智能会议系统提升工作效率

王雷 石峰 白冰

【摘  要】随着信息时代的到来，智能语音技术发展迅速，但是基于会议办公场景，目前上述技术在企业的会议场景中应用不够广泛，应用质量不高，应用效果不好，企业仍然存在组织会议投入人力大、会议工作效率低、会议资源浪费等现象，因此应用智能语音技术，解决秘书和文员出具会议纪要强度大，误差率高等问题，进而提高会议工作效率。

本文介绍智能会议系统的研发背景及技术优势，并结合企业实际情况分析智能会议系统应用后的经济效益。

【关键词】语音识别技术;智能会议系统;经济效益

在科学技术迅速发展，人类科技知识迅速增加的今天，企业要求会议记录、出稿的准确性和时效性较高，会议工作人员压力较大，传统的人工工作方式已经很难满足现代会议要求，特别是重要或大型会议，会前单位指派专职人员全程记录，会后反复回听录音，编辑会议纪要，花费时间较多，工作量较大，并且会议记录人员记录内容经常出现问题，因此使用现代化信息技术解决会议效率和质量是智能会议系统的核心技术。基于以上工作背景，智能会议系统应运而生。

1、智能会议系统的技术特点

智能会议系统实现在会议场景下以符合安全要求的离线方式将发言语音内容实时转换成文字。该系统具有以下技术特点：

一是语音转文字准确率高，中文标准普通话的转写准确率平均可达90%。

二是数据安全性强，采用独立专业服务器，不需联网，可有效避免会议内容和信息的外泄。

三是可针对发音人口音和应用领域进行定制优化，持续提升转写效果。

四是可根据转写内容快速检索录音内容，提取会议纪要，实现便捷会议录音管理。

2、智能会议系统应用场景

智能会议系统采用语音识别技术，语音识别技术是让机器通过识别和理解把语音信号转变为相应的文本或命令的高技术，语音识别是一门交叉学科，语音识别正逐步成为信息技术中人机接口的关键技术。语音识别技术的应用已经成为一个具有竞争性的新兴高技术产业，近年来，语音识别技术取得了长足的进步。智能会议系统是基于语音识别技术所研发，可满足会议演讲、会议研讨、沟通交流、大型会议等一系列需要进行实时文字转写的场景。

3、智能会议系统具备的优势

1）会议纪要更高效

召开会议时，专人在会议过程中全程速记、全程录音，会议结束后大量的时间回听会议录音，整理会议纪要。以2小时时长的会议为例，当前人工记录方式下的出稿耗时至少为会后7小时，时间分解为：5小时听录音及文字拼写，1小时会议纪要整理，1小时会议纪要的检查优化。如会议纪要需要快速出稿，则应投入几个人分工整理，整个过程耗时耗力。

智能会议系统能够提供实时转写功能，转写过程中支持同步编辑及重点内容标记，可保证在会后50分钟内即可出稿，时间分解为：10分钟提取纪要，40分钟检查优化即可。相比于当前的人工记录方式，出稿效率提升近8倍。

2）会议纪要更完整

传统会议记录，记录人多数是选择性记录，有时会根据个人对会议内容的理解程度进行描述，经常出现内容不符或信息遗漏的情况，且追源查错缺乏途径和手段。

智能会议系统实现对全部发言内容的录音记录，实时转写文字的功能更容易对会议内容的重点归纳总结，有效规避内容不符或信息遗漏的问题。

3）会议纪要更准确

人工记录会议纪要，容易对会议内容附加记录人员的理解与美化加工，在不完全理解会议背景的情况下，也容易出现理解上有偏差，最终导致本次会议纪要出具不真实，不客观。

智能会议系统能够提供参会人员发言内容的高保真记录，同时也可以通过文字定位并回听语音，达到声文对应，帮助记录人员更好的回忆会议内容，理解会议思想，最终达到提升纪要内容及结论的准确度。

4）会议纪要更安全

企业对于特别重要的会议会邀请专业的速记人员辅助完成会议纪要记录工作，邀请前会签署保密服务协议，但也会存在记录人员不能保障信息完全的问题。即使内部员工整理的会议纪要，一次会议也会几个人同时整理，经手很多人，出问题就很难追查，信息安全无法保障。

智能会议系统的应用能够大大降低会议记录人员的要求，1名普通会议记录人员会后把转写的结果简单编辑即可出稿，无需外聘人员，内部参与的人员也能控制到最少，只要做好设备的安全管理，就能有效保障会议信息安全。

4、智能会议系统带给企业的经济效益

1）提高工作效率

智能会议系统为企业会议办公提供基于语音技术的新型应用。智能会议系统能够实现实时语音转写、历史语音转写等功能，能够辅助企业秘书及会议文员快速完成会议纪要，快速完成对会议记录的整理、编制、校对、归档等工作，并能够减少会议纪要的误差率，提升会议工作人员的工作质量和工作效率。

2）节约企业成本

智能会议系统其核心功能是实现语音实时转写、会议信息管理，技术优势使会议内容实时化，会议纪要高效化的现代化管理需求。系统应用后能够大大减少会议工作人员的投入，降低人员成本，全面贯彻落实了企业降本增效的管理理念。

3）开启工作智能化

智能会议系统的会议管理与人工智能的接轨，为推动后续企业其他业务与人工智能、大数据的融合奠定了基础。

5、总结

智能会议系统是将计算机技术、网络技术、多媒体技术等应用到传统会议中，实现会议系统的数字化、网络化、智能化等多功能性质的专业化会议系统。智能会议系统不但加强了企业的会议管理，而且提升了企业的会议效率。

參考文献：

[1] 李玉贤《东北农业大学》  基于SPCE061A单片机的语音识别系统的研究 2004年

[2] Yesky天极新闻 科大讯飞转写机——智能会议系统2019年11月

[3] 唐毅敏《电子世界》  智能会议系统的设计与研究 南京市广播电视大学 2014年第17期

（作者单位：内蒙古电力信息通信中心）