顺应时代发展，强化电子档案管理工作

孙贺

摘要：作者主要对电子文件的整理、归档和保护问题加以分析，并对如何做好电子档案管理工作进行了深入地探讨。

关键词：时代发展;电子文件;档案管理

现代科技的普及与发展，尤其是以计算机为基础用来解决迫切需要解决的管理问题，使得各类管理工作过程都采用网络系统来管理各类信息资源，包括档案管理工作在内，产生了大量的电子文件。在如何对待计算机技术，做好电子档案的管理工作，需要我们深入探讨，加强学习，其中重要的是处理好电子文件的整理、归档和保护工作，是我们做好电子档案工作的关键所在。

一、深入研究对各类电子文件的整理工作

首先，关于基建设备等方面电子文件的整理问题。通常情况下，利用计算机对规范的纸张进行打印输出，因而形成基建档案，这就要求提前整理好数据信息，并且按档案管理要求进行输入和对纸质文件的实体进行扫描，同时把案卷号、图号、序号加以连接，必须提前在引进设备的合同中，对电子文件的必要条件明确提出，其中包括文件格式。工作平台、系统环境和缩微胶处在内，必须在移交电子文件光盘、软盘或相关载体时，对电子文件内容说明和注意事项同时附上。

其次，关于对财务电子文件的整理问题。先说工资单。工资的归档必须以光盘形式，每月工资都要附有纸质的汇总表，同时列出人数、代码、单位、名称和明细工资。为了作为财务和档案部门双方交接时的凭证，同时还应做好随时移交清单工作。再说账簿。现在的会计账簿内容都进入计算机管理系统，通过计算机的打印来显现。从格式上说，计算机账簿比较统一并以光盘形式保存内容，这就需要在光盘归档时要使用账簿交接表，其中包括说明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期、负责人、主管会计、审核、记账人员必须签名，以保证真实，起凭证作用。

再次，关于上述以外其它方面电子文件的整理问题。随着科技形势的发展，现在企事业单位都在建设自己的计算机管理系统。比如，作为事业单位的学校，在学校管理信息系统，就包括教学、科研、人事管理、后勤等内容，教学管理系统与学生注册中心，财务结算中心等构成数据交换网。注册中心主要负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递;结算中心主要负责学生交费信息的传递，还有教务处工作方面的数据的传输等等。为了对这些电子文件进行整理，在信息中心通过计算机接收到这些信息后，先要集中处理，然后再汇总数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享共用。每年还要随着数据的更新，由信息中心按档案部门要求鉴定、整理，并通过网络传输存入光盘、归档或移交档案部门统一保存。

二、必须做好电子文件归档方式和途径的选择工作

文件归档的方式和途径的选择对于保存工作至关重要。一般地说，纸质档案的载体比较稳定安全，相对而言，电子文件的载体稳定性差些，易损坏。采用网络移交归档的方式简便而安全，并利用光盘存贮。网络移交主要有两条途径：

第一条，利用计算机开通电子文件归档的管理网线。事实证明，越来越多的文件被传输上网，是随着各单位计算机信息管理网的建立和发展而发展的。这就需要那些具有保存价值的电子文件应及时输送到计算机信息管理网上，由电子文件形成部门编目整理，再利用网络传输给档案部门，而档案部门再与办公自动化和信息管理部门协商，对归档电子文件提出格式要求，当然不是唯一的要求，从软件上看应从通用性较强的角度加以认可。如：DBF、DOG、TXT、EXE等文件，之后档案人员再根据档案密级保管期限，再加上档案管理信息，如分类号、档号等，直接导入档案数据库，并且要在通过网络终端同时在权限范围内可以查询。

第二条，选择电子文件信息的汇集点后，通过与计算机信息管理部门负责归档。各地都设立了计算机与信息管理中心，并利用网络技术建立信息管理系统。这种中心的设立，主要是适应办公自动化工作发展的需要，这个管理中心成为了电子文件信息的汇集点，其中具有一定的技术设备及人才条件，是他们使得具有保存价值的电子文件归档成为最佳归档途径之一。不论归档途径如何，必须在电子文件形成单位按统一格式编目整理后，再传输给档案部门。为了保证电子文件形成数据的真实性和准确性，档案部门不能自行从网上下载，按正常途径接收的电子文件应一律存入光盘。

三、电子文件的归档制度必须完善

1、由于电子文件来源广泛，必须有相应的制度保障。其来源或叫形成者包括业务管理部门的承办人，还有数据录入人员、信息管理理与计算机技术人员等。这样来源多头的电子文件归档没有制度约束是不行的，归档人员应将制度变成自觉行动。本单位的立卷归档制度应包括电子文件归档工作，并列入信息管理工作程序，在检查和考核信息管理工作时，同时检查和考核电子文件归档工作。

2、电子文件归档必须要有两套制。这主要针对现代技术条件下，由于印章和签署是文件生效的主要标志，而一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质形式保存的原因，所以目前档案一般采取电子文件和纸质文件“双轨制”，使得归档内容形成“两套制”，出现纸质与磁、光介质两种文件一起归档，于是最终形成内容一样的两套档案。

四、必须制定相应的电子档案载体的保护措施

歸档后的电子文件的保存是脱机方式，而大量的电子文件在实际使用过程却是用光盘保存，这样就需要对当前归档电子文件载体制定相应而必要的保护措施。

1、要注意避光;2、要对排放和使用加以规范;3、对湿度、温度环境要保持良好。

综上所述，我们应高标准严要求做好规划电子文件归档工作，即从信息管理工作大局着眼，又要顾及本单位办公自动化实际，摸清信息产生的源头，又顺应其规律，把电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，使归档形成制度，这样既附合时代发展要求，又能节约资源，档案管理层次和效率也提高了。

参考文献：

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