探析事业单位档案信息化管理的有效途径

边晓红

【摘要】现阶段，我国经济得到了显著发展，信息化变成经济迅猛发展的大势所趋，同时越来越多的人开始高度重视档案管理，怎样充分融合信息化和档案管理，成为事业单位档案管理发展的重要课题。对此，笔者和自身工作实践经验相结合，对事业单位档案信息化管理的有效途径进行了探讨，以供参考。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化

事业人力资源是档案管理中的重要组成部分，为了提高企业的市场竞争力，现代企业对人力资源管理引起了高度重视，因此必须将档案管理工作做好。档案主要体现了事业单位员工的成长历程，也为员工薪资调整、职位晋升提供了重要参考。在信息技术的大力发展下，档案管理方式得以有效革新，传统的纸质档案管理中的问题较多，管理效率十分不理想。作为一种新型的管理方式，档案信息化管理成为必然趋势。

一、事业单位档案管理信息化的意义

在事业单位工作中采用信息化管理手段管理档案优势极为明显：第一，科学技术的显著进步决定了要实现档案管理的信息化，在现代化进程的发展下，信息化技术得到了广泛应用，信息化技术极大影响了人们的工作和生活方式，人们更喜欢也习惯于在生活和工作中运用信息技术。档案精确记载了单位的相关人员活动，这便要求档案具有有效性和安全性，同时，其也是人力资源管理的重要組成部分，和员工以往的经历有着十分密切的联系。第二，信息化的档案管理方式，将过去档案存储的复杂性改变了，计算机软件的功能十分强大，借助计算机基础，可以快速保存和分类档案信息，促使员工工作效率提升，也能实现档案管理者工作效益的提高。

二、事业单位档案信息化管理的有效途径

（一）提高事业单位档案信息化人员的素质。企业工作人员素质的高低和企业的发展速度息息相关，由此可以看到工作人员的素质发挥着十分重要的作用。因此，事业单位的领导者要积极提升工作人员的工作素质，要积极开展培训活动，以实现工作人员专业水平的提升，除此之外，还要定期开展讲座，提升他们的思想意识，促进工作人员责任感增强，以使他们的工作态度更加认真负责，使其可以全身心投入到信息化档案管理工作中。同时单位还要利用奖惩方式让工作人员积极主动参与学习，进而将工作积极性显著提升。同时，还可以在某一固定时间进行考核训练，选拔优秀人员完成相关工作，要给予工作人员更大的竞争压力，这样可以使其工作效率有效提高。

（二）不断提高档案管理资源的网络开发水平。事业单位的档案信息是一种不可或缺的重要资源，在加大档案信息化管理的过程中必须开发档案资源。如果档案信息资源未得到有效开发，就难以保障档案信息化管理的准确性和安全性。第一，应加大档案目录信息资源建设管理力度，必要的时候应汇总事业单位各部门中的分散信息。第二，事业单位的档案信息在运用数字化手段展开处理后，可以把各种存储档案实体慢慢变成信息源，全部数据对象均需要和技术措施相结合，促使数据对象完整性和准确性的提高。第三，在信息化管理平台中存储的档案信息，需要根据平台设置规则展开再处理，竭尽全力向档案信息使用者呈现最简版本，促进工作效率的提升。

（三）更新事业单位档案信息化管理设备，创新技术。如果要真正提高事业单位档案管理信息化水平，就一定要充分认识其重要性，必须确保充足的物质保障。事业单位应将传统的档案管理观念摒弃，在处理问题上对先进的信息化管理观念予以采用，而不是一味借助人工水平。在资金投入方面，事业单位应加大投入，以增强档案管理部门信息化水平。在引入新技术与新设备方面，必须立足于具体工作环境，将单位自身的运营情况结合起来，进行一定的升级改造，从而让事业单位自身的特点得到满足。将高科技技术引入档案管理工作中，借以充分发挥出整个事业单位进步的作用。同时通过先进、安全性能良好的软件与设备来储存重点文件。随着时代的变化，这些信息化设备也应进行升级，从而适应新时期档案管理的要求。

（四）提高事业单位档案信息化管理的安全性。首先，从网络共享性出发，由于共享过程中对数据予以了广泛利用，因而其被篡改的危险比较大，为提高其相关安全性，必须在设置访问权限上多加留心，且做好身份识别，高度重视加密设置。其次，档案管理人员在把控相关内容上必须要做到仔细、严格，尤其是在维护网络安全时，一定要将档案的管理安全考虑到，保证安全升级与维护管理随时都可进行。再次，在提高安全性时，应对防火墙的设置予以高度重视，以高质量的杀毒软件为基础，要对升级引起重视，第一时间更新系统，对相关漏洞进行修复等。最后，以设备的管理为切入点，先做好相关设备的清洁工作，再对其进行管理与维护，具体来说，就是在固定时间将灰尘去除，科学防湿，这些均将对预防生硬件损坏现象起到重要作用，同时也能够有效保护重要的数据。

三、结语

总而言之，事业单位档案信息化管理可以促进管理工作效率和质量的有效提高。所以，事业单位要进一步强化单位信息化管理设备的相关建设，促进硬件设施的不断提升，确保档案信息化管理的顺利开展。同时，还要充分借助网络资源，使单位信息资料得到丰富，使资源共享和长久保存的目标顺利实现。

【参考文献】

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[2]明浩利.事业单位档案管理信息化建设的途径探讨[J].办公室业务，2017（15）：56.

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