计算机信息技术在机关档案管理中的应用

屈思彤

摘 要：随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域的融合运用越来越丰富，基于信息技术高效、便捷的特点，不少工作都出现了新的发展特点。机关档案是涉及国家机关重要机密文件的档案资料，是国家重要的信息资源，需要得到充分的保护，因此，机关档案管理工作是关乎国家信息安全的重要工作。随着计算机信息技术的应用，机关档案管理工作在享受新的发展机遇的同时也面临着一定的信息风险。

关键词：计算机技术 机关档案 管理应用

计算机信息技术是时代进步与发展的重要产物，给整个经济社会都带来了强劲的发展动力。计算机信息技术具有能智能化、便捷化以及高度信息化等特点，有助于大大减轻人工操作活动的工作量，使得工作效率得以大幅度提升。机关档案管理是涉及到国家信息安全的重要工作，将计算机技术合理应用于机关档案管理工作，有助于实现机关档案管理的无纸化操作，减轻档案管理工作的复杂度。

一、信息技术在机关档案管理应用中的意义

（一）扩展档案资源的范围

机关档案数量繁多、内容繁杂，传统的机关档案管理工作是由工作人员手动进行记录、分析、归纳和整理的，工作任务较为艰巨。且传统的机关档案多为纸质版文件，随着时间的推移，一些文件档案会出现发黄、褪色等情况，容易造成档案中记录的信息丢失，极不利于档案管理工作的顺利开展。加强信息技术的应用，机关档案资料能够实现由纸质版文件向电子版文件的转变，且不同部门与不同地域的档案管理系统可以相互联通，实现资源的互利共享，有助于极大地保存和扩充档案资源，使得档案资源的数量不断增加、内容不断丰富。

（二）提高机关档案管理工作效率

传统的机关档案管理工作对工作人员的数量需求较大，需要工作人员定期对档案进行分类汇总、整理查询、并及时更新档案中已经产生变更的内容，工作效率较为低下。且由于机关档案多为纸质版材料，保管相应的档案资料需要占据一定的空间范围，在查找具体信息时需要工作人员根据档案放置顺序进行逐一查找，也使得档案管理工作的效率难以提升。使用计算机信息技术，工作人员可以将档案信息全部录入电子信息系统，并运用电脑操作对档案资料进行分类、整理、查询和保存等，有助于大大减轻工作人员的负担、提高其工作效率。

（三）提高档案管理人员的科學化水平

由于计算机信息的使用使得机关档案管理工作的效率得以进一步提升，因此档案管理工作的人员需求量大大减少，有些机关部门甚至只需要1～2名工作人员即可，有助于提升机关部门的整体运作效率，真正体现了信息技术为社会发展带的时代红利。虽然机关档案管理工作的人员得以精简，但是每一名工作人员都需要不断提高自己的计算机技术运用能力，熟练掌握相应的计算机操作技术，不断提升自己的科学化水平，以满足更高的工作需求。

二、计算机技术应用面临的主要问题

（一）难以确保档案资源真实性

虽然网络信息技术使得档案管理工作的效率得以大大提高，但是由于对于档案信息的增删修改以及查询保存等都只需要通过电脑鼠标进行操作，一旦存储着档案信息的电脑被非工作人员使用，那么就有可能造成档案信息被删除或篡改，严重损害档案信息的真实性。此外，随着PS技术等的成熟和发展，一些不法分子甚至可以对机关档案信息进行相似度极高的伪造和模仿，也将严重破坏档案管理的正常工作秩序。

（二）档案资源面临信息泄露风险

事物都有两面性，信息技术的发展同样有利有弊。在档案管理工作中， 虽然信息技术的发展让档案管理工作变得更加高效，但是一些精通计算机技术的网络黑客们往往可以击破严密的网络防护、巧妙地绕过网络监控，对网络上的任意信息进行窃取和偷盗，这对档案资源的信息安全性提出了挑战。

（三）档案资源存在保留风险

随着计算机技术的普及和广泛应用，档案资源信息基本上以数据的形式存储于电脑中，而一旦电脑出现死机或断电的现象而存储信息没有被成功保存，则档案资源信息将会出现大面积的丢失，相关工作人员需要对数据进行重新录入，这大大加重了工作人员的工作负担。

三、如何机关档案管理中信息技术的应用

（一）转变档案管理工作观念

档案管理工作是关乎国家信息安全的重要工作，但由于档案管理工作的社会热度不高、许多人对该工作的内容和意义并不了解，导致不少档案管理人员对其工作的重视度和认可度均不高，缺乏应有的工作热情，这极不利于档案管理工作的进一步发展。因此，档案管理工作人员应当积极转变工作观念，增强自己对于该工作的认可度，并不断提高自己的信息技术应用意识。

（二）加强信息技术建设

由于当前机关档案管理工作还面临着信息被窃取或篡改等风险，因此档案管理电子信息系统的开发者或设计者应当加强信息技术建设，不断提高档案管理网站的安全性和保密性，对登录该网站的人员进行严格的身份核实，禁止非工作人员进入并使用该网站。同时，网站也应加强防火墙等信息检测工具的开发与完善，增强其抵御不良信息侵入的能力。

（三）加强专项法规建设

机关档案管理工作是涉及国家信息安全的重要工作，国家应当制定并完善相关的法律法规，对破坏档案管理正常工作流程以及非法窃取档案信息的不法分子进行严厉的法律打击和制裁，维护机关档案管理工作的尊严与安全。

（四）加大对内部员工的培训力度

当前机关档案管理工作对工作人员的信息技术水平要求较高，因此相关部门应当加大对内部员工的培训力度，不断提升工作人员的信息技术使用能力，提高机关档案管理工作的信息化建设质量。

总之，计算机信息技术的应用对于机关档案管理工作具有十分重要的意义。当前机关档案管理工作的信息化建设过程中还存在一定的问题和风险，国家以及档案管理工作人员应当采取切实有效的措施，不断提升机关档案管理工作的信息化成效。

参考文献：

[1] 陈思音.计算机信息技术在人事档案管理中的应用[J].科技风，2017（15）：55.