浅谈基层档案室档案工作的几点实践思考

王丽俊

摘要：“兰台虽小大世界，馆藏档案知春秋”，档案工作是一项长久性、历史性的工作，是永无止境的追求过程，是不断精益改善的企业管理发展过程。进一步加大档案标准化、数字化发展，拓宽档案服务利用渠道，力争符合现代化的标准和规范要求，符合企业持续发展的要求，实现新的突破。

关键词：基层档案;标准化;数字化;精益改善

近年来，常州市烟草专卖局（公司）档案工作在省、市两级档案行政管理部门以及江苏烟草的指导和关心下，认真贯彻上级部门有关档案工作的会议精神，严格按照《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》的标准和要求，牢固树立档案工作为烟草企业经营服务的思想，始终坚持高标准、重规范、善利用的工作思路，积极探索烟草档案管理的新机制，在组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等方面不断充实和完善，取得了显著成效。为持续促进档案工作科学化、制度化、规范化管理，在局党组的高度重视和市档案部门的大力指导下，经我局全体参与档案达标工作人员的共同努力，档案工作管理水平和服务能力得到了进一步提升，于2017顺利通过江苏省五星级档案室测评，自此全系统一市三县全部通过省五星档案室标准，实现了全系统的“满堂红”。

随着行业改革发展的深入，内容的多样性、使用的便捷性、覆盖的全面性逐渐成为档案管理的主流需求。我们将档案工作作为提升内部管理水平的重要组成内容，引入精益管理理念，持续关注档案价值，把握重点需求，追求更科学的管理方式、更快捷的工作效率、更优质的服务效能，着力构建档案收集、整理、归档、电子录入、保管和开发利用全流程改善的PDCA循环，档案综合管理升级达标工作条件成熟。

1 力求精细，以目标化为切入点，加强组织保障力度

一是领导重视，统筹工作推进。领导重视是加强档案管理、做好档案管理工作的关键。我局（公司）高度重视档案工作，由副经理亲自抓，确定领导责任制。局党组会议定期听取档案工作情况汇报，及时解决达标工作中遇到的实际问题，在人、财、物上给予全力支持。二是优化架构，健全责任网络。我们成立了由分管领导为组长，各部门负责人及专职档案员为成员的档案工作领导小组，及由分管领导、办公室主任、专职档案员和各部门兼职档案员组成的档案管理网络。三是加大投入，完善硬件設施。为适应档案现代化管理的新形势需要，我局（公司）在档案硬件建设的投入上坚持高标准、高起点。按照国家标准扩建档案用房，在原来办公大楼76平米档案库房、32平米阅档室的基础上分别在物流中心新建104平米档案库房和27平米阅档室，做到了档案库房、阅档、办公三分开，并实施地面加固工程，为档案管理工作创造了良好的工作环境。安装配备了电脑、激光打印机、复印机、彩色扫描仪、除湿机、数码相机、档案管理软件、灭火器、温湿表、密集档案柜、检索柜等专用设施设备，有力地保证了我局档案工作的顺利开展。

2 立足精通，以专业化为支撑点，建设高素质档案团队

一是强化氛围营造，凝聚创建合力。档案管理人员自身的工作态度与综合素质高低，直接决定着档案管理水平和管理质量的优劣。我局（公司）多次组织工作人员学习档案法律、法规知识，举办档案有奖知识竞赛，开展“档案岗位大练兵”活动，着力增强群体档案意识、争创意识、团结协作意识，形成了良好的氛围。二是强化培训交流，提升专业技能。高质量的档案服务工作离不开高水平的专业素养。我局（公司）坚持“请进来、走出去”的培训思路，一方面专门请市档案局的专家上门指导工作，认真查找档案工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法和措施;另一方面组织有关人员赴档案工作先进单位参观取经，开阔眼界，增长见识，提高了档案管理员的综合素质和业务能力。三是强化正向激励，激发工作热情。近年来，我局（公司）将实现员工成长作为队伍建设的核心追求，完善落实了《荣誉表彰奖励办法》，开展先进集体、个人评比表彰和非物质激励，多名专业能力强、作风素养高、责任意识重的档案工作人员被评选为全系统“十佳机关工作人员”“最美常烟人”，他们悉心付出、优质高效的档案服务工作入选“楷模优秀事例”，个人先进事迹在内部网站、《常烟人》报纸、微信企业号上得到深入宣传报道，充分调动了档案员的工作热情和积极性。

3 把握精髓，以标准化为着力点，完善档案制度体系

一是突出全面性，在制度建设上下功夫。我局（公司）结合自身工作实际，制订了《档案室制度》《电子文件归档管理制度》《归档与不归档的范围》《档案分类方法》和《档案案卷质量标准》等一系列档案制度，建立起档案制度库，对档案室的职责、档案工作的要求、文件资料的归档范围、档案的保密细则，以及档案的统计、鉴定、移交、保管期限、销毁等方面进行明确规定。二是突出针对性，在标准转化上下功夫。我局（公司）以被评为“行业首批标准化建设示范企业”为契机，着力将档案制度转化为工作标准、工作流程，编制了《档案管理规范》企业标准文件，通过公司“精益管理”平台发布至全系统，以流程管理和节点控制来落实制度执行。每年结合内审和第三方评审意见，对各项档案管理工作流程进行反复梳理修正，确保标准可操作、可落地。三是突出实效性，在执行考核上下功夫。年初，我局（公司）将档案工作纳入全年《绩效考核实施细则》，制订了档案管理人员岗位责任制，明确要求档案人员首先要学习、宣传制度，带头执行制度，并检查、督促制度的执行情况;所有干部员工都要了解、遵守有关制度，支持、配合档案人员做好档案管理工作。加强对档案工作的监督检查和考核，做到年初有目标、有计划，年中有检查、有落实，年末有总结、有考核，调动了各部门、各基层抓好档案建设的积极性，增强了档案人员依法管档的压力和动力，形成了责任明确、制约有力的档案管理机制。

所谓“兰台虽小大世界，馆藏档案知春秋”我们深刻意识到，档案工作是一项长久性、历史性的工作，是永无止境的追求过程，是不断精益改善的企业管理发展过程。下一步我们将进一步加大档案标准化、数字化发展，拓宽档案服务利用渠道，力争符合现代化的标准和规范要求，符合企业持续发展的要求，实现新的突破。我们将以牢固树立长效管理的科学发展理念，开拓创新，扎实工作，使档案工作再上新台阶，再创新佳绩。

参考文献：

[1] 刘大鹏.基层档案室纸质档案数字化工作探索[J].兰台内外，2019（21）：50.

（作者单位：江苏省常州市烟草专卖局（公司））