以“火眼金睛”为档案基础信息“验真”

■文／王炜

在社会保险经办业务中，凡是需要依据档案资料办理的，都需要准确、全面、经得起检验的信息做基础。为了把关参保人员信息的客观真实，维护每位参保人员的合法权益，2009年济南市社保局制定下发了《关于在全市范围内开展社会保险基础信息整理工作的通知》，社保业务基础信息整理工作由此展开。

艰难起步

社保基础信息整理工作是一项庞大的系统工程，涉及社保业务方方面面，统筹协调难度大，工作任务艰巨。在进一步强化基础数据库规范建设、数据质量把关、信息系统建设、各类数据的分析应用、数据规范管理、数据管理的组织保证和队伍建设基础上，济南市社保局最后将精力集中到基础数据信息整理规范上来，并从全局不同部门抽调了15人组成了基础数据信息整理工作组，专心投入到这项从零开始的工作中来。

工作组成立时，不可谓动作不大。但支起架子之后，不断面临棘手问题：既无现成经验可资借鉴，又无历史图样可以“临摹”。只有一个目标摆在那里，恰似空中楼阁。信息的载体即职工档案，分布在各个企业或代管机构，基础信息整理工作必须在各企业和档案代管机构全力支持下才能开展。

当时，只有少数几家大企业的档案信息整理得较为规范，其他企业存在的问题比较多，而且没有专门人员去整理、补充、完善。工作组接手该项工作后，面对很多很难解决的问题，有的档案反复整理十几次也达不到标准要求。不少档案信息的整理需要反复多次，信息整理工作经常走进死胡同。特别是档案代管机构，他们的“代管”很大程度上停留在看管层面。譬如，有的企业职工自从入职起就把个人档案委托代管机构管理，但是自己的工作变动引发的相关信息变更，特别是跟社保待遇有关的信息，在档案中得不到及时维护，这就给日后的档案信息整理工作困难埋下了伏笔。

确定需要补充完善的档案信息后，代管机构取回去补充，经常是催促几次送不回来，有的虽然送回来了，却出现了之前没有的问题……有不少档案在审核通不过后，被退回到企业或者档案代管机构，再次送审，再次退回……不是信息缺失就是证明材料欠缺说服力。有的档案如此反复会达到十余次，而工作人员每次都要从头到尾将整本档案捋一遍，核对各个信息点，这对信息整理工作人员的耐心是极大考验，还要耗费相当长的时间。

随着各种困难的不断出现，再加上各个处室繁忙的业务对人手的刚性需求，渐渐地，有些人就回到了自己原先的岗位。几年时间下来，原来的15个人变成了3个。工作人员在减少，每月还有新增的整理任务，剩余的同志面对这种局面，心中也有波澜。但对基础信息整理工作的意义、作用和价值的认识，对参保人员负责、对社会保险事业负责的责任心和信念，依然在支撑着他们。经过申请、协调，信息工作组争取到四五个临聘工作人员协助工作，尽管只能做一些边缘工作，但在一定程度上解决了人手不足问题。

问题重重

每一项信息的修改、确定都关系到职工的切身利益，而直接与职工打交道的是企业和档案代管机构，而不是社保局的工作人员。修改、确定会削减职工利益的信息，很难得到职工的支持和配合，即使修改了，也很难得到职工的认同签字。很多情况下，基础信息整理工作人员必须获得“无源之水”，做好“无米之炊”。

由于政策跨度长、种类多，查找依据困难，不少政策依据得不到参保职工的认同。以工作起始时间认定为例，中华人民共和国成立70年以来跨越的几个历史阶段，都有部分政策作出调整，不管哪级政策总有覆盖不到的个别情况。很多职工在不同性质的单位间转来转去，有一些人会被利益驱使违法违规改动个人档案信息，导致个人档案信息相互矛盾。这些问题都在基础信息整理工作期间暴露出来，而且数量不少。为解决这些问题，济南市社保局出台了《关于基础信息整理工作中有关问题的暂行处理意见》，就10个方面的情况涉及的34个问题的处理办法进行了明确。

即便在不同历史阶段出台一些补充政策，还是不能解决所有问题，解决问题找不到法理依据。有一年春节前，一位50多岁的参保人员想赶在过年前落实好自己民办教师阶段的工龄，但拿不出现有政策规定的相关证据，便在基础信息整理工作组办公室大吵大闹，扬言要拿汽油桶来炸掉办公楼。工作组领导联合相关部门及参保人员所在单位，一起给他做了情理教育、政策解释、信息整理现状介绍、问题解决路径方法等工作才稳定了其情绪，最后在多方面共同努力下认定了他的工龄。

最让信息整理工作人员难以招架的是那些既套不上任何政策，又无法确定其不合理性，还无法证明历史事实的个例。2016年，某街道企业一名半身不遂的离职人员由邻居推着轮椅送到基础信息整理工作组，要求认定自己当初不是自动从单位离职。离职人员是否从单位自动离职关系到养老待遇，这位离职人员相当在意，极力争取利益最大化。邻居将他送到基础信息整理工作组后就消失了，留下不能自理的离职人员由工作组来面对。工作组孔伟琳主任抓紧联系、协调该离职人员所在街道办事处和之前所在单位，最后终于将其送回家、安抚好，答应尽力找到人证、物证坐实离职原因。最后，经过努力，终于找到合规证据，证实了他的诉求是合理的，但个中艰辛难以言表。

基础信息整理工作是为了维护社保基金安全和所有参保人员合法利益，经过基础信息整理后，参保人员不会因为档案信息残缺、不实而耽误领取养老金。

从36万到6万

基础信息整理工作的核心价值在于维护、保持档案信息的客观真实，确保以扎实的工作和全面、准确的档案信息支撑所有社保业务顺利、平稳开展。成立之初，根据工作需要和分工，工作组设置了初审组、复审组、综合协调组等6个小组；制定了《基础信息整理工作规范》《基础信息整理内部设置及工作职责》《基础信息整理工作流程》等多项规章制度；确定固定工作场所，安装设备，对社保经办人员和参保单位劳资人员进行业务培训；制定了包含4个方面20多项内容的《济南市社会保险基础信息整理工作手册》。各县区社保经办机构成立了相应的基础数据信息整理工作组，与市社保局同步，专门从事信息整理工作，并不断加大督促力度。

工作组还将1999年12月31日之前参加工作并缴纳养老保险费的在职人员，及原部队转业、复员和退伍人员，自机关事业单位调入人员，本市统筹范围以外参保单位调入人员的档案中，所包含的姓名、户籍所在地、出生时间等21项内容，经过初审、复审，使信息完整、规范，符合逻辑，并且最终要得到参保职工本人的认同、签字。

在审核一些较为特殊的档案时，工作组查阅各类政策条文和多方面资料信息，进行研究，最后达成一致意见；成立由各区办事处业务骨干组成的会审组，尽力弱化个人意见在档案信息审核上的权重；为了订正某个档案信息，动员所有工作人员，发挥主观能动性去获得相关信息；随时接待企业的人力资源管理人员前来为职工办理退休前档案数据信息整理工作；有时还要跟参保人员在法庭上面对面，参与行政诉讼、行政复议。同时，还要为各区县基础信息整理工作组服务，回答咨询，帮助解决问题，指导工作。

目前，济南市社保局基础信息整理工作在稳步推进当中。从2009年开始面对全市的36万多份整理任务，到现在10年过去，已仅剩6万多份，这里面还包括每年从外地转移进来需要整理的档案。已完成的整理工作可以保障相关业务随时抓取信息，直接为参保单位网上办理退休、转移、增员等社保业务提供基础信息支撑，促进“一次办成”，避免临近退休的参保职工因档案信息不完整延误领取养老待遇。工作组每人每天可以整理较为规范的档案四五十份，整理规范性较差的档案二三十份。在取得较高效率的同时，工作组相应地减少了人员力量的投入，目前仅有8人专门来做这项工作。

近几年，基础信息整理工作大约每年服务保障退休办理2万例左右，服务档案转移2200多例、账户结清7300多例，服务社保增员3.3万多例。此外，每年还服务相当数量的趸交和误缴费退费业务。■