运用excel宏技术优化报表制作流程

刘静

摘 要：随着办公自动化系统的发展和不断完善，基于计算机网络技术的无纸化办公得到广发应用，无纸化办公对信息的快速合成与传递是传统办公模式无法比拟的。运用Excel电子表格的强大功能，能够方便地处理多重报表、交叉报表、复杂报表，起到事半功倍的效果。本文介绍如何通过VBA（ Visual Basic For Application）技术快速、准确、高效地以Excel电子表格形式展现数据统计信息。

关键词：VBA技术;优化;报表制作流程

一、背景分析

直到90年代早期，使应用程序自动化还是充满挑战性的领域。对每个需要自动化的应用程序，人们不得不学习一种不同的自动化语言。随着Microsoft office办公自动化软件的不断普及，综合统计分析人员都能较为熟练地操作Excel电子表格软件。例如：可以用EXCEL的宏语言来使EXCEL自动化，使用WORD BASIC使WORD自动化等等。微软决定让它开发出来的应用程序共享一种通用的自动化语言----VBA，可以认为VBA是非常流行的应用程序开发语言VASUAL BASIC 的子集。实际上VBA是"寄生于"VB应用程序的版本。VBA和VB的区别包括如下几个方面：

1. VB是设计用于创建标准的应用程序，而VBA是使已有的应用程序（EXCEL等）自动化。

2. VB具有自己的开发环境，而VBA必须寄生于已有的应用程序。

3. 要运行VB开发的应用程序，用户不必安装VB，因为VB开发出的应用程序是可执行文件（*.EXE），而VBA开发的程序必须依赖于它的"父"应用程序，例如EXCEL

Excel电子表格软件是应用最广泛的软件之一，它的数据处理、图表功能及各种函数和工具深受广大用户的喜爱。Excel的强大优势还在于它提供的宏语言VisualBasicforApplication（VBA）。VisualBasic是windows环境下开发应用软件的一种通用程序设计语言，功能强大，简便易用。VBA是它的一个子集，可以广泛地应用于Microsoft公司开发的各种软件中，例如Word、Excel、Access等。

多数 Office 程序（包括 Excel）所用的宏代码语言都是 Visual Basic for Applications （VBA）。VBA可以称作Excel的"遥控器"。通过逐步执行程序为您保存的操作而在 Excel 中录制过宏。录制宏时，Excel 会在附加到工作簿的模块中录制描述操作的 VBA 代码。Excel 中的宏是存储在工作簿中的代码段，它可以自动处理重复的任务，快速地组织数据。宏可以使我们的工作和生活更加方便，这正是它值得关注的原因。模块是用于存储宏的容器，宏是用 VBA 语言编写。

二、实施步骤

1、在工作表中加入超级链接。

对于存储在本地、工作组或者局域网中共享的文件数据，可通过在工作表中设置超级链接来定位文件。文件的超级链接一方面可以快速定位和打开所需文件，另一方面可以杜绝报表出错。一旦文件不存在或读取错误，报表就会中断自动合成并跳出提示信息（图一）。点击“调试”，出错信息就会以突出的背景色显示在Visual Basic 编辑器的代码段中。

2、录制宏

记录宏其实就是将工作的一系列操作结果录制下来，可以使用Excel菜单“工具→宏→录制新宏”，这样将产生一个宏。可是宏记录器只允许用户完成用VBA可能完成的一部分，而不少工作，必须通过编写VBA程序来完成。具体步骤是通过EXCEL菜单“工具”→“宏”，选中需编辑的宏，按“编辑”键，就可以对这个宏进行编辑。 也可以通过在“工具”菜单上，指向“宏”，然后单击“Visual Basic 编辑器” 打开“Visual Basic 編辑器”。 “Visual Basic 编辑器”是一个用于编写和编辑 VBA 的工具。我们可以在过程中加入程序，也可在宏中加入新的过程。插入一个模块，作为存储宏的容器。在开始编写宏之前，需要先想好将宏保存在哪里。模块是存储宏的容器，它通过VBA 项目的更大的容器附加到工作簿中。Excel中的许多操作都可以是一个“宏”。“记录宏”其实就是将工作的一系列操作结果录制下来，并命名存储 （相当于VB中一个子程序 ）。在Excel中，“记录宏”仅记录操作结果，而不记录操作过程。

录制完成后使用Excel菜单“工具→宏→停止录制”，选择“工具→宏”，点击运行，可以测试和编辑新录制的宏。

3、设置快捷键

在Excel “工具”菜单上，指向“宏”，选择需要设置快捷键的宏，单击“选项”，设置运行该宏的快捷键（图二）。因为在Excel工作薄中可能包含多个不同功能的宏，例如当您需要对某一数据区域执行多次操作或对多个数据区域执行操作时，便可使用嵌套循环，宏的嵌套循环就需要多个宏的运行来实现。设置快捷键可以快速找到并运行需要的宏，防止出错。

三、结束语

就大型工业企业而言，大量的业务和运营数据对企业的经营分析活动具有至关重要的作用，是企业经营决策层进行决策活动的依据和基础。大量的信息由企业IT部门的工作人员依据数据库中的数据生成统计信息和相关的报表，展现给企业的综合统计分析人员。宏技术优势体现在速度快，正确率高，主要适合于处理大量重复的统计数据和报表的制作合成，有利于降低劳动强度，对于工序繁琐，易出错的各类报表，有很好的应用前景。