加强事业单位电子档案信息化管理工作的探讨

沈伟伟

摘 要：档案管理工作是事业单位工作中非常重要的部分，广泛应用于我国许多领域和行业，随着我国经济和科技的不断创新发展，互联网技术被我国很多个领域引入，并促进着各个领域间的发展。传统的文书档案管理在互联网的冲击之下，逐渐走向信息化和智能化，档案管理工作不再依赖也不再受制于人工服务，文书档案管理信息的电子化标志着我国文书档案管理信息工作从效率和用时多个方面来讲实现了一个飞跃。但是电子档案在管理工作的推行中，依旧存在一定的问题亟待解决，本文首先从两个方面介绍了事业单位中加强电子档案管理工作的优点，随后从两个方面介绍了事业单位中加强电子档案管理工作的措施。以此供相关人士参考。

关键词：事业单位；电子档案信息化；加强管理措施

电子档案管理制度在事业单位中占据重要地位，大大提高了事业单位管理文书档案的工作效率，减轻了企业负担，降低了企业档案管理所需的成本[1]。但是电子档案仍旧有许多不完善的部分，电子化的文书档案管理工作对工作人员和企业的管理系统的完善要求都是比较多的，企业必须招收拥有现代化和信息化思维以及工作经验的员工进行电子化文书档案管理的工作，同时文书档案由于其独特的保密性和科学性对企业管理体系和防火墙的要求比较高，以免有一些不法分子对企业的数据和信息进行攻击和窃取，企业必须拥有一个完善的管理体系和健康的管理系统，同时要升级防火墙，避免病毒和黑客等的侵入，造成信息的遗失。这对机关事业单位的发展水平带来了巨大的考验。

1 事业单位中加强电子档案管理工作的优点

1.1 提高了工作效率，提取信息更加方便快捷

提高电子档案管理技术，健全管理体系有助于信息的共享和传输，只需要互联网计算机进行简单操作便可以进行数据共享。电子档案管理信息在采集、整理并统一后，信息和数据便进入了信息数量巨大的数据库里，数据在进入数据库时就已经被编号并妥善存放，利用人工来再次寻找信息和数据会十分方便快捷，因此建立健全管理制度，有利于提高工作效率，更加方便快捷地提取信息。

1.2 提高了档案信息的安全性和准确性

在管理系统完善，管理制度健全的情况下，电子文书档案相对于传统纸质版文书档案解决了很多局限和困难，电子档案的保存管理较为方便，可以对数据进行良好的保存管理，而纸质版的文书档案则要面临来自高温、腐蚀或氧化等带来的不便，严重影响了数据和信息保存的安全性，增加了所需成本。电子档案为数据和信息提供了安全性，同时互联网具备的精准计算也使得电子档案中的数据具有准确

性[2]。

2 事业单位中加强电子档案管理工作的措施

2.1 完善电子档案管理制度，健全电子档案风险调节机制

计算机技术的迅速发展为电子档案管理中安全防范体系的建设带来了一定的挑战。为了保护公民的信息安全，提高电子档案管理体系的抗风险力度，在事业单位利用电子档案进行工作时，电子档案作为一个重要的而又机密的工作方面，在管理体系上一定要建立健全数据管理安全体系，才能保证用户的信息和数据安全。在电子档案管理制度的完善方面，应当把信息的安全放在首要位置，从事业单位的实际情况出发，制定相关的政策进行电子档案管理安全体系的变革，在电子档案工作的人才、资源和安全建设等方面进行严密管理，同时加大技术研发力度，完善我国的电子档案管理体系，降低风险对我国计算机网络安全的冲击和威胁，提高我国计算机网络的风险抵抗力。在电子档案风险调节的方面，在大数据迅速发展的今天，各种计算机病毒层出不穷，严重威胁着电子档案管理系统的稳定和安全，为保障电子档案管理体系的安全，应当对计算机病毒进行严密性防范，通过研发先进的技术来提高计算机的抗病毒系统水平，保障电子档案管理系统和用户信息的安全[3]。电子档案管理工作人员也应当从小事出发，维护计算机网络不被病毒所侵害，维护电子档案管理体系的安全性。例如不使用盗版网站和软件，定期对计算机进行扫描和杀毒等，实时防范计算机病毒的入侵。提高电子档案管理水平的严密性，要从根本上解决电子档案管理体系在程序上产生的漏洞和缺陷，从根本处进行防范，提高电子档案管理体系的安全性。

2.2 提高电子档案管理人员专业素养和綜合素质

如今电子档案管理工作内部的突出问题便是工作人员的素质问题。企业发挥以人为本的精神，工作人员是决定工作质量和效率的重要因素。因此在提高工作人员的素质和技能方面，企业应该想好充分妥善的对策。

企业想要提高电子档案管理人员的素质，在招聘技术人员时，就应制定正确、科学、合理的招聘制度和标准选取素养专业、态度端正、品德优良、有责任心的员工进入企业担任行政部门中文书档案管理方面的工作。随后，企业可以建立专门的培训小组对招聘进来的工作人员进行培训，将现代化、信息化、智能化的电子档案管理方式向大家进行普及和教学，这要求员工不仅要有专业素养和核心知识，而且要有高度的学习能力和操作实践能力，对员工的要求较高。最后，企业要多多识别并招收复合型的人才，提高文书档案管理工作中整体的信息技术水平，降低所需的人力成本。在提倡创新进步的社会环境中，唯有能力好、素养好的工作人员才能使企业的，工作越做越好，好的工作人员会使企业的整体工作水平迈出一大步[4]。

3 结束语

电子档案管理是我国事业单位不可缺少的工作方面，事业单位许多重要的决策均要从电子档案的信息和数据中取得依据。电子档案管理中的信息和数据可能为一个地方带来翻天覆地的变化。近几年来互联网技术逐渐普及，人类的生产和生活因为有科学技术的引入而更加便捷。企业要提高其电子档案管理水平，完善部门内部电子档案管理体系，降低信息和数据泄露的风险，促进企业发展。电子档案管理方式的变革是时代的产物，是不可逆转的趋势，企业要结合文书档案管理工作电子化的优缺点，结合实际情况来健全电子档案管理制度和体系，将更加创新和先进的电子档案管理制度推向各个领域的事业单位。

参考文献

[1]李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017，23（16）：10-11.

[2]蔡俏冰.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].办公室业务，2017（13）：53-53.

[3]庞洪波.事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].长江丛刊，2017（19）：136-136.

[4]赵文梅.浅谈新时期如何加强机关事业单位人事档案信息化管理[J].办公室业务，2017（9）：63-63.