高校档案管理信息化建设研究

贺昕

摘   要：档案属于一种非常重要的社会信息资源，在计算机网络技术不断发展的背景下，高校档案管理工作也会面临全新变革，更好地服务于社会主义市场经济体制。对当前高校档案管理现状进行分析，阐述高校档案信息化建设的重要性以及实施手段，对高校档案管理的未来发展趋势进行具体研究。

关键词：高校;档案管理;信息化建设

在高等院校中，档案会直接记录学校的科研活动、教学活动、师生资料等重要信息，是学校建设与管理的重要依据，在高校教育管理体系中占据重要地位。高校档案管理如何与时俱进、理顺管理体制、符合时代发展要求，已经成为高校档案管理人员需要努力研究的课题[1]。随着信息技术的不断进步，高校的档案管理也会向着集成化、系统化的趋势发展。档案资源的信息化建设会成为新世纪档案事业的必然趋势，通过档案的信息化建设能够进一步提高档案管理与服务水平，实现档案事业跨越式发展。

1    高校档案管理现状分析

当前，高校档案管理的信息化水平较低，许多院校甚至没有专业的档案管理系统，档案整理还以纸质为主，即使使用电子档案，对档案的收集与分类也不够完善，档案管理的数据库没有形成统一的规范标准。另外，档案管理人员的专业化程度不高，思路不够开阔，制约了整体档案的管理水平。在管理观念上，许多高校在传统档案管理的影响下已经形成了固化思维，为社会服务的力度非常薄弱，形成了一种封闭式的管理模式，资料信息的查取要经过非常繁琐的手续，费时费力，严重影响工作效率，不能体现档案信息的最大价值。因此，在进行档案管理优化的过程中，一定要加强档案管理信息化建设，将管理任务落到实处，才能更高效地服务社会[2]。

2    高校档案信息化管理的重要性

2.1  提高工作效率

在高校档案管理中接入信息化技术，能够进一步提高档案管理的工作效率，依托大数据对档案信息进行收集与整理，使档案内容包含文书档案、实物档案、声像档案等。在进行档案整理分类的过程中，可以运用档案信息化管理系统，减少传统纸质档案的工作流程。在进行档案查询时可以快速查询电子版档案材料，提升档案管理的整体服务水平与质量。

2.2  减少成本

传统的档案存储与管理以纸质档案、实物档案为主要方式，这种方式会对档案库房的规模、干湿度等客观条件提出特殊要求，在档案数量不断增加的情况下，势必会受到库房整体空间的制约，影响档案工作的顺利进展。运用信息化手段对非涉密可公开档案文件以及实物进行存储时，可以节约纸质档案的存放空间，减少档案管理的人力及物力成本。

2.3  实现信息资源共享

高等院校的信息库资源包括办公自动化所需的数据信息、高校综合档案以及人事档案。档案管理与办公自动化能够对文字材料的基本信息进行共享，而且能够实现教学、科研等多项活动的信息资源共享，将档案管理与教学办公进行有效结合，进一步丰富信息库资源，实现信息库资源的利用最大化[3]。

3    高校档案管理信息化发展对策

3.1  建立完善的档案管理制度

档案管理业务要求相关管理制度具有一定的适应性与灵活性，所以，高校要在现有的管理制度基础上制定多层次的管理制度。完善的档案管理规章制度是高校档案管理工作顺利进展的保证。高等院校要根据自身的实际发展状况，结合《高等学校档案管理办法》的相关要求，制定出适合自身发展的档案管理细则，随着信息化管理环境的变化不断完善制度内容，保证管理工作的连续性与政策性，使高校档案管理有法可依、有章可循，将具体的工作任务落实到个人。不断创新档案管理环节的操作方法，运用现代化技术手段对管理模式进行改革，充分发挥信息化管理的优势，适应档案多元化及复杂化的管理环境，推动信息化建设协调发展。

3.2  运用先进的信息化管理手段

随着档案信息化建设工作进程的不断推进，基于“云架构”的档案管理平台能够满足档案管理的信息化需求，这种先进的信息化管理手段是对传统管理模式的创新，能够根据相关标准，对档案信息存储库以及检索界面进行有效结合，通过对云存储服务器的资源调配得出检索结果，提高高校档案信息数据的查准率。另外，借助云计算的高校档案管理手段能对档案管理的安全性提供保障，避免不法之徒对档案信息加以利用。高校可以运用数据挖掘技术以及信息恢复技术，建立起安全性较高的档案信息化管理平台，充分发挥云计算的灵活性与通用性优势。

3.3  构建档案信息安全保障体系

安全保障体系能够对文件的归档进行指导与监督，保证电子文件的真实、有效。为了顺利实施高校档案管理的信息化建设，一定要通过投入人员与资金的手段加强安全保障体系建设，对相关管理人员加强教育，杜绝非法操作行为的发生，提升管理系统的安全防范及处理能力，制定严格的安全管理制度，通过数据加密、防火墙等技术手段对档案信息进行周密保护。

3.4  加大基础设施投入

先进的基础设施是高校档案信息化建设必不可少的物质条件，在进行档案信息化建设中，不仅要对计算机、网络等硬件设施进行完善，还需对数据存储器、系统软件、摄像机、图文扫描仪等设备进行补充，突出管理软件的实用性与科学性。

3.5  加强信息化管理人才队伍建设

档案管理工作是一项专业性较强的工作，在档案管理信息化建设过程中，对档案工作人员的知识结构以及能力等提出了更高要求，创新人才的培养与发展是高校档案管理信息化建设的核心问题。在信息化时代背景下，高校档案管理人才需要掌握档案学专业知识以及网络技术、数据库技术等，能够将档案学与信息化技术相结合。为了提升高校档案信息化管理水平，需要加强管理人才队伍建设，引进专业的复合型技术人才，通过外引与内提的并用手段，打造一支优秀的档案管理队伍，加强队伍成员的培训与学习交流，通过完善的考核评价机制与竞争激励机制来提高管理人员的工作积极性，在提升档案管理人员综合素质的同时，促进高校档案的信息化管理。借助成熟的技术手段与管理理论，加强对高校档案资源的開发与利用力度，提高档案工作对其他工作的服务与支持能力。

4    高校档案信息化管理趋势

4.1  协同化管理模式

高校档案的信息化管理涉及计算机、互联网等多个学科。高校档案管理模式协同化主要表现在几个方面：首先，在工作人员方面，要求档案信息化管理人员能够有多种知识背景以及专业能力，随着信息技术的不断进步以及档案业务的不断拓展，加深档案信息化的建设程度，通过协同化的管理思维来构建动态管理联盟，将各个部门、各个成员的工作职责进行细分，促使档案信息化管理工作正常开展。其次，由于档案管理部门成员的专业能力与知识背景存在一定差异，要针对部门成员的专业性来进行任务分配，充分发挥管理人员的管理能力。最后，在信息化环境下，档案管理服务向着多元化的方向发展，要求其他部门能够积极配合档案管理部门工作，在协同化的工作模式下，促进高校稳定发展[4]。

4.2  主动整合信息资源

信息资源的价值非常大，高等院校的档案信息化管理不仅是为了更好地进行档案管理工作，更多的是为社会和学生就业提供便利。学生毕业之后会走向全国各地，常常会因为档案问题往返于学校与单位之间，不仅浪费学生的时间与精力，也会给高校档案管理人员带来一定的工作负担。学校与企业之间会存在档案交接问题，高校档案信息化管理者要积极配合资源整合工作，为学生档案的查阅与调动提供便利，与此同时，一定要加强档案信息的保护工作，确保档案信息安全。

4.3  现代化管理理念

随着科学技术的快速发展以及新技术的不断运用，现代化技术已经运用到生活中的各个领域。高校档案管理也会沿着技术化、数字化的趋势发展。未来的档案管理工作不仅会涉及新的技术装备，而且还会涉及新的管理思想与管理方法，会将档案管理作为联系密切的整体系统，使档案管理工作更加规范化与制度化。另外，统计与计量的方法同样会运用到档案管理中，使定性与定量管理有机结合，提升档案的信息化管理水平。

4.4  信息化运维工作专业化

专业化已经成为社会发展的主要规律，随着科技事业的不断发展，社会各个行业的操作都会逐渐向专业化发展。高校档案管理工作必须采取科学的管理理论与方法，遵循档案工作的发展规律，将档案管理视为专门的管理部门，强化对档案管理的组织、领导与监督，统一协调、统一规划，实现档案管理的标准化[5]。

4.5  档案管理人本化

以往的人事管理模式往往采用“物本”的管理模式，更加重视档案自身，而忽视了人的需求。在社会现代化进程发展下，档案管理的社会职能日益增加，所服务的内容与范围也在逐渐扩展，“人本”理论会成为现代档案管理的重要借鉴。对档案的信息化管理要从人的需求出发，满足人的需求，将“以人为中心”贯穿于整个管理活动，将人作为档案工作服务的主体。

5    结语

高校的档案资源集教育、科研及学校管理于一体，是高校各项管理、决策工作的重要参考，是高校宣传工作的重要资源与素材。加强高等院校档案管理的信息化建设，需要在领导层高度重视的基础上，明确档案资源传递对高校改革发展起到的作用，全面宣传与普及档案知识，树立档案保存意识。档案管理人员要及时督促和催缴存档资料，通过信息化的手段确保档案信息资源处于受控状态。高校档案管理的信息化建设是一项系统工程，要求各个工作环节必须相互配合，确保高校档案管理信息化建设的有效开展。

[参考文献]

[1]贺国理.高校档案管理信息化建设的思考和探讨[J].信息记录材料，2018（14）：131-132.

[2]李 平.高校档案信息化管理的趋势、困境与对策分析[J].智库时代，2019（21）：62-63.

[3]祖盼云.大数据背景下高校档案信息化管理体系建设的思考[J].教育教学论坛，2019（5）：22.

[4]黄 昆.高职院校人事档案信息化管理研究[J].科技视界，2015（35）：222.

[5]黄晓云.“互联网+”思维下高校档案信息化建设[J].档案時空，2019（4）：60-61.