政府投资公司档案管理的创新与实践研究

曾燕红

摘 要：政府投资公司的定位属性决定了档案管理具有的价值和重要意义。本文针对政府投资公司普遍的不足，结合青岛城投地产集团档案管理的最新实践，提出通过培训提升意识和能力、建立档案SDCA 管理体系、推进“731”建设项目全程档案管理、完善历史遗留问题专题档案和严肃资产产权变动档案管理的对策建议。

关键词：政府投资公司;档案管理创新;建设项目档案;资产产权变动档案

政府投资公司是由地方国资委行使股东权利的市直企业，其档案管理工作接受档案局相关处室的检查、监督和指导。青岛城投地产集团档案管理工作连续两年获得市级档案工作优秀奖。通过对政府投资公司档案管理方面的研究，对深化国企改革，推进转型发展意义重大。

一、档案管理工作对政府投资公司的价值分析

1.公司属性定位决定了档案管理工作的重要性

政府投资公司是政府投融资平台公司，是由地方政府及其部门通过财政拨款或者注入土地、股权等资产设立。一方面政府投资公司在城市基础设施建设过程中产生的档案资料，具有非常重要的保存价值，另一方面成功的政府项目运作模式，具有非常好的推广价值。此外，政府投资公司还承担了大量的重要事项、重大活动、复杂问题处理等政府性任务，这类档案具有长远的保存利用价值，做好档案管理工作非常重要。

2.国企混改趋势决定了档案管理工作的必要性

2019年国资委明确要求国有企业积极稳妥推进混合所有制改革，这成为深化国企改革的重要突破口。政府投资公司在内的地方国有企业已按照有关要求，研究制定了混改方案。在混合所有制改革过程中，通过项目合作、股权转让、改制重组和上市等方式积极引入各类投资者， 推进股权多元化，这会产生大量的国有资产与产权变动类档案，国有资产与产权变动类档案具有国有资产属性，正确处理这类档案的归属和流向非常重要。

二、政府投资公司在档案管理方面存在的不足

1.档案人才队伍不稳定，缺乏专业档案人才培养

一是档案工作人员不稳定，变动频繁，大部分的档案管理员为兼职人员，对《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）等国家和行业标准规范掌握不透彻，缺少档案行业标准和规范的熟练应用，导致部分档案管理业务存在不规范性。二是档案人员培训机会较少，往往受培训名额限制，大部分的兼职档案员任职以来并未经系统化培训，对档案工作持续更新的国家和行业标准以及政策规定不了解。三是档案人才晋升和成长的通道不明确，缺乏对档案人才培养的重视，重要档案人才未能得到充分肯定。

2.资产处置类档案处理存在瑕疵，档案归属和流向不明确

对于通过产交所公开挂牌转让形式处置的国有企业闲置资产，往往只注重盘活资产实现经济效益，却未能严格按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字[1998] 6号）要求，做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作。例如，缺乏对资产处置与产权转让全过程档案的梳理和留存归档，部分重要档案直接全部转给了受让方，非常重要且有保存价值的档案资料自身并不留存，尤其是资产或股权受让方是非国有企业的话，就导致了国有档案资产的流失，无法通过档案资料还原国企历史。

3.建设项目档案存在断档，项目全生命周期资料不全面

政府投资公司工程建设项目类档案按照城建档案馆的规定目录，在项目竣工验收结束后根据目录清单移交城建档案馆。但还存在城建档案馆无明确存档要求的项目过程档案以及其他归档剩余件，造成项目过程档案以及归档剩余件等具有保存价值的重要檔案未能实现集中统一管理。该部分档案资料一直留存在项目人员手中，一旦项目人员变动，该部分档案将永久缺失，后期项目质量终身负责制以及后续审计等工作难以落实和开展。

4.历史遗留问题处置类档案未设立专题，利用效果难以保证

政府投资公司存在较多的历史遗留问题，该类问题处置非常棘手，一旦处理完成将是非常重要的工作成果，具有长远的保存利用价值。但是该类档案资料往往散落在管理类档案、会计类档案甚至工程类档案资料中，甚至散落在项目人员手中，没有设立专题门类专门管理，档案查阅和利用非常困难，不便于后续历史遗留问题处置工作成果应用和推广。该类档案如果出现缺失、损毁，将造成珍贵历史资料的短缺，甚至造成国有资产流失。

三、青岛城投地产集团档案管理的创新实践

1.将档案管理上升到保证项目过程质量的地位

一方面将档案资料真实性、完整性和合规性作为项目过程质量控制的重要环节，针对项目前期开拓、投资决策、组织设计和图纸、施工管理、设计变更和工程签证、竣工验收等重要环节，设置专门档案分类，要求全过程档案资料齐全。另一方面注重档案利用效果，对于项目运作过程中能发挥重要价值的档案资料，进行充分挖掘，开发档案利用效果整理和记录，真实反映项目历史脉络和实际情况，并持续探索工程建设项目档案全生命周期档案管理方法。

2.档案管理与绩效考核挂钩，确保档案工作落到实处

一是在年度经营绩效考核过程中，设置档案管理考核指标，主要包括年度档案整理情况、档案系统录入情况、移交情况等指标，作为绩效考核的硬指标。二是健全完善档案管理人员队伍，成立专门的档案管理职能和负责人员，每个部门和项目均配备档案人员，落实责任强化考核，参与考核的职能部门、项目均设置档案管理方面的指标，提出硬考核的要求。

3.建立档案专项检查办法，形成自完善体系

结合年度党建工作和经营管理工作情况，探讨本年度档案工作的重点，依据重点项目和重要事项推进情况，及时更新档案工作思路，使档案工作更好地服务于经营发展。针对“双随机一公开”档案检查环节的要求，设置检查指标体系，将检查环节细化、量化，对于检查发现的问题，争取能改立改，促进持续提升完善。

四、提升政府投资公司档案管理水平的对策

1.通过持续培训强化档案意识，充分挖掘档案信息系统功能

一是通过培训强化档案意识，营造档案管理工作的氛围，形成在日常工作中的良好习惯，确保各项档案资料及时全面的收集。二是通过专业档案人员的引进与招聘，强化档案管理团队，并有针对性的设立专项培训课题和培训体系，提升业务能力，确保档案工作实现标准化、规范化。三是充分挖掘档案信息化系统功能，对影响档案管理效率的设备设施进行升级改造，探索建立大数据分析系统，加强档案分析及利用工作，通过大数据的检索提升档案工作的效率，强化档案利用的效果。

2.建立SDCA档案管理体系，促进档案管理水平的持续提升

一是进一步完善档案管理办法，对当前存在的覆盖面不足、标准不清等方面的问题进行修正完善，并将标准进行培训宣贯。二是建立档案管理中的点检体系，针对不同档案类型在过程中进行点检，确保档案管理落实到过程中。三是建立档案管理评价体系，可以借鉴比较成熟的模糊综合评价体系，从人员能力、设施设备、档案标准执行等方面对执行情况进行评估，并作为绩效评价的重要组成部分。通过这种标准（Standard）、执行（Do）、检查（Check）和总结（Action）的档案管理体系建立，促进档案管理水平不断提升。

3.推进“731”项目全程档案管理，确保过程性档案齐全

项目生命周期不同形成的资料不同，其重要性也不同，有些是必要的记录性资料，有些是反映进度成果的资料。因此要发挥档案对过程质量提升和风险控制的保障作用。按照项目七大里程碑节点和三大维度梳理形成一套项目全过程档案管理体系。一是按照时间序列维度从前期开拓、投资决策、招投标管理、图纸和设计、施工管理、设计变更和工程签证、竣工移交共七个阶段进行档案的收集管理，将档案管理工作落实到细节落实到过程。二是从项目的质量、成本、交付三个维度进行过程档案的收集，确保工作进度的推进，避免了重要过程档案资料因频繁人员变动造成的档案流失和损毁。

4.设置专题类档案，完善历史遗留问题处置档案管理工作

按照尊重历史的基本原则，对于历史遗留问题处置档案要设置专题档案，进一步明确对历史遗留问题处置档案管理的标准和方法，为有效利用奠定基础。一方面鉴于历史原因和政策的延续性，历史遗留问题处置往往延续了一定的历史脉络，它是国有企业历史的见证，具有长远保存利用价值，是国有企业发挥历史作用的关键环节。另一方面该专题类档案要重点审核真实性和完整性，在后期借阅和利用的过程中，需要根据档案还原历史真相，如涉及到国有资产处置、重要信访事项等重大决策，档案资料可以提供政策支撑和决策依据。

5.坚持国企档案属资产原则，严肃资产与产权变动档案工作

一是进一步强化档案法制观念，严格执行《档案法》和《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等有关，明确资产与产权变动过程中档案的立卷、归档责任单位，规范收集归档范围和保管期限，以及移交渠道。二是加强与地方国资委、档案管理部门沟通联系，处理好国有企业档案的国有性质与企业法人对企业档案所具有的一定处置权的关系，把握好出售产权企业的档案处置中对涉及知识产权及专利档案资料归属问题，处理好兼并企业的档案管理，处理好国有破产企业档案的归属问题，确保国有企业档案有正确归属和流向。

参考文献：

[1]国家档案局等.《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字【1998】6号），1998年

[2]國家档案局.《企业档案工作规范》（DA/T42-2009），2010年