浅析事业单位办公室档案管理中的弊病与应对

卓泽霖 广东省医疗器械质量监督检验所

在信息社会不断发展的过程中，办公室档案管理工作的方式也要紧跟时代发展的步伐，对档案管理的有效模式进行改进和完善。只有深入研究事业单位中办公室档案管理工作的不足，才能够有针对性的解决，使档案管理工作可以高效的开展。

一、事业单位办公室档案管理中的弊病

（一）档案管理的方式存在不足

档案管理方式存在不足使得事业单位办公室档案管理工作的开展效率得不到有效的提高。很多事业单位在进行办公室档案管理时认为档案整理排放的整齐、美观就是对档案的很好的管理，忽略了如今一些高科技设备的使用，使档案管理工作停留在传统的模式上，得不到发展。档案管理工作中对新的设施设备使用不足，使档案管理的效率提升受到严重的影响。

（二）档案管理的专业人才缺乏

很多事业单位对办公室档案管理工作的重视度不足使得档案管理方面的人才也非常缺乏。档案管理工作的有效进行离不开工作人员的工作能力以及工作责任心，档案管理工作方面的人才的补充也能够使档案管理的效率得到提升。档案管理的工作相对来说比较复杂乏味，另外，档案管理部门在很多事业单位中都不受重视，档案管理的工作人员也比较少，有一些还是兼职这项工作，对档案管理工作的完整性系统性较差，对档案管理工作的态度不认真，工作责任心也较差，使档案管理工作难以高效的开展。

（三）档案管理工作的信息化缺陷

信息化时代的发展，使得各种信息技术被应用到各行各业中，推动了行业的发展进步。事业单位在进行办公室档案管理工作时对信息化的管理技术手段应用不足，使得档案管理的方式相对还是较为落后，引进信息化的档案管理技术手段的事业单位也存在对信息化应用不足，信息化档案管理形式化较为严重，没有充分利用信息技术的先进性，使信息化的档案管理有效性没有完全发挥出来，影响办公室档案管理的效率和质量。

二、提高事业单位办公室档案管理效率的措施

（一）转变档案管理的方式

事业单位办公室档案管理的效率要想得到有效的提升，首先就要转变档案管理的方式，改变传统的档案管理模式，使用先进的档案管理设施设备。引入计算机技术来替代传统的人力管理的方式，利用计算机技术的高效率以及大存储的优势来使档案管理工作可以更加的便捷快速。现代化的档案管理技术设施设备，可以解决传统档案管理中文件资料容易受潮、发霉、蛀虫等的问题，而且还能够减少档案资料占据的空间，节约成本，所以，运用先进的档案管理设备对事业单位办公室档案管理工作的效率提升很有好处。另外，对档案资料进行管理时还可以通过网络技术，事业单位有阅读档案需求的人员要在网络上进行申请，档案管理人员在查看并检查是否符合查阅权限后，在进行资料的传输，保障档案资料的查阅要符合规章制度。这样一方面能够提高档案管理工作的效率，另一方面也保证了事业单位办公室档案管理的安全，这样档案管理可以更加有序的进行。最后，要对档案资料进行定期的检查维护，使档案资料的完整性得到保障。

（二）档案管理信息化

信息技术的发展使得事业单位办公室档案管理信息化是一种必然趋势。在进行档案信息化管理的过程中，要依据事业单位的自身实际情况，结合事业单位发展的战略目标，制定科学合理的信息化管理方案。对档案管理的近期目标以及长远目标分开来开展，使档案信息化管理工作的体系可以更加完整，促进事业单位办公室档案管理工作的有序进行。在开展信息化的档案管理工作时，可以在信息网络上设立一个办公室档案的站点，为事业单位内部人员的查阅提供相关的服务，相关的档案信息以网页的形式可以在办公室档案站点上查阅到，不过涉及内容比较隐私的话就要设置一定的权限，事业单位中有权限查看的人员才能获取到档案资料。一些公共资料文件内容就可以在事业单位内部进行公开展示，单位内部人员可以通过网络信息技术实现档案信息的共享交流。另外，档案管理工作人员要对网络上的档案资料进行及时的更新以及维护，保证档案管理工作的及时性和完整性，满足事业单位对办公室档案的查阅需求。通过信息化的档案管理，事业单位办公室档案的使用效率和管理的效率都可以得到提高。

（三）档案管理人员专业能力的提高

档案管理工作人员的工作专业能力也会对档案管理工作产生影响，提升档案管理工作的有效性，就要提升档案管理人员的专业能力和工作素养。针对于档案管理人员的专业水平可以让专业的人士对其进行培训，另外，加强档案管理人员的思想教育，让档案管理人员从思想上重视档案管理工作，提高对工作的认真负责态度，使工作人员对档案管理的水平和工作素养都得到提高，从而使档案管理工作的质量也提高起来。

结束语：事业单位办公室档案管理工作中的弊病问题一方面是因为对管理工作的不重视，另一方面是缺少相关的管理标准和规范以及先进的管理技术手段，从这些方面着手改进，能够促使档案管理工作的效率和质量得到提高。