地区的档案管理模式[2]。

3.加快事业单位档案管理信息化建设速度。事业单位应转变对档案管理工作的错误认知，适当提高档案管理工作在其管理体系中的地位。同时，还应认识到互联网信息技术对提高档案管理效率的推动作用，主动提高互联网信息技术在档案管理工作的使用范围与使用频率，适当增加档案管理信息化建设的资金投入与技术投入，进一步完善档案管理基础设施。例如，档案管理人员可以利用互联网信息技术或者现代化设备来将纸质档案转化为电子档案，将档案进行分类储存，档案管理人员在查询档案时可以利用检索功能来快速获取其所需要的档案资料，有效提高了档案管理人员调取或者查询档案的速度。另外，档案管理人员应主动学习互联网信息技术，掌握各种现代化办公设备的使用方法与使用技巧，这些都提高了事业单位档案管理模式的信息化与现代化[3]。

小结:事业单位应正视其原有档案管理模式的弊端，认识到加强档案管理工作的必要性与重要性，主动加强档案管理模目标与经济社会发展趋势的关联性，通过提高档案管理人员职业素质、完善档案管理体系等途径来提高档案管理水平与效果，为充分发挥档案管理工作的服务职能奠定了基础。