试论加强档案管理的方法和注意事项

孟静

摘要：单位运营期间会产生大量的资料信息，其中一些有用的原始信息会被保存在档案中。因此档案管理得到了足够的重视。但在管理方式上却存在一些落后现象，并不能满足使用需求，并且存在制度落实程度不足的问题，基层档案工作人员仍然按照传统的方法来进行归档管理，虽然经验十分丰富，但先进技术方法并没有体现在其中，因此管理效率较低，档案的安全性得不到保障，更不能在单位运营发展中发挥作用。本文论述了档案管理的方法及注意事项。

关键词：档案管理;方法;注意事项

1、档案管理的现状

单位运营期间会产生大量的资料信息，其中一些有用的原始信息会被保存在档案中。因此档案管理得到了足够的重视。但在管理方式上却存在一些落后现象，并不能满足使用需求，并且存在制度落实程度不足的问题，基层档案工作人员仍然按照传统的方法来进行归档管理，虽然经验十分丰富，但先进技术方法并没有体现在其中，因此管理效率较低，档案的安全性得不到保障，更不能在单位运营发展中发挥作用。现阶段的档案工作注重管理，轻视工作服务性质的发挥，在任务开展过程中，更是缺乏管理方式的创新研究，工作质量达不到预期的目标。明确了现阶段档案管理存在问题后，需要探讨解决方案，保障档案管理期间安全性的同时，也要使档案真正发挥使用作用。

2、档案管理的方法

2.1 更新管理人员的素质

针对档案管理人员水平较低的问题，可以组织集体培训，定期对在岗人员专业技能进行考核，没能通过考试需要继续学习。在档案管理工作岗位中，还要形成流动性，使工作人员明白档案管理的重要意义，并在岗位中不断学习先进的管理知识，人员基本素质得到保障后，科学管理体系也能得到全面落实，传统管理模式中存在的问题，都能够得到解决。部分单位的档案管理工作是由临退休员工来完成的，可以通过公开招聘来选择人才，使真正有能力完成任务的人员得到录用，在工作岗位中会不断探讨高效方法，提升任务完成质量。档案管理人员的观念需要随时代更新，意识到档案管理的重要地位，企业可以对管理人员进行思想，提高他们的工作积极性。另外，管理人员的专业素质非常重要。单位在选择档案的管理人员时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。单位在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化培训。培训内容主要包括档案管理工作内容、管理方法、管理工作出现漏洞应采取的应急措施等，只有提高管理人员的专业素质，档案管理工作才有可能做得更好。

2.2 利用法律手段

单位的档案中，很多是员工的个人档案，一旦丢失或者泄漏将会造成严重后果。因此档案管理需要得到基层工作人员的重视，必要时可以采取法律措施对违规操作人员进行处罚，确保工作流程的严谨性，避免类似问题再次发生。机密文件的保护措施中，要将相关法律法规落实，并带领基层工作人员学习，这样才能够提升工作任务的完成质量，避免违法违规问题发生。档案管理工作涉及到企业的商业机密，也涉及到员工的私人信息，对于公司与员工来说都非常重要，因此，当事人一定要懂得利用法律手段来维权。只有将法律手段运用到档案管理中来才能提高档案管理的严密性，档案一旦泄露，企业就要根据法律的规定对相关人员追究法律责任，维护档案的所有权，这样一来，相关人员对档案管理的责任意识也就建立起来了

2.3将档案管理与信息化接轨

传统档案管理方法中，虽然工作人员已经拥有足够的经验，但所用技术落后，先进管理方法并不能体现在其中。想要提升档案管理效率与安全性，需要在工作阶段引入信息化技术，借助设备高效完成任务，将纸质档案通过扫描录入保存在计算机系统中，使用期间可以直接搜索，这样能够节省大量档案查找的时间，同时也更安全可靠。通过对档案的備份处理，如果计算机系统受到病毒攻击，档案也不会完全丢失，以此来提升档案的安全性。信息化技术需要工作人员掌握基础的计算机操作技能，在日常办公中也会接触到计算机设备，为信息化管理理念落实提供了可行性。现在是信息化时代，档案的管理工作必须与信息化接轨，档案管理工作与信息化接轨的方式一般是对档案进行信息化管理，档案管理的信息化可以极大提高档案管理的效率，也可以提高档案使用的灵活性。档案管理的信息化进程需要大量的计算机设备以及专业的技术人才，单位档案管理的信息化建设需要投入很多资金，要注意的问题也非常多，相关人员应该引起高度重视。

2.4建立完善的档案管理制度

针对现有制度中存在的漏洞与弊端进行修改完善，并保障制度的落实程度，领导干部更要加强与基层工作人员之间的交流沟通，明确管理制度落实中遇到的阻碍问题。这样在对制度进行优化时，落实层度才能够得到保障，为单位运营提供稳定的制度保障，档案也能在其中发挥积极有效的作用。

2.5奖励科学合理的奖惩制度

对于档案管理人员的内部控制，也要形成奖罚体系。对违规操作现象能够起到制约作用，在岗位中表现突出的员工也能够得到奖励，为其他员工树立工作榜样，在工作任务开展期间，制度落实也能因此得到保障，促进档案管理效率不断提升，基层员工工作积极性也得到了保障。在奖惩制度中，要保障落实期间的公平性，这样才能促进工作人员办公积极性不断提升，工作任务完成质量也会有明显的进步。

3、档案管理的注意事项

档案管理在引入信息化管理技术时，要考虑工作人员的适应能力，可以对在岗员工进行培训，熟练操作计算机设备，这样才能使信息化技术真正发挥功能。网络信息系统的中心机房选址非常重要，工作人员要对多方面的环境进行仔细勘察，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方。防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重的威胁，因此，单位的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，确保整个网络系统的运行。对系统定期进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。

在保存纸质档案时要注意的问题也有三个，首先相关工作人员一定要对档案进行精确分类，在分类时应该先对档案进行基本分类，再进行细化分类。不管档案使用电脑存档还是收藏在单位专用的档案室。其次，在档案管理的收藏方面，单位一定要注意档案室的环境，谨防潮湿。单位一定要注重档案的使用，充分发挥档案的作用。

4、小结

随着我国经济体制的不断改革与社会的不断发展，我们必须对档案管理手段进行全面改革，及时转变档案管理理念与技术，将先进的信息技术融入其中，提高管理工作的效率，建立相对完善的档案，做好相关的统筹安排，提升风险防范意识，开展相关培训活动加强对档案管理人员素质水平的培养，为我国档案管理工作的改革奠定基础。