简要分析图书资料采购监管机制

邓海辉

摘 要：图书馆采取的是政府采购的方式，从经费管理方面有规范保障，一定程度上节约了购书费用成本，有效规避了违规操作，对廉政风险形成了很好的控制。然而，对于图书资料采购工作依然需要加强监督管理，有机结合监督管理和采购活动，才能实现更好的图书资料采购效益。

关键词：图书资料;采购监管;机制研究

为了普及图书教育，帮助人民群众不断获取更多的新知识，现阶段国家对于公共图书投资力度在不断增加。随着国家对公共资源投资力度的增大，图书馆也受到很大程度的扶持，随之而生的个别图书馆开始产生贪污腐败现象。管理单位应该采取招投标方式，通过经济手段和法律规范的使用，将图书资料采购过程当中的浪费和腐败现象遏制在一定范围内，直至彻底杜绝。

一、开展图书资料采购监管意义重大

1.最大化资金使用效率

精细化、科学化的资金管理需要更加完善的采购工作机制作保障。图书馆管理应该以读者需求为根本，坚持文献资源建设的健康发展方向，科学规划图书资料采购资金的使用，同时满足馆藏建设的未来发展和读者对于文献资源的需要。图书馆管理单位应该采取“成本-效益” 评价机制，发挥图书资料使用效益的同时，持续提升图书资料采购资金的使用效率。

2.提升图书资料采购质量

完善图书资料采购工作流程应该覆盖到采购、验收、管理、报废等所有环节，为了有效规避采购风险，控制图书资料采购成本，应当坚持执行采购工作决策、执行和监督三分离工作机制，对每一个采购流程都进行严格把关，以集思广益的方式开展充分论证，避免图书资源建设的重复和浪费，有效提升图书资料采购质量，确保图书馆藏文献资料能够真正最大限度的满足读者的需求。

二、图书资料采购监管工作措施优化和完善

1.完善采购监管制度

完善的采购监督法律体系是图书资料采购监管制度有效运行的有力保障，也是采购监督机制运行的重要基础。在图书资料采购制度运行的外部环境，对于采购全程序进行严格监督，监督标准须高于内部监督，才能有效促进图书资料的依法采购，确保采购成本最低化、采购效益最大化。图书馆管理单位针对现行法规体系当中存在的不同疏漏和缺陷应该引起充分的重视，通过完善建构监管法律体系建设来加以解决，才能满足图书资料采购工作开展需要，同时满足监管工作开展的需要。

2.强化监管机构建设

图书馆应当建立专门的图书资料采购监督管理机构，从图书馆、纪检、审计、财务等部门抽调人员组成专门的监督工作组，机构隶属于上级单位独立开展工作，其主要职能是审查批准采购预算、制定完善采购政策和法规、监督修订相关采购制度体系和具体的执行情况，同时针对采购政策落实情况开展实施监督和检查。对于图书资料采购招投标活动，监督小组应该依法实施监察。同时，应该持续建设并不断健全素质高、内容广、规模大的专家评委数据库，应用并参与到图书资料招标采购过程当中，保证图书资料采购的客观性和科学性。

3.采购流程的完善和规范

3.1完善采购计划

3.1.1年度采购计划制定

图书资料年度采购计划须符合年度经费预算，充分结合上一年度各种文献使用的绩效评价、本馆的馆藏发展规划和不同科学门类设置情况，明确规划各种不同类型文献的采购数量和采购经费的支出比例，侧重点突出同时需要兼顾到不同门类，确保图书馆馆藏资源建设的稳定性和计划性。

3.1.2成立文献资源建設小组

馆藏信息是否能够满足读者的需要，与图书馆文献资源建设紧密相关。图书馆应该成立专门的文献资源建设小组，严格把控图书资料采购计划关，确保年度采购计划能够与馆藏文献建设规划工作的实际情况向符合，而且能够满足读者对于文献资源的需要，最大程度发挥出文献采购经费的使用效益。

3.1.3采购预算必须严格执行

采购计划的形成必须以图书采购预算为依据，预算的确定必须经历多方论证，再确定、批准后下达执行。实际采购工作必须严格按照流入采购预算的项目执行，严谨无预算采购、严谨随意追加采购预算等，确保能够将采购预算和采购计划认真、严谨执行到位。

3.2实施采购操作

图书资料采购通常有三种采购方式。第一，订单采购。先采集订单，结合订单对读者进行意见征询，馆员然后进行圈选，在此基础上进行节目查重，最终确定具体执行订单向供应给上下单。第二，现场采购。依据采购计划，由采购人员督促供应商进行现场配货。第三，电子资源采购。电子资源采购方式有其专用流程，数据库开通试用后向读者征求意见，在此基础上提出采购方案，最终执行采购。丛集钟爱购房时可以看出，文献资源采购的重要依据来自于读者的意见，满足读者的需求可以说是文献资料采购最重要的目标。此外，采购人员专业性难免存在局限，对于不同门类或者科学的前沿信息未必能够做到及时了解，因此应当充分征求不同专业人员和读者意见，才能确保图书文献资料的采购质量。

3.3严格执行验收程序

3.3.1执行验收程序

图书资料采购验收须认真对采购清单进行核对，入保价格、册数、书名等一致性，确保不至于出现污损、缺页和与馆藏原则不符合的情况。电子资料需要确保供应商能够提供售后服务，保证数据库能够正常使用。

3.3.2撰写验收报告

图书资料采购验收工作须形成详尽的验收报告，针对供应商供货情况开展采购分析，作为年度采购计划调整和图书采购制度管理体系进一步优化和完善的重要依据。

3.4采购绩效评估

针对文献资源购置的质量，图书馆应该定期开展评价，同时评价文献资源采购经费的使用效率。纸质文献采购的绩效评价，可以作为年度图书购买量占据初版市场该类图书的百分比的重要依据，也就是说要衡量其覆盖率。制定图书馆藏将设规划经费预算，应该充分结合购入各类图书市场覆盖率情况，重点馆藏的覆盖率不能低于90%，同时及时补购那些缺失或者漏买的图书文献。

4.强化流程和合同监管

针对图书资料采购流程当中的不同环节以及涉及其中的管理部门和个人都应该进行严格的监管，确保采购流程合规性。对于采购合同的旅行以及采购项目的验收和售后监督工作，须严格以《中华人民共和国政府采购法》为法律依据，完成整体过程的监管。 对于纸本图书资料，应该针对合同中约定的数据准确率、图书加工程度、图书质量、送货和验收等具体的要求进行严格验收，要求供应商严格旅行电子资源的并发用户数、软件升级维护、使用时间和数范围等相关内容。只有确保采购流程的合法性和规范性，才能全面保障图书资料采购工作质量。

5.提升采购信息透明度

图书馆图书资料采购信息应该通过不同的网络和媒体方式进行公示，随时接受社会各界的监督和审查。同时，图书馆应该积极应用计算机网络技术，建设并完善科学、合理、有效的采购监督管理网络系统，持续完善图书资料采购监管报告制度，确保采购流程的合规性和透明性，最终保障图书资料采购监管水平。

6.提升采购人员综合素质

相关部门和图书馆管理单位应该不断强化采购和监管人员的专业水平和综合素养，确保他们能够认真执行采购政策，确保采购流程的规范性和透明度，提升自身的监管意识、服务意识和廉洁自律精神，尽可能成长成为复合型的采购监管专家型人才。对于图书馆采购和监管人员，须经历岗前培训实行持证上岗，只有接受过系统培训的专业人员，才能充分结合理论知识和实际操作，实现图书资料采购和监管充分结合，持续提升采购业务水平。

结束语：总而言之，图书馆是公共资源，图书资料采购也应当充分发挥市场主体作用，采取招标方式开展采购工作，筛选社会优质资源。图书馆应当充分利用市场作用，发挥图书资料招标采购的特点，有效规避国家采购资源的浪费，实现阳光化采购和管理过程，保障公共资源效益和价值的最大化。

参考文献

[1]林体排.关于图书采购招标的若干思考[J].图书馆理论与实践，2011

[2]陈碧.图书资料采购监管机制研究[J].图书馆学刊， 2013（01）