档案管理中的信息化建设与优化

齐璐阳

摘要：随着现代电子信息技术的不断发展和普及，档案的信息化建设已经成为了当前各地各级档案管理部门的主要任务。在很长的一段时间里，因为对档案管理的工作没有做到重点关注，再加上管理不当、管理人员没有相应的职业素养、没有将新的技术应用其中等问题。所以导致7在各级部门中对档案管理的工作质量低下，更没有做到相应的管理职责。要想避免这种情况，就需要改变管理方法，进一步的优化档案管理工作，运用新的理念、新的管理技术，促进档案管理工作水平的提高。

关键词：优化管理 档案信息化建设 策略

随着社会的快速发展，对各级部门的档案管理工作进行优化，是如今发展建设的基本要求，同时也是档案管理长久发展的必要工作。所以，各级部门的管理人员要改变以前的观念，加强自身管理工作的责任感，并且找出目前管理工作中存在的问题，根据实际情况，对其进行优化和整改，从而提升档案管理工作的质量水平，加强管理工作的效率。

一、目前档案管理依然存在的缺陷

现如今对档案进行管理是一项非常重要的工作。所以各级部门的管理人员要明确的了解这一点，将自身的管理工作做好，重视现如今管理工作中所存在的缺陷，并将这些缺陷进行整理，根据这些信息对存在的缺陷进行优化完善，拟定与之应对的方案和策略。

（一）工作人员职业素养不高

应用新技术对档案进行信息信息化建设需要相关的专业技术人员，据调查显示，现如今的各级部门的档案管理人员大多数都不具备相应的网络技术，无法对档案管理的方法进行更好优化。

（二）信息信息化建设水平较低

目前为止，大多数单位在信息数字化技术的应用上只是简单地进行档案信息的记录，并没有从根本上将档案管理变成信息信息化建设。而且，各个各级部门所使用的档案管理软件也是各不相同，在这种管理设施无法得到统一的情况下，档案管理人员所能做的无非就是手动的进行档案信息录入，这样一来，却并没有从根本上增加管理工作的效率。

二、档案信息化管理的方法

对于一般的档案信息处理工作来说，我们需要建立一个简单高效的系统。同时我们需要将科学性和规范性融合进去，并且应该着眼于每个使用单位的不同的实际情况，系统运行是适应不同的使用者的，它的制定必须基于简单性和可操作性，以便员工能够更好地坚持和实施有关规章制度在日常工作。双向性质制度的制约。一旦制定相关的规章制度，应严格执行，否则，将成为废纸。制定部门规章制度和监管机构，必须确保全面实施规章制度。落实规章制度的过程中，如果系统中出现的失误，就必须有处罚，充分体现系统的权威。

（一）提高档案信息管理人员的个人素质

提高企业档案管理人员的专业技能成为实现单位精细化管理的必由之路。其中之一是建议对文件管理工作人员进行全日制培训，即通过相关测试和评估分析现有文件管理人员在信息化文件管理方面的工作能力，例如收集和分类档案和数据安全的能力，执行硬件监督和检查的能力等。根据现有员工的工作偏好，工作分工和职业技能培训将使他们能够在适当的岗位上最大限度地发挥他们的工作能力;对于那些有人才空缺的职位，例如网络安全管理，要录取高素质人才，成为档案信息管理者中的主力。

（二）建立档案管理的信息化系统

如果想要有效利用档案信息资源，我们应该建立一个有效的应用系统。关于现代档案信息系统，现代信息技术已经应用在许多方面的档案信息系统。然而，建立一个系统的过程是非常复杂的，将使用大量的技术。它是一个全面、系统的项目，主要包括管理体制、收集处理系统，导出系统和数据库等。挡案信息的管理者应建立相应的信息平台，便于档案的电子化管理。信息平台的建立应注意：①如果有十分重要的信息，文件要具有高度机密性。泄漏会导致不可预测的后果，因此信息储存工作应该是安全的，确保文件的安全性：②文件管理工作内容多，可以建立一个根目录。根据不同的内容设置信息平台的功能，进行设计文件管理的效率是确保工作效率和质量的目标：③规范档案管理程序。管理方案是否科学，档案信息的管理者要建立一个严格的标准，标准对管理工作的效率影响很大，因此要在设计档案信息管理系统之初，就要考虑到文件管理的综合性，使之成为一个完整的系统。

（三）改进档案信息的管理模式

传统的文件管理模式不适用于电子管理工作需要相应改进。因此，应使用先进的信息技术将文件转换为数字形式这不仅提高了工作效率。它还降低了工作的难度。此外，与传统的纸质文件相比，电子文件具有不可穿戴和存储时间长的优点。由于重定位等原因导致无法找到纸质文件时，电子文件可以作为备份并提供文件管理。一定的保证。总之，数字化管理的发展促进了文件管理的电子化过程。在提高工作效率的同时，还可以优化和合理分配相关资源，进一步推动文件管理的现代化。

三、档案管理工作的优化措施

（一）改变档案管理的工作观念

在各级部门的档案管理工作中，因为没有相应的监管工作，相对于管理所用的软件和硬件没有达到标准而言，改变管理人员的I作理念才是从根本上改善档案管理工作的现状。因为相关各级部门的特殊性，相对于其他机构，在面对时代的变迁上适应能力较慢，并且在档案管理的工作中，思想观念容易受到传统观念的影响，使其无法更好的适应新时代。所以在面对这种情况时，首先要做的就是改变各级部门和管理人员的思想理念，将管理理念与实际发展相结合，运用新的技术手段促进各级部门档案管理的有效性。并且由于很多档案具有保密性，所以对档案安全的设置也同样需要加强。

（二）创新管理技术及设备的应用

为了使各级部门的档案管理更加现代化，可以适应当前社会的发展需求，就需要对档案管理工作进行科学合理的建设。首先需要的是将档案库的管理方式进行变革更新在档案室中创建现代化管理一体机制，将计算机网络技术应用其中，使用计算机监控技术对档案库房进行全天监控，保证其进行全天昼夜不间断的监控防护，完善了传统需要管理人员现场监管的问题。利用计算机自动化技术实时对档案室的温度、湿度等环境因素进行监控和处理。全方面应用电子档案存储，使档案的查询、下载、管理等更加的方便快捷，将现代科技管理技术完美的发挥出来。另一方面，通过电子扫描等技术，将纸质档案完整的进行影像扫描、录入、存储并建立相关电子检索，进一步优化了档案的管理措施。

（三）专业技能培训

在进行现代化档案管理时，除了需要加强档案的安全管理措施之外，对相关的档案管理人员进行专业技能培训，专业的管理人员是档案管理工作的重点需求，让档案管理人员熟练的掌握新型科技管理技术，可以有效地提高档案管理工作的质量。通过与现代科技管理手段的结合，全面的优化各级部门的档案管理工作。

四、结束语

总而言之，在信息科技高速发展的今天，传统的档案管理方式已经无法适应现在的社会发展需求，所以有关的各级部门必须做到顺应时代潮流，在档案的管理工作中，应用现代化技术管理手段，对档案管理进行完善与创新，准确的找出依然存在的不足之处，对发现的问题进行研究和探讨，制定合理有效的完善措施，提高档案管理的安全性和高效性。

参考文献

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