论Excel在档案管理中的应用

董军莉

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-110-01

摘 要 本文首先介绍了Excel电子表格及其强大功能，然后将传统档案管理中存在的问题和Excel电子表格进行比较，结合基层档案管理中的实际情况，深入浅出的举例说明了Excel电子表格的优越性和传统档案管理方式下档案工作效率低、落后的工作现状，将Excel表的强大功能应用到日常的档案管理活动中，来提升档案管理工作效率和水平，为档案管理工作早日实现信息化贡献力量。

关键词 Excel 档案管理 应用

一、Excel简介及功能

（一）Excel简介

Excel是在Windows系统下使用的一种电子表格，1982年由Microsoft推出的第一款电子制表软件，经过30多年的发展，Excel被认为当前功能强大，使用方便的电子表格软件，它可完成表格输入、统计、分析、查找、存储、数据导入、数据导出，单文件密码保护等多项工作，是一款功能强大、容易操作的数据处理工具，为日常各式各样的表格数据以及图像处理提供了良好的工具。

（二）Excel功能

（1）Excel就是一个数据库，数据存储功能强大。在Excel中，一个数据库可以是一个数据表或N个数据表。每个数据表实际上就是一个小型的数据库，与专用的数据库应用程序相比，ExceL中的数据表所具有的数据库功能比较简单，但功能基本齐全，基本不需要特殊处理，就能满足一般用户的基本需求。

（2）Excel的快速查找功能。Excel快速查找功能，是其最实用，最有效的一个常用功能，打开对应的Excel后，按下快捷键“Ctrl+F”，打开 Excel查找和替换对话框，在“查找内容栏”输入框里输入要查找的数据项，然后单击“查找下一个”或者“查找全部”，就能查找到结果。

（3）Excel表格的上传和转化功能强大。由于Excel本身就是一个小型的数据库，数据库是按数据结构来组织、存储和管理数据的工具，具有一定的通用性，所以在Excel表格输入的档案管理内容与许多档案管理软件可以相互转化，易实现数据库表格的批量导入和导出，这一优点是许多软件所不具备的，是Excel表格所独有的一项功能。

（4）Excel有较强的记忆功能。在Excel工作薄里操作，只要输入过一次的汉字或英文单词，再次输入时，只要你敲第一个汉字或英文单词首字母，键盘就将显示近期输入过的字或单词，提醒用户，这一点对出现重复的词组或组织名称，或产品型号等大批量输入数据有较大的帮助，大大减轻了输入的工作量，而且不易出错。

二、Excel表在档案管理的中的应用

从上面的介绍，我们了解了Excel电子表格的强大功能，在档案管理中，我们尽可能把Excel表的强大功能运用到档案管理中，让档案管理工作更方便，更快捷。

（一）传统档案管理的案卷总目录和分类目录，被内容更丰富的Excel工作薄代替

传统档案管理是是集统计和分类于一体的综合性工作，是一项详细繁杂的工作，同一份档案，最少要抄写三遍文件题名，题名用于档案总目录、分目录以及档案卷内目录，工作量可想而知，由于档案目录的版面有限，有时需要档案管理人员进行概括总结，只能取舍最有用的信息进行抄写，给后期查找造成了相当的麻烦。

（二）Excel电子表格的使用，使档案管理检索、借阅更方便

Excel电子表格中的“查找”、“替换”选择选项，使基层的档案管理实现了检索方便、快捷，使查询工作不再是在一摞摞的目录账本里查找，而是直接打开Excel开始菜单，点击“查找”输入要查找的关键词即可快速找到相应的信息，极大的节约了档案利用者和档案管理者的查找时间。

（三）Excel电子表格的使用，使档案管理案卷增加和删除更方便

对于许多基层档案管理部门，有些重大建设项目前后持续的时间有几个月甚至几年，所以归档的文件不断的在完善增加中，传统的档案管理就需要预留扩容，这全凭档案管理人员的经验，甚至更有甚者，另行新立卷，造成日后查找困难，而使用了Excel电子表格后，重大建设项档案增加和删除完善档案就没有了后顾之忧，只需要在增加或删除的信息栏轻轻右击鼠标，点击增加或删除即可，标注清楚归档时间等重要信息即可，不需要預留扩容等工作，使档案后续完善管理更方便。

（四）Excel的隐私保护与档案管理的保密相结合

档案管理中的涉密档案，主要是指文书档案和人事档案特别是领导干部履职的档案管理，除了使用档案管理的专门加密软件外，Excel自带的密码保护功能也可以有效的保护涉密文件，只需要将要保密的文件进行加密处理即可进行保存管理，简单又方便，即可实现保密要求。

三、结语

Excel表的功能虽然很强大，但怎样才能将Excel的强大功能和档案管理更好的融会贯通，运用到档案管理中，这还需要我们广大档案管理者在今后的工作实践中刻苦专研，把Excel的强大功能更好的运用到档案管理中去，正真实现档案信息化管理。

参考文献：

[1]席小燕.在档案管理工作中的应用[J]陕西档案，2005（4）.

[2]张羡林.浅谈Excel在人事档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2011（4）：71.

[3]《建设项目档案管理规范》修订稿（DA/T28-2002）2002-11-29发布，国家档案局.