信息化时代高校档案服务开发的困境与对策

摘 要：本文从信息化时代高校档案服务的机遇出发，探讨了当前我国高校档案服务开发存在的问题，从加强档案资源整合、丰富服务模式、加强服务管理的角度提出了高校档案服务开发的对策，以供同仁参考。

关键词：信息化;档案;服务

近年来，高校档案服务已成为高校档案管理工作研究的热点问题。这一方面因为高校档案工作是我国档案事业的重要组成部分，另一方面也是因为信息技术的发展、移动终端的普及以及公民档案意识的提升给高校档案服务的开发提供了更多空间。因此，无论是从服务方式、服务渠道、服务内容和公民需求的角度来看，高校档案服务都应成为档案管理工作的重点。当前，高校档案服务还存在着资源利用程度低、服务模式单一、社会参与低等诸多问题。对此，高校档案管理人员应深刻认识信息化时代档案服务的机遇与困境，切实整合档案资源、丰富档案服务方式、推动档案服务社会化，让档案能够真正的服务师生、服务大众。

一、信息化时代高校档案服务的机遇

1.服务渠道拓宽。信息化时代，借助信息技术的发展和移动终端的普及，高校档案服务的渠道也得以拓宽。过去，高校档案服务的渠道主要有两个：一是档案门户网站。但由于档案门户网站建立的时间较早，部分高校在后期的更新维护和内容创作上缺乏重视，导致档案门户网站内容陈旧和浏览器不匹配等问题;二是档案馆、图书馆等线下渠道，但受限于资金设备和人力资源等多方面问题，线下渠道的服务时间通常十分有限。在信息化时代，档案服务渠道进一步拓宽，线上除门户网站外，还包括微信公众号、微博账号以及移动应用软件等等，大大突破了时空的限制，扩大了档案服务的场景。用户能够更为便利的使用相关服务，大大提供了档案的利用率和服务效率。

2.服务方式多元。高校传统的档案利用服务主要有：借阅服务，包括借出服务与阅览服务、复制、摘录、拍照、档案证明、咨询服务如疑难问题咨询，学历确认咨询等，接受咨询方式有书信咨询、电话咨询、传真咨询、口头咨询等。从具体服务的实施现状来看，较多服务都需要人工录入和检索，且多数情况下需要服务对象到现状进行办理，这就大大限制了服务场景，打消了用户使用服务的积极性。而在信息化时代，档案服务的方式更加多元化，通过移动应用软件或者门户网站能够实现档案服务功能的集成，信息浏览、查询的效率大大提高。同时，随着公民档案意识的不断提高，其对档案服务的需求也更加多元化，信息化时代档案载体更加丰富，这也促进了档案服务方式的多元化。

3.服务内容针对性强。档案服务中内容是其核心资源，无论是师生或是公众，其对档案的需求最终都会落实到内容上。因此针对不同需求的用户实行个性化的内容服务就十分关键。传统服务模式中由于服务场景和服务渠道的限制，档案服务的内容缺乏针对性且形式单一，内容更新频率也较低。而信息化时代，档案服务渠道和服务方式更加多元，档案管理部门能够通过对用户需求的分析，在不同渠道开发差异化的服务内容，如在微信公众号上适合长图文内容的发布，微博则适合短视频和信息发布，门户网站则能够进行更为复杂的内容定制。服务内容的针对性强，能够更加充分的利用多渠道优势，使服务内容更加贴近用户，提高档案的利用率。

二、信息化时代高校档案服务的困境

1.档案资源缺乏系统化整合。高校档案记录了高校成立、成长、发展和壮大方方面面，对高校教学、科研、管理和文化建设中发挥着不容忽视的作用。从种类上看，高校档案包括高校教学、科研、建设、生活等方方面面，教学档案、科研档案、基建档案、学籍档案等各类档案应有尽有。在信息化时代，档案资源的收集和管理更加便利，档案的收集量和收集范围飞速扩张，这在给档案服务开发提供了宝贵的信息资源的同时也带来了新的问题。目前，高校档案资源还缺乏系统化的整合，这主要表现在两个方面：一是档案资源数字化进程较为缓慢。档案服务的开发都是基于档案的内容进行的，无论是档案咨询、检索或是档案个性化服務，都要求档案资源完成数字化。但由于高校档案种类繁多、体量巨大，同时又由于档案本身保密性的限制，导致高校档案资源数字化进程较为缓慢，一定程度上阻碍了档案服务的开发;二是部门之间档案资源缺乏整合。高校各部门负责其部门相关档案的收集和整理，在实际工作中，由于管理制度、收集方式和管理方法的差异，导致档案资源标准化的匮乏。同时，又由于部门之间的信息壁垒和利益冲突，档案资源缺乏共享机制，丰富的档案资源无法充分整合起来，影响了档案服务的开发。

2.信息服务模式单一。当前，高校在教学、科研和学生管理上的管理信息系统建设已较为完善，但对档案服务的开发还较为单一。这主要表现在以下几个方面：第一，在档案门户网站的建设上较为滞后。笔者通过对部分高校档案官方网站和校史馆的访问发现，多数高校门户网站提供的信息服务十分单一，通常仅用于发布学校相关事迹和档案查询等工作。同时，门户网站的适配性较差，多数还只支持IE浏览器访问，与当下主流浏览器严重不符。门户网站作为高校档案服务的自主平台和官方门户，在高校档案服务体系的建设和开发中的地位毋庸置疑，但目前由于成本和周期等问题的限制，大多高校选择微信和微博等第三方平台进行档案服务开发。由于第三方平台功能和内容上的限制，很多个性化的服务内容无法进行，这就使得高校档案服务过于单一;第二，服务对象单一。无论是从我国档案事业发展的要求和高校档案内容的特点来看，高校档案服务具备一定的公共属性。但从目前高校档案服务的现状来看，其服务流程和服务模式大多只适用于校内师生，这就限制了其服务的社会化，不利于长期的发展。

3.档案利用率低，社会参与度低。上文提到，目前高校档案服务存在着服务模式和服务对象单一的问题，这也知道了高校档案利用率低、社会参与度低。高校档案服务面向师生和社会公众，因此如何充分利用校内档案资源，挖掘师生、公众的档案利用需求，提升师生和公众和档案利用体验，即使高校档案管理工作的目的，又是其持续发展的必然要求。首先，高校档案服务的内容和流程不利于公众的参与。以校史馆为例，目前大多数高校校史馆的开放时间都较短，一周仅开放一直两天，且预约流程较为繁琐。此外，从部分高校档案网站上也可以看到，目前针对社会公众的档案查询、咨询等业务还需开具纸质单位介绍信，对于中小企业和个人来说，这种档案服务的流程都十分繁琐。此外，网站建设的滞后等问题也加大了浏览人访问的难度。根据第三方流量统计机构Alexa的统计，我国国家级、省级和高校档案、校史馆浏览量的全球排名在两百万名，而美国、英国等国家在三万名以内。

三、信息化时代高校档案服务的对策

1.推动档案资源数字化，加强档案资源整合。首先，应推动高校各部门档案资源的数字化工作。高校档案管理部门应起草校级档案管理指导意见或制度并下发各个部分，各部门要针对指导意见对档案收集工作标准化、规范化，保证档案载体的有效性，图片和文字类档案应多选用pdf格式，声像类档案则要选用主流存储格式。对高校档案资源进行价值、师生需求、社会需求、高校需求和数字化难度等多维度的系统化归类，明确当前数字化工作的重点和难点，建立数字化校史资源库。此外，还要对档案存储的名称、大小等问题进行细致的规范，以便后期的利用。第二，整合多渠道、多部门的档案资源，破除各部门之间的信息壁垒和利益冲突。在档案数字化的基础上，打造内部数据共享平台，提高档案资源的流通速率。此外，在各部门设置一个专门的档案管理专员，定期组织沟通会议和培训工作，以提高各部门的档案服务意识，夯实档案服务开发的资源基础、人力基础和制度基础。

2.拓宽服务渠道，丰富服务模式。档案管理信息化建设推动着高校档案服务的多元化发展，给档案服务开发提供了更为广阔的空间。针对当前高校档案服务模式单一的问题，首先应拓宽服务渠道。在门户网站建设方面，应加强网站的维护和更新，实时发布相关内容，进一步优化网站检索功能。除公告新闻等公共信息的发布之外，还要探索更为深入的档案服务，如与当地人社局进行数据对接，介入毕业生档案转移的数据接口，以便师生能够实时查询档案进度。门户网站建设要注重功能的多元化和档案资源信息的时效性，与新媒体渠道形成差异化服务。在新媒体渠道方面，注重微信公众号和微博平台建设。其中在微信公众号建设方面，每周信息发布应注重档案知识宣传和档案服务的介绍，同时对后台功能进行定制化开发，介入用户体系，加强与用户之间的互动。此外，还要深耕数据分析，根据用户的需求制定个性化的功能模块，通过设置相应的关键词来实现半自动服务，减轻档案管理部门的服务压力。此外，在冲断上，可在展览馆铺设终端机器和VR体验设备，将展览信息集约化，同时通过现今的媒体技术让参观人员深度体验，增强参观的自主性。

3.加強服务管理，提高社会参与度。合理的档案服务流程是档案服务开发和应用的重要保障，同时也关乎到师生和公众的使用体验。首先应做好服务开发规划，对档案服务外部信息生态进行分析，通过师生和公众的问卷调查以及内部员工访谈的方式发现内部存在的管理问题，将得出的问题根据师生需求紧迫度、公众需求紧迫度和改进的可行性等因素进行排序，给出具体的解决所示和解决日期。下一步，强化执行，根据流程规划阶段提出的目标和策略，通过服务意识培训、服务流程模拟、服务流程实施的方式实现目标。第三步，加强监督，不仅要对管理策略的有效性和是否完成管理目标进行检查，还要对后续的改进计划和改进结果进行检查，实施全过程的监控以保证服务水平。最后，加强反馈，对目标完成情况、管理策略实施效果进行总结和分析，根据完成结果不断调整服务管理目标和策略，同时进入新一轮的服务管理流程，以便持续改进高校档案服务流程。

参考文献：

[1]贾国华.高校档案服务模式创新问题浅析[J].黑龙江档案， 2012（2）：17-17.

[2]姚丽雅.信息化背景下高校档案服务策略探究[J].黑龙江档案， 2014（4）.

作者简介：温静（1982-）女，汉族，淮阴工学院档案室，本科硕士，淮阴工学院档案馆员，主要研究方向：档案管理。