高校档案管理工作探析

张蕾

[摘  要]高校档案是我国档案系统中重要的组成部分，在档案的提供利用、校史文化建设、师生教育、档案服务等方面都有着自己独特的作用。本文分析了高校档案的特点，并针对高校档案管理工作存在的人员结构不科学、资源构建不合理、现代化管理水平不高、档案基础准备工作不足、档案开放程度有限、社会服务层次低等问题提出了相应的改进建议。

[关键词]高校档案  管理现状  改进建议

高校档案管理的特點

我国《高校档案管理办法》对高校档案的定义是：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[1]。这一定义揭示了高校档案的本质属性，对高校档案的形成主体、产生来源、功能价值、档案形式给出了全面的解释。

1.管理对象的综合性

我国高校档案有统一的分类标准，共分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类十一个一级类目及旗下的小类目[2]。高校档案从整体上一方面为高校的正常运转提供了资料保障、文字参考意见，另一方面也为高校的教学与科研活动提供了依据。从高校档案的收集对象来看，随着高校文娱活动的增多，特殊载体类档案材料的收集越来越受关注，学校每年举办的众多大型学术交流活动从策划到实施，每个环节都会有大量的声像档案、实物档案被档案馆有意识地收集起来，成为校园文化的一部分。

2.服务对象的多样性

目前，我国高校档案馆在提供档案利用服务过程中主要形成了四类利用群体。第一类为组织性利用群体。他们主要是以个人代表部门、学校或学院组织、学生组织进行档案查阅或委托业务办理，属于工作性质的档案利用群体。第二类为教职工个体。他们主要是进行个人档案查询，如工资发放记录、个人工作经历、职称评定材料等，属于解决个人问题的档案利用群体。第三类为学生个体。主要以应届毕业生和毕业校友为主，是高校档案最大的利用群体，他们主要是查询学籍档案，包括各类学籍信息登记表、成绩单、招生录用名册等，属于解决个人问题的档案利用群体。第四类为其他社会人员。主要以各领域学者为主，部分社会组织也有利用档案的需求，他们对档案的综合性要求较高，主要以开放性历史档案、研究统计档案为主，属于个体研究性质的档案利用群体。

高校档案管理存在的问题

1.人员结构不科学

目前，我国高校档案管理人员结构不科学，一方面是年龄结构不科学，出现了断层的现象，大部分档案管理人员都是从档案馆成立之初就招进来的，随着时间的推移，其年龄越来越大，而补充进来的新鲜血液很少，这就导致高校档案馆通常都是高龄员工带青年员工，这也是我国档案管理工作师徒制的集中体现;另一方面，高校档案馆工作人员专业结构不合理，综合素质不高，一些高校档案馆在招收管理人员之初欠缺思考，对档案管理工作重视不够，不认同档案管理的专业性，对档案管理人员的要求比较随意，导致高校档案管理人员素质参差不齐。

2.资源构建不合理

（1）档案门类单一。我国高校档案归档范围可以分为党群类、行政类、教学类、科学研究类、基本建设类、出版类、外事类、财会类、声像类等[3]。虽然档案法规定办毕文件材料要在每年的上半年进行归档，但高校档案馆在实际接收过程中，由于学校许多部门不能按时移交档案、部分移交的档案文件存在内容不完整等问题，导致许多科研类、基建类档案内容不齐全，无法成套归档的现象严重。

（2）档案收集手段单一。收集工作是档案馆基础建设的关键，但高校档案馆在收集档案过程中秉承传统接收理念，缺乏主动意识，本应保存在学校档案馆的资料却散存在其他部门及个人手中，对每年应当接收的档案文件缺乏应有的规划，收进档案馆的档案鉴定、整理工作没有做好，对师生缺乏宣传教育，使得档案馆难以开展有效的征集工作。

3.现代化管理水平不高

目前，大部分高校档案管理工作仍以传统模式为主，对档案资源开发利用意识薄弱，以手工操作为主的服务方式仍是主流，开发层次低，效率低，服务体验差，对档案开发利用仅局限于基础汇编，即使有编研成果也极难获得社会认可。数字化管理手段运用很少，且对数字化手段缺乏深层次开发，难以适应社会信息化的发展要求。

4.档案基础准备工作不足

档案管理的基础准备工作就是档案实体管理的环节，是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的[4]。当前，我国高校档案管理部门大多存在基础准备工作薄弱的现象，在档案的编研、利用环节表现尤为突出。

档案编研是以高校馆藏档案资源为依托，为满足社会利用需求而进行档案内容研究后编写印发的各种形式的参考资料和文献资料。目前，我国高校档案馆存在馆藏资源不足，无法为专题研究、档案开发提供有效的材料支撑，档案编研随意性大，编研成果鉴定没有客观标准参考，使得编研成果利用价值不高，对馆藏档案信息资源的挖掘力度和深度不够等问题，在很大程度上制约了高校档案的编研利用。

5.档案开放程度有限

档案开放是档案信息资源发挥价值的最佳途径，但目前我国高校档案开放却走了两个极端。

第一，消极对待。高校档案管理人员长期受传统思想影响，一直认为档案是国家管理的工具，高校档案馆应当为高校服务，不应该对社会开放，认为档案开放可能会影响安全，加之受档案管理传统思想的束缚，档案鉴定开放工作发展也相对滞后，在馆藏档案开放与不开放的问题上，管理者大多采取保守态度确定开放利用的范围。

第二，冒进开放。一部分人错误地认为加大档案馆对社会的开放力度，解禁馆藏档案，让公众更多地使用档案能提高档案馆自身的影响力，能够推动社会的发展。然而这是一种不负责任的、冒进的思维方式，这种不加以区分、过度开放的行为做法会使一些机密档案公开到公众视野中。

6.社会服务层次低

受传统观念的影响，高校档案馆一方面重收藏轻利用，单纯把档案作为为高校行政管理提供价值凭证的工具，没有站在高校师生和社会公众的立场看待档案，没有思考如何为社会提供有效的服务;另一方面是馆藏类型单一，其中行政公文档案占据了大部分，相对利用率较低，而社会利用需求高的科研档案等又存在开放受限、收集不完整等现象，无法向社会提供有效的服务工作。系统梳理传统文化资源，让收藏在禁宫里的文物、陈列在广阔大地上的遺产、书写在古籍里的文字都活起来[5]，这是习近平总书记对文化工作的厚望，也为档案管理工作指明了方向，能够让档案信息资源活起来。

高校档案管理工作改进建议

1.建设科学的档案管理人员队伍

高校要建设一支知识结构“多元化”的档案管理人员队伍，应及时肯定档案工作者的成绩，积极调动档案人员的积极性。一是档案管理工作重要性的意识建设。档案是在高校管理与教学活动中形成的有价值的历史记录，能为高校文化开发和教学研究提供有力支持。因此，档案管理人员要从思想上认识档案工作的重要性。二是档案管理人员的素质能力建设。档案管理是一种专业性极强的工作，管理人员必须把握好每一个环节，面对日益复杂的档案管理工作表现出良好的专业素质，能够准确应对数字化环境下档案管理工作的变化，并能提前做准备。

2.实现档案资源的合理规划

高校档案管理工作一直存在一个误区，那就是过于看重档案的保密工作，局限于对形成者的价值开发。高校档案管理人员面对信息快速发展的现代社会，应以实现档案资源共享，优化档案资源配置为目标，实现高校档案资源规划，注重档案信息资源的整合工作。从整体上对高校档案数据资源进行有效分析，规划统一方案和制订统一标准，让孤立的档案信息转化为相互关联的信息系统，并根据高校档案的特点及形式，从档案利用者的现实需求和潜在需求角度，将分散、无序的档案资源进行科学、合理的优化配置，使其变成一个系统而全面的大档案数据，实现档案资源的合理规划，为档案利用者提供高效便捷的服务，减少档案管理过程中的资源浪费。

3.学习现代化的档案管理模式

现代化的档案管理模式需要完善的管理制度约束和规范，制度建设是高校档案管理工作实施的前提。通过建立健全档案管理制度，使档案管理工作流程制度化，明确档案管理各环节的责任，保证整个档案管理过程中各项工作都能落到实处。

档案管理工作有了制度的保障，还需要精细化的规范操作，对档案管理工作中的每个环节按照相关法律条令和高校标准进行严格把控。如档案收集环节要做好文件目录的比对，整理环节要保证档案的齐全完整，经鉴定要销毁的要做好监管与记录工作，整个利用环节要保证档案安全保密。

4.重视档案的收集与利用工作

我国高校档案馆沿用传统的收集方式，造成馆藏不丰富、内容不完整等问题。在收集过程中更偏重对党政文件材料的收集，对学校发展过程中产生的其他文件材料缺乏主动收集的意识，对档案的完整性和真实性鉴定不到位，无法为档案利用者提供有效服务。

高校档案馆要解决档案门类单一、接收手段单一的问题，必须由被动变主动，对每年应接收的文件材料进行规划，加大收集力度，制订规范的制度标准，坚持把归档范围内的档案收集到档案馆中，对散存在个人手中的档案进行登记，同时要努力争取到档案馆中。

5.加强档案开放鉴定工作

档案开放鉴定是指馆藏档案对社会开放范围的鉴定，它的主要任务是区分馆藏档案中哪些可以开放，哪些要控制使用[6]。高校档案馆由于馆藏档案的特殊性，必须对档案开放程度拿捏到位，既不全盘托出，又不全部封锁，在档案开放鉴定时必须按照有关规定进行严格地开放鉴定工作。

高校档案馆在进行档案开放的同时，还要开放档案馆、开放档案业务环节，逐渐改变传统的保守主义思想，准确把握档案的价值功能，尊重档案价值规律，充分发挥档案的作用。同时让公众更多地走进档案馆，了解档案的管理流程，解除档案在公众心中的神秘性，使档案管理工作更具有针对性。

6.提高档案的社会服务水平

高校档案馆的编研成果以大事记、组织沿革为主，编撰语言过于学术化，缺乏趣味性，使得实际使用率低。为使档案便于公众接受，档案管理人员需要对馆藏档案进行挖掘和加工，将纸质档案进行数字化处理，增强其流通性与共享性，将零散档案内容按专题整合，让利用群体能够直接获得自己想要的、完整的信息资源，同时要开展网上服务、在线服务，构建资源共享系统。

档案管理工作的最终目的是为档案利用者提供高效的服务，档案管理沿用传统的阅览、复制、展览等利用方式，大都只针对用户的实际需求，对用户潜在的需求分析不到位。因此，提高档案社会服务的水平，首先要思考如何把档案的内容信息转化成为一种文化资源，体现自身馆藏特色，对利用群体进行有针对性的研究，了解自己的服务对象;其次要对馆藏档案信息资源有充分的认识，能够将档案内容与时事、社会热点等信息联系起来，让公众在关注社会热点的同时，了解档案，认识历史，从而让档案的服务方式活起来。

参考文献：

[1]《高校档案管理办法》（第一章），2008。

[2]《高校档案管理办法》（第四章），2008。

[3]《高校档案管理办法》（第三章），2008。

[4]冯惠玲：《档案学概论》（第二版），中国人民大学出版社，2006。

[5]中共中央宣传部：《习近平总书记系列重要讲话读本》，学习出版社，2016。

[6]聂云霞、晏秦：《档案开放与档案控制：档案利用辩证关系探析》，《湖北档案》2014年第9期，第18-20页。

作者单位：咸阳师范学院档案馆  陕西咸阳