浅议档案馆利用与宣传工作的良性互动

张微

在档案馆的日常业务工作中，接待利用是一个很重要的环节。通过利用，既可以了解查档需求，为改善馆藏结构提供决策参考，也可以了解档案馆自身业务建设情况，促进科学管理、规范整理和便捷利用。

档案馆利用和宣传看似是互相独立的两项工作，实则不然。档案利用就是最直接的档案宣传，档案宣传也能促进档案利用。

一、档案利用是最直接的档案宣传

1.档案利用是了解档案及档案工作的一个窗口

通过利用档案，利用者既可以直观地感受档案的外形：档案的装订、排列、编号、编目等，也可以了解档案的管理：立档单位的收集、整理、移交，档案馆的接收、保管、提供利用。

2.档案利用是档案价值显现的一个重要途径

档案的价值在于存凭、留史、资政、育人。开展档案宣传的主要目的是提高社会的档案意识。社会档案意识是人们对档案和档案工作这一客观事物的反映和认识，是社会对档案和档案工作的认识和反映程度的整体观念。档案利用是利用者根据自身需求主动获取档案信息的行为。新乡市档案馆2015年至2017年接待利用人次分别为2703、3093、3535，通过查阅招工、知青、会计、公证、学籍等专门档案，为证明工龄、办理退休、学历认证、房产过户等提供了依据，凸显了档案的凭证价值，也增强了利用者的档案意识。

3.档案利用是文化传承的一个重要载体

地方特色档案是一笔文化财富、文化遗产，借助平台有效宣传利用地方特色档案对于增强社会关注度、扩大档案知名度、提升文化传承度具有积极意义。省、市、县综合档案馆馆藏档案、资料主要反映本地政治、经济、文化、教育等方面的内容。其中，文书档案主要服务于行政管理、编史修志等工作，公证、学籍等专门档案主要服务于与之有密切关联的具体事项、问题，特色档案的宣传、利用在文化传承中发挥重要作用。2008年2月26日，河南省新乡市档案工作会议上，两帧康熙四十年（公元1701年）圣旨仿真件亮相会场，3.2×0.35米的超大规格、五彩绫缎材质、满汉两种文字，迅速在新乡刮起了一阵“圣旨风”，《新乡日报》《东方今报》等媒介第一时间对此进行了图文报道。圣旨中赞扬任璿（璿，璇的异体字）“良臣宣力于外效厥勤劳”，任璇之母曹氏“淑慎其身……训词于朝夕不忘育子之勤”，任璇之妻王氏“终温且惠既静而专”，封曹氏、王氏为“恭人”。两道圣旨既是研究历史、人物的重要资料，也是传承良好家风的重要载体。2010年，在大量查阅馆藏档案、资料基础上编辑的三本《卫辉一中校志》入藏新乡市档案馆。该志记录了学校自1902年办校至2009年百余年间九易其名，两次南迁，在32任校长的领导下走过的风雨历程和取得的累累硕果，在臧否人物中弘扬正气，于褒贬事件中审古知今，是总结、传承校园文化的力作。

二、档案宣传可以促进档案利用工作

1.档案宣传可以扩大档案工作影响，让利用者从潜在用户变为直接用户

酒香也怕巷子深。档案馆馆藏是开展利用的基础，但馆藏多少并不是档案利用者多少的决定性条件。换言之，没有馆藏，档案利用无从开展，无档可查;有了馆藏，利用者不知道可以查阅，档案馆照样门可罗雀。档案宣传既可以将馆藏内容公之于众，使利用者知道有档可查;又可以将查档须知、开放档案目录等信息公开，引导利用者前来查閱。

2.档案宣传可以优化档案利用

首先，档案宣传可以引导利用者采取预约查档、电话代查、函件代查、网上查阅、现场查阅等适当的方式进行查档，起到分类指导、分流处置的作用。如新乡市档案馆2015年至2017年接待利用新乡本地人次分别为2643、2994、3393，现场查阅人次分别为2701、3090、3534[4]，三年中现场查阅人次均超过本地查阅人次。如果预约查档、函件代查等非现场查阅服务宣传到位，就可以免去外地查阅人员奔波之苦。

其次，档案宣传可以缓和档案馆接待利用人员和利用者之间的关系。档案馆馆藏绝大多数来源于立档单位到期档案的移交。受立档单位档案收集的完整程度、整理的规范程度、移交的及时程度等因素影响，以及不同时期档案馆接收范围的不同，档案的查到率、查阅速度、查阅体验也不尽相同。换言之，来档案馆查阅档案，并非都是怀着满腔希望而来，带着满意之情而归。新乡市档案馆2015年至2017年接待利用查到率分别为66.70%、73.68%、80.45%，尽管查到率逐年升高，但未查到的比例仍不容忽视。因此，档案宣传不仅要正面宣传档案的价值，也要正视查到率问题，合理引导公众预期，有效化解利用者与档案馆的矛盾。

再次，档案宣传可以规范档案利用。一方面，档案馆应印制《档案法》《档案法实施办法》等法律法规中关于档案利用、公布的有关条款，并采取张贴、告知、阅读签字等方式促使利用者依法查档、依法用档;要采取人防、技防等措施，防止利用者在查阅档案过程中出现涂改、损毁档案等情况;要教育利用者正确使用、合理处置查阅到的档案，不在利用档案过程中出现违法公布档案等行为。另一方面，档案馆接待利用人员应保障公民查阅档案的合法权利，依法开展查档证明的审验、开放档案的查阅等工作。

三、如何在档案利用中做好档案宣传工作

1.编辑档案利用效果实例

精选档案利用效果实例，分类编辑、整理，既是对利用工作的总结、提炼，也是开展档案宣传的有效载体。利用效果实例可以做成汇编供人翻阅，也可以做成展板进行宣传，还可以在网站、微信公众号上开辟专栏。

2.强化档案资源建设

根据档案服务当地中心工作、服务百姓日常查阅、服务有关单位编史修志等需要，及时对馆藏内容进行查漏补缺，对照进馆范围，有的放矢做好档案的接收、征集工作。

3.持续开展档案宣传

将节点宣传和日常宣传、重点宣传和一般宣传、线上宣传和线下宣传、传统媒介宣传和新媒体宣传结合起来，既发挥好档案查阅告知单、档案查阅提示牌、档案馆爱国主义教育基地、档案工作信息网等的阵地作用，也抓好档案宣传体制机制建设，锻造高素质的宣传队伍，激发档案宣传人员的创造性积极性，发挥好档案微信公众号的作用，持续开展档案宣传。

4.扩容档案编研产品

通过沟通协商、签订协议等方式，将利用馆藏、室藏档案、资料开发的档案编研产品、形成的学术成果、拍摄的专题片等及时接收进馆，形成档案利用、产出、再利用的良性循环。如新乡市档案馆及时接收《新乡年鉴》《新乡统计年鉴》《中共新乡地区历史》《卫辉一中校志》等书籍，为今后开展研究工作提供了较权威、系统、可借鉴的资料。

综上所述，档案馆接待利用和宣传工作既相对独立，又相互依存，既相互制约，又相互促进。在实际工作中，不能顾此失彼，要把二者有机结合起来。