信息时代档案管理工作的创新

李爽

摘 要：信息时代下，档案管理工作需要进一步创新，才能实现新发展，迈上新台阶。当下，守信息时代的影响，档案管理工作的创新措施正在朝着智能化、集成化、多元化方向不断发展，对各种现代化信息技术的应用方式也日趋成熟，据此，本文分析信息时代下档案管理工作的创新措施，以期能为档案管理工作在信息时代中实现质的飞跃提供帮助。

关键词：信息时代 档案管理工作 创新

随着科学技术的发展，信息全球化进程不断加快，为我国档案管理工作的创新、发展提供了良好的外部环境与机会。目前，全球已全面进入信息化时代，为我国档案管理工作的开展提供了更新更高的要求，要求档案管理工作应全面建立信息化档案管理工作模式且应不断进行创新，这无疑是我国社会经济实现稳定发展、档案管理工作实现转型升级的必经之路，对档案管理工作效率的提升、对档案管理各项资源的有效结合有推动作用，并有效降低了档案管理工作投入的成本。因此信息化时代背景下，档案管理工作如何实现创新发展，是摆在相关研究人员面前亟待解决的重要课题。

1.档案管理信息化的重要优势

1.1信息采集更便捷。在信息时代，档案管理工作实现信息化发展与建设已经势在必行，而信息化的档案管理工作在采集信息方面，能够有效利用计算机网络的高效性和强大的交互性、共享性等重要优势，用最短的时间搜集整理出海量的档案信息，在有效保障档案信息采集时效性的同时，进一步加快了信息的采集速度，为有效提升档案管理效率奠定了良好基础。

1.2档案管理更高效。通过推动档案管理信息化建设，在档案管理工作当中积极运用包括电子计算机以及现代信息技术等，能够将原本分散的档案信息进行集中处理，而通过将不易保存和运输的纸质版档案汇总整理成电子档案，并将其上传至相关管理库当中能够实现对档案信息的永久、妥善保存。尤其是在借助专业管理软件下，使得档案信息分析、处理速度更快，准确性更高，对于提升整体档案管理水平具有积极意义。

2.信息时代背景下档案管理的发展趋势

2.1无纸化。在以往对档案进行管理时，采取纸质方式，从档案的建档、存储和使用的过程中，纸质档案需要大量人力、物力和财力，并且档案的存储需要非常大的空间。随着档案信息的不断增加，档案存储空间已经无法满足，需要更多的档案储存室。在这样的档案管理工作中，档案管理的成本比较大。在信息时代背景下，档案以数据形式存在，不需要占据实际空间，也不需要太多的人进行管理。无纸化是档案管理工作的趋势之一。

2.2精细化。在档案管理的过程中，其种类复杂繁多，在企事业单位的部门、个人等都有档案，这些档案整理时，依靠人力很容易混乱，虽然在档案库中进行分类，随着档案数量的增加，档案的查询和调动消耗更长的时间，影响档案管理的效率。在信息时代档案管理中，根据其内部体系的不同设置相应的分支，逐层设置子分子，让档案信息更加容易查找和管理。

2.3实时化。在新的社会发展背景下，提高工作效率能够增强竞争力，因此，档案管理工作需要注重档案管理效率的提高，符合时代发展的要求。在纸质档案管理中，具有局限性，档案的构建、存储以及使用难以实时完成，需要比较长的时间，影响到档案管理的效率。在信息化时代趋势中，借助网络管理平台，实现信息的实时化传输，打破距离的限制，实现档案管理的高效性。

3.信息化时代档案管理工作的创新策略

3.1信息化档案管理理念的创新。信息化档案管理理念的创新，是档案管理工作得到创新的重要前提，对档案管理工作作出正确的思想指导，引领档案管理工作向数字化、现代化、质量化的方向发展。在日常档案管理工作开展过程之中，档案管理工作人员应以科学发展观作为档案管理工作的指导思想，并对档案信息化管理工作予以高度重视，这对信息化档案管理工作质量的提升有着决定性的影响。同时，档案管理工作人员应树立创新意识，敢于研发，不断促进管理理念与时俱进，切实提升档案管理工作的实效性，为广大群众提供更加优质高效的服务。

3.2适当的减少纸质档案。①重要的文献资料采用“纸质 + 电子”形式保存。对于一些重要的文献资料来说，因为其自身价值非常高，所以在选择保存形式的时候就不能从“省钱”而是要从“安全”的角度去考虑，由于纸质档案本身容易遭虫蛀、水泡和火烧，并不安全，为保证这些文献资料万无一失，必须要采用“纸质+电子”的双保险保存形式。②普通的档案用电子形式保存。普通的档案由于信息量大，应用范围广，如果仅依靠纸质文件保存，那无疑是费时费力费空间，所以对于这些档案信息，可以采用纯电子形式进行保存，如果有需要的时候可以打印出来形成纸质文件副本，至于文件中重要的签章，可以使用电子签章功能进行转换和识别，避免出现章印、签字受污的情况。

3.3构建档案资源共享平台。档案管理中，加强各个部门之间的联系，应当从纵向和横向两个层面开展。信息化时代背景下，社会资源和信息资源不断增加，单一的部门难以完成档案资源的管理，需要保证不同部门之间的联系，促进不同部门之间档案信息的共享，促进档案管理体系的完善，搭建信息共享平台，实现信息资源的共享。同时档案管理人员需要对信息资源进行分类，对信息内容进行筛选，帮助使用人员找到使用的资料。其次，构建自动化电子档案。在档案管理工作中，注重信息化技术的利用，实现电子档案的自动化管理，实现档案信息的自动上传和管理，提高电子档案的利用效率。因此，在档案管理的过程中，需要加强电子档案的自动化管理措施，更好的实现档案资源的上传和收集，提高电子档案的价值。第三，完善信息化网络平台。传统的档案管理工作中，在档案的查询和搜索中采取人工方式，需要大量的时间，给档案管理工作带来影响，难以满足档案管理工作的需求。因此，在档案信息管理中，需要构建相应的信息化平台，提高档案管理服务质量。

3.4建立良性运行机制。在创新档案管理工作的过程中，工作人员发挥着重要的作用。为了加强档案管理制度，提高工作效率，还需要提升工作人员的素质。管理部门需要培养素质过硬的档案管理队伍，让工作人员热爱自己的事业，大胆创新，同时掌握档案管理行业的发展规律，并定期对管理人员进行考核。建立完善的管理制度实现规范化服务的目的，充分调动工作人员对工作的积极性，发挥主观能动性，走档案工作的可持续发展路线。

结语

信息时代下，创新是档案管理工作发展必须执行的一个要求。新形势对档案管理工作提出了更高的要求，要求档案管理工作做到与时俱进，不断进行创新，确保在文化事业大繁荣的环境下不断发展。信息时代在对档案管理工作进行创新的同时，应切实维护好公众的权益，尽可能满足社会公众对顺利获取档案信息资源的需求。此外，应加大对档案资源信息库安全问题的重视，切实将档案信息化建设与社会信息化建设结合起来，完善档案管理的基础设施建设，促进档案管理信息化完善，真正实现档案管理的信息化。

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