企业档案高效化管理的重要性及策略探究

韦尔才

摘 要：企业档案是对企业各种信息进行管理的记录，也是企业发展的见证。在当前管理中，依据现代化社会的背景，必须了解发展形式要求。在档案管理中把握住企业档案管理的主流趋势，如何合理开展各项工作成为关键，必须注意的是发挥档案资源的作用，实施深入性分析。

关键词：高效化;企业档案;策略;重要性

一、企业档案高效化管理的重要性

（一）高效化管理可以为档案管理创造有利条件

在进行档案管理的过程中，通过实施高效化管理模式可以更好地使档案管理人员之间形成有效的连接，不断提高协作效率，这样可以化解在传统模式下档案管理可能存在的风险与矛盾，为构建完善的档案管理体系奠定坚实基础，同时也对常态化的档案管理具有极大的促进作用[1]。

（二）有助于形成良好的档案管理文化

在高效化管理模式下，企业需要加强档案管理工作人员的业务素质培养，通过业务素质培养形成良好的企业管理文化，这样可以落实各项规章制度，进而不断提高整个档案管理水平与此同时，还可以促使档案管理工作逐步朝着制度化的方向发展，通过制度做好管理。

（三）启发发展思路

企业决策是企业的核心，而决策恰恰建立在企业庞大、完整、可靠的信息基础上。企业将过去和现在的各种情况、数据进行综合分析，并与现实中的客观条件和主观条件进行比较，从而帮助企业对未来的发展做出科学的判断。科学判断和决策前的参考信息和数据就是从档案信息中提取的[2]。企业通过这些档案资料，能够积累、掌握、判断企业情况，如企业生产能力、技术潜力、物质条件、人才储备等内部情况和诸如本行业、本系统、市场环境等外部情况。企业可以通过比较、分析和研究大量可靠的、历史的、现实的档案信息，最终预测企业活动未来的发展和变化。这样方便企业评估情况，做出科学的决策，制订切实可行的企业方针和发展规划，减少决策的武断和盲目。

二、企业档案高效化管理的策略

（一）管理理念的精细化

任何一项工作的创新都需要以理念为出发点，这也是基本保障，所以，在企业档案管理创新过程中，要将精细化理念创新放在首要位置，以此来保障档案管理创新的有效实施。目前，企业档案管理正在朝着知识化、网络化以及社会化的方向发展，这也是企业档案现代化管理理念的主要体现，同时也是档案管理工作的延伸。企业需要在分析档案管理理论与工作经验中寻找突破口，形成具有特色的档案管理体系，总结过去的经验，寻找工作中存在的问题，同时分析未来发展趋势，认识到档案信息价值需要发挥档案自身的作用。只有将档案精细化整理，才能使其变成企业需要的信息，进而使档案获得有效利用。因此，在过程中需要加强档案管理效率意识，发挥档案的内在价值。

（二）岗位设计与流程设计是档案高效化管理的重点

企业档案管理业务流程较长，文件档案归档、移交档案室鉴定、档案载体的测试、整理、类、编目、装订、上架等，真正成为档案需要多个工作环节，每个环节又包含3到6个步骤。档案管理人员进行档案整理的过程中，要认真核对，杜绝遗漏现象的发生;在检查过程中，还需要认真核对档案数目与种类，坚决杜绝任何错误的发生。在形成档案之后，还需要对档案进行安全管理，提供查询利用等后续工作。所以，依照档案业务流程进行岗位设计与流程设计是精细化档案管理的重点。岗位设计主要就是依照档案工作需要来规定每个岗位任务、责任以及权力。岗位设计能够将档案工作的岗位职责内容和履行职责内容以及绩效评价等内容进行融合[3]。流程设计就是以制度形式和信息化管理方式，规范每一个档案岗位的关系，通过工作流程与过程控制以及总结评估等方式，将多个岗位进行联系与协调。通过科学的岗位设计与流程设计能够使档案管理工作更加规范。另外，再配合评估考核体系，能够充分调动员工对本职工作的积极性，同时还能够提升员工的工作效率。

（三）强化信息化建设

建立企业局域网络，这样不仅能够有效服务广大用户，还可以加强企业档案资源的开发与利用，让其更加系统化、合理化。随着信息时代的快速发展，企业档案信息变得十分零散且越来越复杂化。因此，必须要对这些档案进行精细化管理，进一步打破企业部门之间各自为政问题，构建完整的信息系统，实现一体化管理。这样的方式不仅要实现资源共享，还需要实现资源互补，提升企业档案的利用效率，避免出现不必要的浪费和重复，进而使得企业档案信息开发与利用更加科学、合理。

（四）健全档案管理制度

在现有档案工作创新管理中，涉及面广，要求高，在整个过程中必须以制度化作为基础，以刚性制度作为基础，在规范化管理中，进行业务活动的更新。依据档案管理工作的精细化和专业化管理等，在各项工作创新中需要顺应时代的发展趋势。在制度完善的阶段，必须掌握关键点。只有确保档案工作从收集、整理和后续应用的合理性，才能确保档案的有效性。在评价创新中，对各项指标分析，明确新增的种类和数量等，将其作为硬性指标，只有发挥档案管理的优势，才能符合软件指标要求。

（五）提升档案人员专业素质

一方面，要根据企业档案工作实际，加大专业人才引进力度;另一方面，要做好現有档案人员的业务知识培训，构建人才队伍培训常态化模式，不断完善档案从业者的专业知识结构;此外，还要培育档案人员的服务意识，鼓励他们根据企业发展实际，主动为企业发展提供优质档案查询、利用服务，助力企业发展。

三、结束语

总之，企业档案是企业在日常经营生产过程中形成的具有保存价值的信息资料，具有经济性、知识性和综合性等特点。做好企业档案管理工作，对保护企业知识产权、繁荣企业文化、规范企业日常管理都具有积极的现实意义。加强新时期企业档案管理，应不断完善企业档案管理机制，搭建企业档案管理信息化管理平台，提升企业档案管理人员的专业素能，为企业的发展、壮大不断提供有价值的信息资源支持和保障，推动企业转型升级，使企业提升市场竞争力。

参考文献

[1]成雪东.企业档案管理与创新研究[J].办公室业务，2019（22）：154+168.

[2]曹永吉.企业档案收集工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2019（22）：155+157.

[3]高燕春.提升企业档案管理工作的思路与举措[J].办公室业务，2019（21）：119+123.