人事档案管理现代化和信息化建设

李欣雨

摘要：人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。本文着重探讨人事档案管理工作中存在的问题与建议。

关键词：人事档案;管理;建议

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，真实地记载和反映了每个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等，是每个人自身成长历史的真实记载，为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。

一、人事档案的定义

人事档案是组织部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

二、当前人事档案管理中存在的不足

内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。

（一）普遍对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入议事日程，档案工作不研究没安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。

（二）硬件设施解决落实差。档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。

（三）档案管理人员管理手段落后。由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。

三、提高人事档案管理水平的措施

保持人事档案工作的高质量，就不须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

（一）实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属于归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

（二）改进档案的检查与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方法进行，这两种方法均是有一定科学性，但用记起来费时，用起来繁琐，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为了提高档案管理水平，可以采取计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利于计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件，不仅可以提高查阅档案速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

（三）人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查：同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

（四）加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。

既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

（五）加大投入，进一步夯实档案工作基础。各单位财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算;各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

（六）提高档案管理人员的素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。建议主管部門应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。

（七）注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。

参考文献：

[1]王婷.档案管理的重要性[J].科技创新与应用，2016.

[2]陶京.论档案管理工作的作用[J].中国管理信息化，2017.