浅谈办公室行政事务管理

王军

摘 要：在所有企业中，办公室的行政事务管理工作有着非常重要的作用。他们主要进行处理行政办公室内的日常工作以及整个公司的行政策划及落实管理的工作，并协助公司负责人做好各部门的协调工作，编写公司规章制度，在整个公司内部形成一个完整的职能网络链贯穿于公司的每个部门，在保证公司政策传达落实的同时与各部门做好沟通，保证公司的精神与各项规章制度能够及时有效的传达到公司各个部门，为了保障企业的整体运营和各部门的对公司规定和政策的窒息规律，也为了公司可以在一个又只有的良好氛围中得到更好的发展，就需要不断完善办公室行政管理部门。

关键词：职能网络链；行政事务；管理；认识

办公室行政人员的工作在整个公司机构中起着承上启下的重要作用，是组织连接公司内部整体的协调工作和对外衔接宣传的特殊部门。一个完整的公司形态离不开行政办的协助。在日常工作中，行政办工作人员要拟定、执行公司的行政文件，下达公司的政策和发展方针，需要处理各分、子公司以及部室招、投标文件的审核并向公司总负责人任传达请示；负责公司内部所有部门的日常办公用品、办公设备以及其他消耗品的申请和发放工作，除此之外也要对公司资产进行管理与维修。对于一个部门来说这是一项重要而又繁琐的工作，但是对整个公司的生产效率和发展来说是非常重要的，是不可或缺的。

一、办公室行政事务管理工作的主要特征

在各大企业实际办公实践中，办公室行政管理工作需要有较强的应变能力，职责范围也比较广泛，主要表现在服务性、杂乱性和困难性特点等方面。

（一）服务性特点：办公室行政管理岗位主要是服务性质的工作，具有比较基础的服务工作，如服务企業的领导，企业的高管甚至于公司的每一个部门都要服务，所以办公室行政管理工作具有服务性的特点。这份工作对他们来说，他们每天都需要跑遍公司的各个层级和部门，处理的事情比较多，也比较繁琐，协调好每个部门之间的联系，并处理之间的问题，为整个公司的正常运营而做着不可磨灭的贡献，提升了企业的综合工作效率。

（二）杂乱性特点：行政管理工作本身就具有工作量大，工作种类繁杂的特点，在日常繁琐的工装状态中，想要把公司的政策更好的贯彻执行到每个部门，不仅要制定和下达各项规章制度，并且要处理公司各部门的诉求及其他问题，并传达给公司负责人。可以说工作任务比较重。在这情况下想要提高办公室行政人员的整体素质就要培养其业务素质和心理素质，并吸收专业能力较高的外部人才进来以提高办公室的整体素质水平，使日常的行政工作能够有条不紊的进行下去，为公司各部门更好的开展工作。

（三）困难性特点：办公室行政管理岗位工作困难，任务多，涉及各个部门各个领域，所以办公室行政管理工作有着困难性的特点。工作千头万绪，如果遗漏或做错任何一项工作，都会造成全局的工作动荡。

（四）职责范围广泛：办公室行政岗位是整个企业的中心，工作综合性强，需要天文地理，鸡毛蒜皮都了解一些，所以办公室行政管理工作职责范围广泛。办公室内的行政人员组织安排公司的各种会议，做好会议室的预定和清洁工作，并且要将会议内容整理编向公司领导请示签字，并把会议内容向各分公司、部室进行传，甚至于购发办公室用品的基础性工作都是办公室行政的工作内容。企业办公室行政管理工作职责范围广泛，为了不影响企业的工作效率，办公室行政人员任何细节都不能疏忽。

（五）较强的应变能力：企业办公室行政管理工作时间紧迫，工作内容繁琐，甚至有很多突发的工作任务，所以要求办公室行政管理人员要有较强的应变能力。在工作内容较多或工作内容较困难的时候，为了增强工作效率，工作人员要善于合理安排工作内容，分清主次，有条理、有建设性的开展本职工作。

二、如何完善、提高办公室行政事务的工作质量

（一）提高办公室工作人员的整体素质

办公室性质人员直属公司负责人并作为公司的行政链机构贯穿于整个公司。其特殊性和重要性是有目共睹的。办公室行政人员的整体素质直接决定着公司的发展和生产效率。公司在注重效益的同时要注重员工素质的培养，在日常的工作中以老员工带动新员工的工作方法来提高新员工的工作经验。除此之外对行政办公室人员进行定期培训，以提高员工的专业素质和工作效率，提升员工的工作态度，使其更好的为公司的发展做出贡献。

（一）提高办公室工作人员的工作积极性

繁杂且高强度工作量长期下来会打消一部分工作人员的积极性，要想使全体员工把精力更好的投入到工作中去，就要制定一定的奖赏制度来带动员工整体积极性，合理优化各个岗位的等级制度，及时调整工作人员的等级，激发他们最大的工作潜能。

公司领导和全体员工要充分认识行政管理工作的重要地位。作为办公室行政管理人员，其工作水平影响着整个企业的形象和发展必须认清形势，作为直接服务企业、服务领导的办事机构，要充分认清自己的重要地位。所以要把握大局，要有责任感和使命感，切实履行自己的工作职能，积极参加公司组织的业务培训，并且在日常工作中加强自身的工作意识，积极进取，从工作不断的汲取经验，完善自己的业务技能，力求自身工作素质得到整体的发展和提升。

结语：

综上所述，办公室行政岗位是企业不可或缺的组成部分。企业是通过行政管理岗位把企业的各个环节，各个部门和各个层级有序健康的联合在一起，通过行政管理手段组织企业正常运营，来保证企业健康可持续发展。所以，企业要重视办公室行政管理人员，加强培训学习，重点培养，激发每个管理人员的最大潜能。办公室行政管理人员要意识到自己的岗位对于公司的重要性，要有全面树立整体意识与责任感，在日常工作中要时刻以公司大局出发，不断地汲取工作经验，学习业务知识，提高专业水平，增强工作效率，企业才能健康可持续发展。

参考文献

[1] 罗京.转变观念提高素质做好新形势下的办公室工作[J].办公室业务，2013（3）：115-116.

[2] 吕涛.如何做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].中外企业文化，2014（7）.

[3] 王文军.做好办公室工作的几点体会[J].铁道文秘档，2012（4）：126-129.

[4] 赵春梅.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].企业导报，2014（4）.

[5] 李威.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].低碳世界，2014（13）.