如何提高医院办公室工作效率

许真 陈孟利

摘 要：我国的医改正在有条不紊地进行中，使医院的发展面临着更多的挑战和改革。医院办公室是医院行政工作的重要职能部门，医院办公室的工作状态和质量直接影响到医院办公的质量和工作效率。

关键词：医院办公室;作用;管理;创新

医院办公室是医院的中枢神经，担负着沟通上下、协调左右、联系内外、辅助参谋等重要任务。医院办公室只有具备过硬的素质和能力，才能提高工作效率，充分发挥应有的职能作用，为医院领导出谋划策，协调内外关系，更好地为本单位和社会服务。

1 医院办公室的作用

医院办公室作为医院的综合办事机构，在医院管理中具有重要的地位和作用，主要体现在服务作用、协调作用、参谋作用、监管作用和外事作用。当这些作用得到很好的发挥时，能有效促进医院更好的发展，更好的服务于社会。

1.1 服务作用

医院办公室是医院的心脏，又是一个服务机构，服务的质量和水平，直接关系到医院整体行政效率的提高。医院办公室既服务于院领导，听从院领导的指示和安排;又服务于临床科室和其他行政职能部门，沟通和协调各部门之间的关系;同时还要服务于患者，为患者及家属解决问题，排忧解难。所以，医院办公室要把服务是否到位作为衡量办公室工作的重要标准，要努力从被动服务向主动服务转变，从常规性服务向创造性服务转变。

1.2 协调作用

医院办公室是医院的对外窗口，做好沟通协调，为医院树立良好的形象，也是办公室要承担的重要任务。医院办公室的协调作用主要分为外部协调和内部协调。外部协调是协调医院与上级主管部门的关系，以及医院与政府的有关行政部门的关系，期望在医院的发展过程中，能得到各相关部门的支持和帮助。内部协调则是协调办公室与其他行政职能部门的关系、办公室与临床科室的关系、以及办公室与患者及其家属之间的关系。医院有很多大型的活动是由医院办公室来牵头负责，办公室在统筹安排的时候，需要得到其他行政职能部门的配合与帮助，才能让活动得以顺利推进，所以，办公室在平时就要加强与其他行政职能部门的沟通和联系。

1.3 参谋作用

医院办公室既要服务于院领导，又要在院领导做出决策时，发挥参谋的作用。医院办公室要关注和熟悉国家相关的卫生工作政策和法律法规，为领导决策提供参考依据和信息资料，积极为医院发展出谋划策，辅助领导作出正确的决策，配合领导做好工作。医院办公室要将领导的决策准确的传达给相关科室和部门，在决策的执行过程中，要跟踪动态、收集反馈信息、及时发现问题并上报给领导，提出可行的建议和方案，充分发挥好参谋的作用。

1.4 监管作用

医院办公室作为领导的左膀右臂，肩负着上传下达的重要任务。不仅要及时并准确传达院领导的指示和决策，还要及时传达上级卫生管理部门的政策，并对指示、决策和政策的执行情况及其结果进行监督管理。医院办公室在进行监督管理时，需要注意协调好与其他行政职能部门的关系。一方面，医院办公室要监督管理其他行政职能部门的工作落实情况;另一方面，医院办公室需要和其他行政职能部门一起协作，对临床科室的工作进行监督管理。医院办公室还要将监管时获得的重要信息和发现的问题，及时向院领导汇报，等待领导作出指示和决定。

1.5 外事作用

一些医院没有把外事办公室设立为一个独立的行政职能部门，而是把外事办公室挂靠在医院办公室下面，在这种情况下，外事工作就成为了医院办公室工作的一项重要内容。医院的对外交流越加频繁，外事手续的办理和外事接待也需要由医院办公室来承担。外事工作是一项非常严谨的工作，不论是外出进修，还是来院交流，都要严格按照相关规定来办理，并及时向上级领导请示和备案。在外事接待工作中，既要展现医院的风采，又要尽量满足交流单位的需求。在食宿和餐饮方面，要尊重来宾的宗教信仰、风俗习惯和生活习惯，进行妥善的安排。

2 怎样提高医院办公室的工作效率

2.1 建立健全相关管理制度

医院办公室要寻找曾经没有建立或没有被发现的制度，对原有的制度进行一种扩展，以便于对办公室工作人员进行调控和引导，让工作人员更清楚的理解工作内容和要求。这并不需要刻意为之，只要在有问题发生的时候，及时把处理过程记录下来，并对措施进行相应整改，避免事情再次发生。医院办公室应该在条例中明确规定违反条例后的具体惩罚措施，这样可以让工作人员更加直观的感受到违反条例的后果，并以此来提升自己的责任感以及办公室的效能。与之相应的，关于奖励方面的条例也需要完善，奖惩措施的明确规定能刺激和调动工作人员的积极性。

2.2 提高工作人员的综合能力

医院办公室地位特殊，工作量大，涉及面广，综合性强，对工作人员的能力也提出了较高的要求。医院办公室的工作人员不仅要正确高效地处理好日常事务，还要提高自己的政治素养，保证医院办公室工作的正确性与方向的合理性;要熟悉医院的规章制度、发展规划和发展战略，保证在思想上和行为上与医院总体目标相一致;要不断扩充知识面，提高工作技能，增强知识储备量;要始终保持良好的工作心态，在被动服务中寻找主动，探索做好工作的新途径。

2.3 营造积极向上的工作氛围

医院办公室的任务繁重，医院要为医院办公室的工作人员创造良好的工作环境，营造积极向上的工作氛围，使工作人员摆脱机械式的思维，开阔视野，有更多的自主权和发展平台。医院要从以人为本的角度出发，尊重和关心工作人员，加强与他们的交流和沟通，取得他们的理解和支持。通过定期开展有意义的文化活动，缓解工作人员的工作压力，提高他们的工作效率。例如，办公室可以定期开会学习在良好的工作环境与氛围中，工作人员能够以更饱满的热情去工作，更好地发挥积极性和创造性，提高工作质量和效率。

3 结语

在新形势下，医院需要不断创新和改变自己的发展理念，不断完善和调整自己的管理理念。医院办公室作为医院重要的行政职能部門，办公室的工作也面临着各种挑战。医院办公室要完善相关的管理制度，提高工作人员的综合素质，创造良好的环境和氛围，从而提高办公室的工作效率，推动医院的健康蓬勃发展。

参考文献

[1]王巍，论医院办公室工作的创新实践

[2]尹庄，新时期深化医院办公室工作的实践与思考

[3]魏琼，罗孝蓉，新形势下医院办公室管理工作的创新路径

[4]胡梅，浅论医院办公室的管理创新与实践

[5]陈伟新，新医改背景下的医院办公室管理探索

[6]蒋文娟，医院办公室工作在医院管理中的作用研究

（作者单位：西南医科大学附属中医医院）