浅谈如何做好文字工作

张守明

【摘 要】文字工作是一个单位指导工作、沟通情况、展示形象的重要手段，其水平的高低直接反映单位工作水平高低，文字工作者需要用心、善思、勤练、多写，不断总结创新，提升文字工作能力，才能发挥好参谋助手和桥梁纽带作用。

【关键词】文字工作；材料；探索；思考

一、做好文字工作要做到知识储备“广”

（一）要多涉猎。作为油田单位，企业改革发展涉及方方面面，文字秘书要起草有内容、有见解的文字材料，就脱离不了油田的实际，必须要紧跟形势、与时俱进，拓宽知识面，对生产、经营、安全、技术都要有所了解，对党建业务更要精通。仔细研读制度文件和上级领导讲话，特别是对涉及本行业本单位工作的要多留意体会，从中汲取营养，丰富知识储备，掌握政策导向及规范性的说法。

（二）要多积累。文字工作水平的提高是一个聚沙成塔、水滴石穿的过程，注重积累是重要的基础。要养成每天读书看报的好习惯，特别是人民日报、中国石化报、中原石油报、领导讲话等，遇到精彩文章、关键词句，及时剪辑、分类存储，一旦起草材料需要，结合单位实际进行语言转化，就能达到事半功倍的效果。

（三）要多留心。处处留心皆有学问，文字工作者需要在看似不经意的交流中，便可捕捉到生产、经营、组织、工会等部门近期开展的重点工作，以及出台的政策文件等信息点。甚至标语、广告、新闻里的精彩词句，一旦发现闪光点，就及时摘录下来，留心的地方多了，才不会出现“书到用时方恨少”的情况。另外，不管是看什么材料，都要从结构安排、内容组合、遣词造句等方面多问几个“为什么”，方可提高写文章的谋篇布局能力。

二、做好文字工作要做到材料定位“准”

（一）要弄清题材是什么。作为二级单位党委，经常遇到的题材就是领导讲话、工作汇报、请示、工作总结、经验交流等等，文体不同，写法也不相同，如果混淆了，就会不伦不类。一些初学者弄不清工作总结和工作汇报的区别，感觉都是写工作，基本上没啥区别，其实不然。总结面面俱到，三言两语、简快明了；工作汇报有专项汇报、综合汇报，根据来访领导的不同，内容还要有所侧重、不能面面俱到。其他文体也一样，需要多看、多练、多领会，写得多了，自然就能悟出道理。

（二）要弄清材料为谁写。作为文字工作者，经常会为单位、为主要领导、副职领导写材料。要根据材料用途，及时变换角色、放宽思路，材料为谁写，就要写到谁的心里。比如一个大型专业会议，副职领导对下步工作有具体安排了，在为主要领导写讲话时，就要谈思路、谈重点，不能太琐碎。给领导个人写述职报告，就要站在领导个人的角度，不能站在单位的角度，否则写出来的材料就是单位工作总结，不是个人述职报告。

（三）要弄清材料给谁看。材料写给谁看，就要清楚对方想听什么、想了解什么。文字工作者应该准确理解上行文、平行文、下行文的含义，对上级汇报要简洁精炼，着重干了哪些工作，需要解决什么问题，不能出现“要干什么”、“要怎么怎么样”，更不能像老师教学生一样摆出一通道理；对平级单位行公文要充分尊重，注意维护彼此的协作关系，强调一致性、协同性；对下级行文，要亮明观点、说明要求、明确职责，不能让基层无所适从；另外，对干部要求要斩钉截铁，对群众讲话要亲切通俗，这些都要注意和区分。

三、做好文字工作要做到把握意图“透”

（一）善于捕捉。写材料的同志经常在领导身边，参加会议、跟随调研、阅读文件，听领导在这些场合的即席讲话，这些都是捕捉领导意图的好时机，只要善于观察和揣摩，善于将这些观点集合成线，就能从中学习领导的语言特点、领导艺术和思维习惯，就能发现领导的“关注点”和“兴奋点”。这样，就算领导事先没有交代写作意图，也能做到临阵不慌、倚马可待。

（二）提高站位。起草大型综合性材料，特别是领导讲话，要学会转换角色，由“我是秘书”转到“我是领导”上来，尽量让自己站在领导的层次上思考问题和提出问题，绝不能凭一己之见坐井观天，只见树木不见森林，只谈琐事不抓要务。要提高站位，就要肯钻研，加强对单位全局工作的学习、积累与掌握，钻得越深，材料的立意就高，就越能接近领导的思想高度。

（三）掌握情况。领导对单位情况都是了然于胸的，不喜欢说空话、说套话。在大会上经常可以看到，领导很少通篇念稿子，往往念一会，材料放一边就开始即兴讲话。领导的即兴讲话，都是说问题、摆情况的，也最能抓住人、打动人。因此，要在文稿上和领导产生共鸣，就必须掌握单位情况，写任何材料都不能脱离单位实际，单位长远思路是什么，近期重点有哪些，优势是什么，困难在哪里，这些都要做到心中有数。只有这样，谈工作才能谈到点子上，写材料才能写出味道来。

四、做好文字工作要做到思维层次“清”

（一）要借梯上楼、通盘思考。他山之石，可以攻玉。个人的力量是有限的，思路也是不宽广的，要学会拿来主义、借梯上楼。接到大型的文字材料起草任务后，第一时间就是翻阅题材相近的资料，从上级文件、油田领导讲话以及网络文章中，寻找灵感、启迪思路，经过反复的比较、构思，结合单位的实际，形成个人对材料的理解和整体把控。

（二）要布局结构、先打提纲。提纲就是“施工方案”、就是“規划图”。很多文字初学者，拿到文章任务就想动笔，想到哪写到哪，往往写着写着就感觉跑偏了、绕远了，再也写不下去了。究其原因，还是整体没有设计好。对于文字老手来说，一篇文章从构思到大作完成，最难的就是通盘思考和框架提纲，花在这上面的时间往往占到一半以上。框架打好了、满意了，具体写内容就容易多了。比如，单位最大的材料就是党代会工作报告，一个报告二十多页，光提纲就四五页，如果结构没有布局好，思维、内容肯定是杂乱无章的。

（三）要一气呵成、反复加工。每个文字工作者都会有这样的经历，有时候被一小段话甚至是一个词挡住了去路，钻了“牛角尖”，耽误了材料进程不说，还影响了整个思路和心情。这个时候，就要学会跳跃战术，先往下写，回过头来再补充。初稿完成后，再对个别段落、个别内容进行重点攻关，然后仔细推敲用语、用词是否合适，语句是否规范，精雕细琢，反复斟酌，直至达到自己满意为止。

五、做好文字工作要做到文字文风“实”

（一）文稿要求短。求短，就是要用尽可能短的篇幅把问题说深、说清、说透。领导每天要处理的事务很多，要看的材料也很多，所以一般性材料，要直接进入主题，力求简短精练、直截了当，观点鲜明、重点突出。能够三言两语说清楚的事绝不拖泥带水，能够用短小篇幅阐明的道理绝不绕弯子。但是也要注意，简短不代表标准降低，一些基本的要求必须具备，不能卖相太差。比如：版面不清爽、排版不标准、字体使用不规范等等，这些必须坚决杜绝。

（二）文稿要求实。求实，就是要追求朴实的文风，实实在在，实事求是，多用事例、数据来说话，增强文稿的说服力和逻辑性。公文不是写散文、不是写诗歌，不能过分追求辞藻的华丽、句式的工整。用平实的话把文章写生动，这是一种返璞归真的境界。因此，我们在起草文稿，特别是为领导起草讲话时，就要奔着问题去，志在扭住问题、解决问题，谈观点、摆例证，文稿自然就实了。

（三）文稿要求新。求新，就是力求思想深刻、富有新意。这里所说的新意，既包括把中央精神和上级要求与本单位实际结合起来，在解决问题上有新理念、新思路、新举措的话，也包括角度新、材料新、语言表达新的话。因此，在文稿内容上，要注意提炼单位有哪些新工作思路、新工作举措和新成果，根据新业绩谋篇布局；在文稿形式上，虽然写文章有一定的模式和规律，但也不要千篇一律，老是拘泥于三段论。有时候形式一变，往往使人耳目为之一新。