加强城建档案管理 切实提高城建档案工作水平

程文玉

摘 要：党的十八大提出加快城镇化建设的步伐，必将带来城镇建设的繁荣与发展，而与之相伴随的是大量城建档案的产生和管理。如何做好城建档案工作，本文从认识城建档案的特点和作用入手，提出了做好城建档案工作的理论与实践。

关键词：城建档案；特点；作用

城建档案是在城市规划、建设、管理等各项活动中形成的科学技术档案，它是城市构筑物、建筑物、地下管网等一系列工程建设的真实记录，是进行城市规划、建设、管理、维护等各项工作的重要依据和信息支撑。

1 城建档案的特点

1.1内容丰富，综合性强。城建档案从归档上看，有前期准备工作中形成的各种资料，如可行性研究、勘察设计报告；有在城市基本建设过程中形成的各种资料，如施工技术资料、监理工作资料等；还有工程竣工后形成的各种验收资料及有关的照片、录像等等。

1.2连贯性强，归档周期长。城市基本建设工程从立项、规划、决策等先期准备工作开始，经过工程施工直到竣工验收，一般要经历一年甚至数年时间。在整个过程中，每个阶段形成的档案资料既类别明确又环环相扣，构成一个相对独立而又紧密联系的有机整体，从而真实、连贯、系统地记录和显现出城市基本建设工程的整个完整进程。

1.3涉及部门多，资料来源广。城建档案涉及规划、设计、电力、给排水、电信、环保等多个部门，这些部门分属不同管理系统，需要紧密协调配合。而各项城建档案资料就分别来源于这些不同部门，因此，具有广泛性。

2 城建档案的作用

2.1城建档案是做好城市整体规划工作的基础和依据。一个城市的整体规划是对整个城市各种要素、现状、基本特点和发展趋势的全面、综合、科学、长远的预测和构想，是整个城市建设的重要依据。而城市建设规划方案的形成又离不开城建档案的依据和信息支撑。

2.2城建档案是城市建设工作的前提依据。城建档案是城市建设及其发展过程的真实记录，是在城市建设过程中形成的需要长期和永久保存的原始资料，是城市建设和维护工作不可缺少的重要依据，它能够为城市的拆迁、修建、扩建、改造、建设工程等各方面的工作提供大量真实而又准确的数字依据。

2.3城建档案是城市管理和维护工作的保证和依据。随着城市经济的飞速发展，城市的现代化建设进程也不断加快。当今的世界各国城市，已是地上高楼林立、铁路、公路、道桥纵横交错，地下给排水、煤气、通讯、人防等各项工程管网密集如织。在这种情况下，要对整个城市基本设施进行科学有效地管理和维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案为依据。

2.4城建档案是进行城市建设资料编研工作的前提和基础。城市建设史料和文献编写一定要做到真实可靠，这就必须依赖于大量完整、系统、准确的城建档案。将全县的征地情况和建设工程情况及其有关信息逐一列出、登记、汇总，有效地解决了多宗土地征用、地界纠纷等方面的问题，并成为城建和规划部门重要的文献参考资料。

3 做好城建档案工作之对策

3.1进一步增强城建档案法制观念和管理意识

《档案法》、《档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》、《城市建设档案管理规定》等档案工作法律法规，是做好城建档案工作的法律依据，是规范城建档案工作的准则。各级城建档案部门及工作人员，必须认真学习上述系列法律法规，武装头脑，牢固树立档案工作法制观念，真正做到依法管理城建档案。

3.2强化城建档案管理，建立严格高效的管理制度及网络

观念是前提，管理是关键。要做好城建档案工作，必須在牢固树立城建档案工作法制观念和依法管理的基础上，切实做好城建档案管理工作，使其真正纳入法制化、规范化轨道。

为此，第一要建立健全各项城建档案管理制度；第二要科学合理设置相关管理岗位；第三要配备好各岗位管理人员，并不断进行业务培训，提高其管理素质；第四要以岗定责、奖罚分明。明确规定每个管理岗位的职权、责任及奖罚办法，增强每个工作人员的责任感，充分调动他们的积极性、主动性；第五要建立完善的城建档案工作管理网络，充分发挥其组织协调作用。

3.3切实做好城建档案归档工作，确保档案资料的完整和准确

城建档案资料的归档是一项至关重要的工作，应按阶段有序做好。

3.3.1明确归档范围。城市规划、勘测、设计、施工、园林、风景名胜、环保、市政、公用、房地产、人防等部门的业务管理和业务技术档案及有关城市规划、建设、管理的方针、政策、法规、计划等方面的文件资料，都属于城建档案馆的接收范围。

3.3.2按工程建设程序分阶段做好档案资料有序归档工作。在工程开工前，应该把可行性研究报告、立项批复、用地规划、工程规划、勘察设计等相关资料收集、整理、归档；在工程施工阶段，应注意变更修改、质量事故记录、施工记录等技术资料的收集、整理、归档；在工程竣工后，要将完整的工程图纸、各专项验收报告及其档案资料统一建卷、归档。

3.4 努力做好城建档案资料的开发利用工作，充分发挥其在城市现代化建设中的作用。

结合我馆多年的工作实践，我们总结出一套上门服务、开发利用城建档案的经验，这就是先期介入、全程跟踪、严格验收。

3.4.1先期介入，就是在工程建设开工之前，到建设单位了解情况，看看有无配齐档案工作人员，其素质如何，并组织他们到我馆参观相关档案，对其进行业务培训，使其掌握城建档案的法律法规和相关知识。

3.4.2全程跟踪，就是从建设单位开工前到城建档案馆办理登记手续，签订《建设工程档案移交责任书》开始，直到开工后的全过程，都深入下去，与工程建设同步跟踪服务，进行工程档案业务指导检查，看他们是否安排了分管档案工作的领导和人员，是否随时做好了建设工程档案资料收集、积累和保管工作。对重点工程项目，派人长驻施工现场，随时进行指导。

3.4.3严格验收，就是对建设单位工程竣工后向城建档案馆报送的一套完整的建设工程档案资料进行严格审核，合格后发放城建档案管理处出具的《建设工程档案验收许可证》，并让其到备案机关办理工程备案手续。我市自2000年3月实施城建档案备案制度以来，整个程序运转顺利，建设工程档案入馆率、开发利用率均呈逐年上升趋势，取得了显著成效。

总之，认清城建档案的特点和作用，是做好城建档案工作的前提，学习掌握和贯彻落实党和国家关于档案工作的法律法规是做好城建档案工作的基础，科学的管理、高效的开发利用是做好城建档案工作的关键。