浅析档案的信息化建设

刘慧

摘 要：：档案信息化建设依赖于计算机网络及信息技术，强调以档案资源为对象，以档案管理为依托，按照信息社会和国家法律法规要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

关键词：档案；信息化；建设

档案信息化是档案管理部门适应社会信息化发展的必然要求，也是档案管理部门对档案信息进行科学管理和优化配置的必要手段。自上世纪末期提出档案信息化以来，我国的档案信息化建设工作已经初见成效，全新的信息化档案管理模式也得到了社会的普遍认可。但对档案管理整体工作来说，档案信息化还属于比较新鲜的事物，对档案进行信息化管理也属于一种全新的管理方式，在尝试的过程中难免会走弯路。目前档案信息化建设中还存在一些不足，需要在管理过程中进一步完善和创新。本文针对当前档案信息化管理中存在的若干问题，提出了自己的几点看法。

一、增强档案信息化利大于弊的思想意识

一些档案管理工作者由于自身工作经历、年龄层次和文化程度的差异，在一定程度上存在墨守成规、因循守旧的思想。他们大多缺乏对现代化档案管理设备的了解，习惯于以往的手工操作方式，对于档案信息化管理抱有怀疑的态度，大多认为档案信息化管理存在很多弊端，甚至可能出现抵触情绪。具体表现为一些人认为信息化属于高投入、低产出的事物；纸质档案在数字化传输过程中容易受到破坏；档案信息化管理中进行网上信息传输时，机器设备容易出现故障，档案的安全得不到保障等。

档案信息化作为一种处于发展中的新生事物，目前我国的档案信息化管理水平和发达国家的标準还有一定的差距，只有经过不断摸索和完善才能适应社会信息化发展的需求。从长远的发展角度来看，档案信息化管理不仅不会影响纸质档案的安全和使用，还能延长档案的保存和使用期限。由于纸质档案需要较高的保存条件，占用的储存空间也比较大，只用在条件适宜的情况下才能延长档案的保存期限。但这种延长并不是绝对意义上的延长，纸质档案不管使用何种方式保存，也无法避免纸张最后的老化，而对档案进行信息化管理就不会出现这些问题。在短期内由于一些档案管理工作者思想观念跟不上，无法完全驾驭这种新的工作模式，导致工作效率暂时低下，也属于十分正常的事情。但相信通过一段时间的学习和适应，这些困难都可以得到解决，档案信息化也会给档案管理工作带来很多便利。档案信息化在信息量和信息傳输速度等方面的优势是纸质档案无法企及的，但档案信息化的缺点是受人员和设备的影响比较大。在目前现有的信息技术和经济条件下，电子档案还不能完全取代纸质档案，这两种方式必须在一段很长的时间内并存并且相互支持，以实现电子档案和纸质档案并存的“双套制”。

二、档案信息化应该区别于数字化和网络化

档案信息化建设包括对基础设施建设、人才队伍建设、信息资源建设和应用系统建设等方面，它是一项涉及多方面内容的系统工程，需要管理部门统筹规划，并且结合实际有计划、有步骤的进行，分阶段逐步实施完成。档案数字化和网络化只属于信息化建设中的信息资源建设，是档案信息化建设基础工作的一部分。因此，档案信息化应该区别于数字化和网络化。很多人将档案信息化和档案数字化、网络化的概念相互混淆，这是很不对的，这也是没有弄清档案信息化建设的实质，没有理解档案信息化是一项系统的、有规划的建设。档案信息化的建设目标应该将信息资源建设作为核心，将电子信息管理作为重点内容，保障电子文件信息的真实性、完整性和安全性。同时以互联网作为信息基础，加快档案信息资源数据库的建设步伐，对档案电子文件进行数据库建设，实现对电子文件的有效管理和实时利用，并且实现档案信息的数字化和档案信息管理的网络化。

三、档案信息化应该注重适用性和有效性

档案信息化建设应该注重适用性和有效性的原则，建设过程中突出重点，并且以点带面地进行各项信息建设工作。从实际出发注重建设的时效性，在追求投资效益的同时也不能搞形式主义。加强对各项建设工作的统筹兼顾，做到重点突出、循序渐进。档案信息化建设的总体目标应该具有一定的高度，但在实际建设过程中应该分阶段实施，按照适用性和有效性的原则有步骤的进行建设。档案信息建设过程中不能盲目追求系统的完整性，或者是缺乏对档案信息化建设复杂性的估计，导致预期目标不符合实际，可能出现后期投入经费不足、建设时间无法保障等问题，甚至让已有的投入付之东流，带来巨大的人力、财力损失。档案信息化建设应该以基础业务为依托，并且和基础性业务相互协调、相互兼顾，两者之间取长补短，以保障信息化建设能够发挥最大的功能和效益。

四、结语

档案信息化是适应社会信息化发展的必然要求，也是档案管理部门对档案信息进行科学管理和优化配置的必要手段。档案管理人员应该增强档案信息化利大于弊的思想意识，注重信息化建设的适用性和有效性，以此进一步提高档案信息化管理水平。

（作者单位：山东省单县人力资源和社会保障局）