《出生医学证明》档案管理现状及对策

张敏

《出生医学证明》是根据《中华人民共和国母婴保健法》的相关规定，由医疗助产机构依法出具的新生儿出生医学信息证明，主要用于证明新生儿出生时的健康及自然情况、血缘关系、申报获得国籍、户籍登记、获得入托入学、社会保险保健服务、取得公民身份号码等方面的重要医学凭证，是“人生第一证”。同时，《出生医学证明》档案是记载新生儿出生及依法依规签发其《出生医学证明》过程中形成的原始记录，用于卫生部门换发及补发公民《出生医学证明》时原始资料的查询及提供依据，具有极高的身份证明价值及法律依据。其内容包括《出生医学证明》管理及领发材料、《出生医学证明》首次签发登记表、婴儿父母有效身份复印证件、《出生医学证明》及相关证明材料的存根等。《出生医学证明》档案保存的完整性和规范性尤为重要。本文通过调查广西河池市12家医疗助产机构《出生医学证明》档案的管理现状，针对存在问题，提出相应的管理措施及对策，以期进一步提高《出生医学证明》档案管理质量，更好地为社会公众服务。

一、《出生医学证明》档案管理的现状

随着社会的进步和发展，《出生医学证明》越来越多地被社会各阶层广泛重视和使用，对《出生医学证明》档案纳入科学化、规范化管理的要求越来越高。但是，目前《出生医学证明》档案缺乏规范管理仍是不少医疗助产机构普遍存在的问题。

（一）统计数据来源与方法

1.数据来源。本次调研选取河池市12家县级以上医疗机构，按医院等级分，三级医院2家，占16.7%;二级医院10家，占83.3%。按医院类别分，综合医院8家，占66.6%;妇幼保健院2家，占16.7%;中医医院2家，占16.7%。

2.调查方法与内容。设计《河池市<出生医学证明>档案管理基本情况调查表》，其内容包括医院等级、助产业务开展时间、是否建立档案管理制度及專门的档案室、档案资料是否妥善保管、有无档案专管人员、管理人员的学历及技术职称、是否获得档案管理证书、相关档案管理知识的掌握情况、近期是否参加档案管理培训学习等，以调查表的形式由各医疗机构填报，所获得的数据进行汇总及分析。

3.结果。建立专门档案室的医疗机构占33.3%，未建立专门档案室的医疗机构占66.7%;建立档案管理制度的医疗机构占75%，未建立档案管理制度的医疗机构占25%;设置专管人员的医疗机构占33.3%，未设置专管人员医疗机构占66.7%;管理人员大专以上学历占75%，中专学历占25%;中级以上职称占50%，初级职称占50%;获得档案管理证书占41.7%，无档案管理证书占58.3%;掌握档案相关管理知识占50%;近期参加档案业务培训学习占33.3%，未参加档案业务培训学习占66.7%。

（二）从统计数据结果分析存在的问题

1.对《出生医学证明》档案管理认识不足，重视不够。从调研的情况看，只有33.3%的医疗机构设置专门档案室，大部分的医疗助产机构未设置专门档案室，没有专门档案专管人员。许多医院的《出生医学证明》档案都是由妇产科保管，没有纳入病案室或综合档案室统一保管，保管的条件和查阅都不符合规范要求，都是由签发单位根据各自情况自行保存，极容易导致《出生医学证明》档案资料出现发霉、丢失和损坏情况，造成不良的影响。

2.缺乏档案管理专业人员。全市12家医疗助产机构中，只有5家医疗助产机构的档案管理人员获得档案管理专业技术资格，其中4家医疗机构的档案管理人员在最近两年内参加过档案业务培训学习。多数医疗助产机构对档案管理相关规定不熟悉，保管部门不确定，档案保管期限不划分不一，存储相关信息资料的条件较差，严重影响档案价值的发挥。大部分医院尚无规范的《出生医学证明》档案管理系统，存在部分《出生医学证明》的填写不够规范、影响了《出生医学证明》信息的准确性。

3.缺乏必要的管理知识及规范管理。由于国家没有出台《出生医学证明》档案管理规范，加上档案管理人员对档案管理知识缺乏，许多医疗助产机构档案整理要求不统一、对《出生医学证明》档案随意排序，电子档案不完整出现漏项、漏填写或填写项目不全，存放管理不规范或随意保存电脑里，造成需要时难以查找，费时费力，甚至发生数据丢失现象。一些医疗机构无专业管理档案人员，反复更换人员，造成业务不熟悉或管理移交脱节，致使每位接管者都要重新进行档案整理和归档等，造成人力资源的浪费。

4.管理意识不强。个别医疗机构对《出生医学证明》档案管理制度落实不到位，法律意识不强，管理不规范，人员变动未及时进行交接和上报备案，甚至出现违规补办证件的现象。

三、加强《出生医学证明》档案管理的对策

1.加强对《出生医学证明》档案管理工作的重视。各级医疗机构要提高认识，加强《出生医学证明》档案管理工作，进一步增强档案工作分管领导和档案管理人员的档案管理意识和责任意识，建立《出生医学证明》管理和签发人员的责任追究制度，并将此项工作纳入医院绩效考核管理体系，做好《出生医学证明》档案管理基础保障;建立建全《出生医学证明》档案相关管理制度，加强《出生医学证明》档案软硬件建设，实行专人专管，落实好《出生医学证明》档案的管理。各级卫计行政管理部门，应加强对《出生医学证明》档案的事中事后监管。应建立各医疗助产机构《出生医学证明》档案数据年度台账报送制度，定期对所辖医疗机构的《出生医学证明》档案管理工作开展情况进行监督检查，发现管理漏洞的及时纠正，限期整改，并将检查与整改结果通报受检医疗机构。

2.积极探索规范《出生医学证明》档案管理。目前国家层面的《出生医学证明》档案管理规范尚未颁布，各医疗机构应根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规，探索制订一套科学、系统、可行的《出生医学证明》档案相关管理制度，内容包括《出生医学证明》材料归档的收集范围、归档时间、保管期限划分、整理要求、保管保护、档案移交、信息利用等方面。当前，各医疗助产机构对《出生医学证明》材料实行“专柜、专锁、专册、专人”管理，证章分开管理，建立《出生医学证明》入出库登记台帐，规范发放程序，完善领取手续等都，为《出生医学证明》档案的完整提供了基础保障，但仍需完善《出生医学证明》档案管理规范。

3.加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员素质。加强各医疗助产机构《出生医学证明》相关工作人员和档案工作人员，特别是工作变动的新上岗人员的培训，提高档案管理工作人员的业务知识，熟练地掌握《出生医学证明》档案的管理技能以及档案整理工作流程，提高档案归档质量。各级卫生行政管理部门、档案行政管理部门应当在各自职责权限范围内对各医疗助产机构《出生医学证明》档案管理工作进行督查和业务指导，确保档案管理工作质量。

4.积极推进使用计算机管理《出生医学证明》档案。各医疗助产机构应按照相关要求建立《出生医学证明》电子档案，采用先进技术，运用档案管理软件，将原有的纸质档案资料，通过扫描仪进行数字化处理，形成电子档案，实现档案管理的现代化和档案信息化，方便档案的查阅和利用，有效提高工作效率。同时，为防止和减少出生证档案信息孤岛问题，积极探索借助通过互联网络技术，实现跨地域远程指定相关人员《出生医学证明》档案信息查阅，实现档案信息资源共享和交流。更为重要的是通过档案的数字化处理后，可有效防止档案篡改的行为，保障档案信息的真实、有效和安全。

四、结束语

通过对《出生医学证明》档案管理存在问题进行分析，对管理过程中存在的不规范问题，制定解决对策，加强对《出生医学证明》档案管理，设置专人专管，完善落实相关制度，提高《出生医学证明》档案管理质量。积极推进使用计算机管理《出生医学证明》档案，提高档案工作现代化管理水平和工作效率，维护好国家、公民及社会组织合法权益，使《出生医学证明》档案更好地为公民服务。