电子档案在高职院校档案管理中的应用分析

黄发亮

◆摘 要：如今我国教育体制的改革事业正在不断深入开展，高职院校又开始重新被人们所重视，这一点尤其是在其办学质量以及档案管理上的信息化程度提升表现的尤为明显。在高职院校中的档案管理中将电子档案予以融入，可以在很大程度上提升档案管理工作开展的效率以及质量。也正是因为这一点，高职院校目前更加注重档案管理工作中的电子化以及信息化，以便更好的与当前教育事业的发展紧密联系。本文先从深度剖析高职院校中档案管理工作中电子档案相关的问题所在入手，并在文后提出具有实践意义的问题解决措施。

◆关键词：电子档案；高职院校档案管理；应用现状；措施

1分析目前高职院校档案管理工作中问题所在剖析

1.1缺乏必要的档案管理管理意识

站在整体的高职院校档案管理工作上来看，仍然存在着档案管理意识缺失现象。再加上自身的建设资金存在不足的情况，为了更好的提升办学质量，就相应的减少在电子档案建设方面的资金投入，使得档案管理中的信息化程度并没有做到紧跟时代发展的要求。当前的档案管理工作依然延续之前的传统管理方式，工作流程仍然比較复杂并且繁琐，对于其他方面的管理也有着相应的制约。

1.2相关设施技术含量达不到应有的标准

档案管理方面的资金投入不足，导致的后果就是与此工作相对的设施始终得不到更新，并且很少在档案管理中使用电子设备，这一点十分不利于电子档案在档案管理中的应用，并且在同一时间使得档案管理自身的信息以及网络化发展遇到了障碍。此外，在实际的工作过程中与此相关的工作人员并没有在意识层面上树立起应有的电子档案管理意识，换句话来说，就是对于使用电子档案管理在学校的未来发展以及档案管理中发挥的实际作用也没有形成应有的认识，人员角度上对电子档案管理的信息化进步产生了进一步的制约。

1.3相关专业人才的缺失以及综合素质低下

目前信息化时代的到来，教育领域和信息技术的深入结合，也就对当前与档案管理相关的工作人员自身的综合素质以及专业技能提出了全新的要求，在计算机的操作、档案管理方面的专业技术都需要完全时代发展的要求，在电子档案管理以及计算机技术两方面兼而有之的人才，才可以十分明显的提升高职院校档案管理的水平。但目前高职院校中恰恰就是缺乏这方面的综合专业性人才，也就对高职院校中电子档案管理信息化水平的提升有着最为明显的制约。

2高职院校档案管理问题处理的实际措施

2.1理念层面树立必要的档案管理信息化意识

高职院校想要真正意义上提升自身的电子档案管理的信息化水平，学校的领导层面以及教师需要在意识层面转变传统的档案管理意识，意识到电子档案管理信息化对于档案管理以及学校健康长远发展的重要意义，需要在校内积极宣传档案管理方面的信息以及网络化对于学校发展的长远以及重大意义，保障自身始终保持与时代发展的紧密联系。除此之外，校方在选择相关人员负责档案管理工作的时候，需要在正式工作之前，对相关工作人员宣传电子档案在档案管理中的实际作用以及电子档案管理在对于学校自身发展的重大意义，使其真正可以认识到这项工作重要性，进而改变原有的传统档案管理意识。

2.2加大资金投入力度，提升相关设施技术含量

电子管理档案工作的高效、高质量开展也是需要相对应的设施作为其辅助。高职院校需要加大在电子档案管理方面的资金投入，借以更新相应的电子档案管理设备，并对相关人员进行设备的使用培训，增加在档案管理中能够的设备使用率，进一步提升高职院校档案管理方面的信息以及网络化程度。

2.3注重相关人才专业素养的培养以及提升

工作人员作为直接接触电子档案管理的人员，自身的专业技能以及综合素养水平直接决定着工作的质量以及影响。工作人员自身的素质以及技能的提升，可以明显的提升档案管理工作的信息化水平以及工作质量，同样就对学校的长远发展发挥了积极的作用。校方可以通过提升薪资水平以及工作环境的方式，从外界吸收具备专业素养以及技能的档案管理人才，并通过其自身在工作中的辐射作用提升其他人员的专业技能水平。除此之外，还可通过校方定期组织学习以及考核的形式，让档案管理人员始终接收到最新的专业知识体系，保障档案管理工作的信息化水平不断提升。

3总结

我国当前对于教育事业的整体改革正在不断深入，使得高职院校自身也重新得到相应的重视，在档案管理方面的信息化以及教育质量的不断提升上体现的淋漓尽致，电子档案自身和传统纸质档案相比，更易保存，也可通过信息化网络做到及时的传输，使得档案管理工作的效率得到了很大的提升，这也是高职院校大力发展电子档案的原因。本文先从深度剖析高职院校中档案管理工作中电子档案相关的问题所在入手，并在文后提出具有实践意义的问题解决措施。以期可以高职院校提升对档案管理工作信息化的重视程度的基础上将电子档案应用到档案管理中，并通过这种方式让自身的档案管理工作质量得到提升有所帮助。

参考文献

[1]豆亚玲.电子档案在高职院校档案管理中的应用分析[J].现代交际，2019（08）：190-191.

[2]吴发娟.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用研究[J].办公室业务，2018（17）：121.