嘉善县城建档案信息化质量控制策略研究

吴晓岚

摘 要：随着我国城市化进程的发展，从根本上提高了我国整体城市发展水平和城建形象。所以城建档案管理这种城市发展的记录也越来越烦杂，相应的档案管理人员的任务也越来越重了，所以现代的信息化管理手段被引入到城建档案管理当中来。

关键词：新形势;城建档案管理;意义

随着城建事业的蓬勃发展，国家的城市化进程在加快步伐。城建档案事业也需要更新换代，来适应新时代的要求。目前在全国的很多大中城市，城建档案管理都进行了一系列的改革，有一些单位取得了很有建设性的成绩。也有一些单位遇到了前所未有的困难，时代赋予了档案管理新的属性和功能。本人作为一名城建档案单位的工作者，就如何做好城建档案管理，谈一点粗浅的看法。

一、城建档案管理的意义

1.城建档案是城市规划、建设审批的主要依据

城建档案是城市规划、建设审批的重要依据，特别是在当代地下空间高度开发利用的时代尤为重要。一个城市的地下布满了各种煤气、给排水、通信光缆、电力、热力公司等等民用甚至军用各种管线，工程在挖掘地下施工的时候，必须先到城建档案馆调取相关管网图，以便做出不会破坏城市管网的施工设计。

2. 城建档案管理是城市管理维修、改扩建的技术依据

每个城市都有很多很有年代感的老房子，其电路、排水、自来水管等设施都年久老化，屋顶、墙面部分有漏水脱落现象，有的需要扩容、需要更换维修。如果没有完整的电路、排水、建筑竣工图纸档案，就很难对其进行维护翻新和维修工作。还有这样的现象，比如，办公楼改住宅楼，住宅楼改成商业用门市房这样的功能性改建，都要参照当初的工程竣工图纸来进行改建、翻建，这时候就要到城建档案管理部门去调取相应的档案了。

3.城建档案是司法鉴定裁决的法律依据

在工程质量出现责任事故的时候，首先，要在城建档案馆调取施工图纸，以此作为依据然后按图索骥进行现场比对，以此作为依据来做出责任司法划分。其次，看看有没有设计变更，施工手续是否齐全，这些都保存在城建档案馆内，留待以后出事了可以作为证据提交法庭使用。

4.城建档案是抗震减灾、重建家园的重要保障

当遭受到地震、海啸这样的灭顶之灾以后。城市基础设施要进行恢复，各种管网都要维修重建。如果没有城建记录则会雪上加霜，让群众的财产遭受更大的损失。这时城建档案就是救命的稻草，城市要依靠它重建，百姓要靠它开始新的生活。

二、当前城建档案管理中存在的主要问题

1.城建档案收集问题

城建档案的收集有两方面问题比较突出：首先，是资料不全的问题。城建档案在真正使用的时候，经常会遇到资料不全的现象，在当初归档的时候大家都为了方便省事，只把一些主要的资料移交到城建档案馆，有些细节资料都没有移交，由于资料的管理专业性比较强，档案管理人员往往也不能分辨出还缺少什么比较关键的资料，所以在今后档案利用工作中经常会出现“书到用时方恨少”的事情发生。其次，是内容出现差错，图纸与工程实际不符。这种现象也屡见不鲜，现在的建筑工程，那些做施工资料的资料员，普遍的存在一种根本不去工地现场测量数据的做法，他们的工程资料全都是按照施工图上面的数据，再结合质检部门规定允许的施工误差范围，在家里面闭门造车、脱离实际，自己制造的同步工程记录资料，更有部分资料员嫌麻烦没有把工程的设计变更标注在竣工图上，因此，这些疏忽很容易导致城建档案馆档案和工程实际不符，出现无法利用档案资料解决实际问题的现象。

2.城建档案管理水平不高

部分建设单位、施工单位的档案管理水平从技术层面分析有些差强人意，对于档案的分类标准和方式不科学，存放不合理，没有相应的档案管理规范。缺乏原始性、规范性和完整性，加上档案管理水平较为低下，没有具备专业知识的档案管理人员，他们往往重视工程质量和进度，认为档案管理不重要，忽略了档案的管理工作，最后造成了大量的城建档案的遗失。

3.城建档案信息化水平低

在一些大中城市档案管理已经进行了自动化、信息化改革，但是城建档案信息化的管理在技术上仍是相对滞后的，虽然运用了计算机、光盘等现代化工具，但也只是实现了新技术的运用。在管理模式上就是传统档案管理模式运用新技术的改进，并没有从根本上改变管理方式。

4.城建档案人才缺失

首先，城建档案信息广泛，涉及的专业较多，既要有城市建设方面的知識，又要有档案管理方面的知识，相关人员十分匮乏。其次，施工单位的城建档案人才流动性相对较大，由于工作强度大，比较枯燥繁琐，工资待遇不高，很难培养和留住人才。最后，档案管理是一门比较科学的业务，过去人们对它的认识不足，认为摸个脑袋就能干档案管理，造成现有城建档案管理的人员组成可谓鱼龙混杂，因此也影响了城建档案管理的发展。

三、 新形势下加强城建档案管理的建议

1.加强城建档案信息化建设

（1）现有馆藏城建档案数字化。城建档案的信息化建设首要就是把现有馆藏纸质档案全部数字化，但是城建档案的数字化是一项长期而艰巨的工作，对于大部分的城建档案馆来说，要在短期内大规模地进行全部馆藏数字化是不可能的，难度极大，因此必须分阶段逐年、逐步进行。就嘉善城建档案馆来说，保存的大部分是工程档案，少部分是拆迁档案及规划档案。在日常的档案利用中，拆迁档案的利用率相对来说并不高，因此，我们首先选择的是利用价值大、利用率相对较高的工程档案进行了档案数字化，将有限的资金用在刀刃上。按照总体规划，分步实施的原则，逐步、逐年实现馆藏城建档案全部数字化。

（2）城建档案数据库的建设。建立数据库的主要目的就是要在大量的数据中查询到用户所需要的数据。城建档案机构在考虑新建或完善建设档案信息管理系统时，除了设置工程档案模块和地下管线模块外，还应增加业务技术档案通用模块，并增添以下著录事项：业务系列名称、存放地址、案卷题名、编制单位、载体类型、数量/单位、规格、卷内文件起止时间、保管期限、密级、主题词、进库时间等，以确保该建设信息管理系统数据库的完整。

（3）开发新软件推行城建档案在线接收。随着城市的加速发展，城建档案数量的增多，原有的城建档案管理模式已不适应当前工作的需要，城建档案管理机构可以借助于政府云建设城建档案网上接收系统，建设单位在建设工程前期办证到最后竣工验收过程中，分阶段、分批上传城建资料，城建档案管理机构可以后台接收，逐步验收，这样既加快了城建档案完整性和移交的速度，又合理的推动了城建档案数字化的建设。

2.加大城建档案资金投入

财政要向城建档案管理部门注入资金，加速建设和完善数字化城建管理系统。改善城建档案管理的办公条件，对城建档案进行数字化备案，配备可以满足工作需要的一些先进的工具和设施。还要配备防火防盗系统，避免人为和自然灾害的破坏。还要改革以前的调阅方式，增加网上调阅和异地查档功能，方便老百姓调阅城市档案，让城建档案走进寻常百姓家，而不是使其束之高阁失去实际意义。

3.提高城建档案管理人员专业素质

要培养聘用专业人才，要聘任档案管理专业、计算机统筹专业的高材生充斥到档案管理行业。以此来提升整个行业的整体人员素质，打造一支专业化、高学历的城建档案管理队伍。还要在档案管理系统中取长补短，互相观摩、学习、推广先进经验，树立先进集体和个人标兵形象互相学习，发挥先进的作用，提高从业人员的业务水平。城建档案管理机构要每年在本地区召集建筑工程资料员进行培训，以便城建档案知识的更新。

4.强化城建档案管理的安全建设

责任巨大、头绪众多是城建档案管理的特点，城建档案管理的安全建设不容小觑。所谓安全问题无小事，城建档案的安全管理关系到一个城市的安危和每个老百姓的利益相关，必须严肃认真对待。要建立行之有效的防火防盗系统，还要建立城建档案计算机系统的安全防火墙，让宝贵的资料不受病毒侵扰，及时做好资料备份工作，避免误删资料的事故发生。同时做好资料的借阅管理工作，避免宝贵的资料在借阅的时候被损坏。

四、结语

城建档案管理工作在全面加快小康建设的今天，必须放下包袱、与时俱进、开拓进取，大刀阔斧的改革才能保证城市建设的需要，以上对加强城建档案的管理提出了一些对策和建议，希望可以对城建档案管理工作起到帮助作用。

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