事业单位物业档案管理问题分析及对策建议

杭军

物业档案，是指物业管理部门在物业管理活动和经营活动中形成的，反映物业状况与物业服务企业经营服务情况，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。事业单位物业档案是档案的重要组成部分，具有门类众多、资料繁杂等特点，不仅能客观真实地反映事业单位改革和发展的历史进程，也能为未来的发展起到重要的参谋借鉴作用，为事业单位物业管理工作的展开提供有力的支持和保障。随着我国事业单位运行机制的改革，及信息化技术的发展，物业档案管理工作逐渐步入了一个全新的阶段，同时工作中所存在的不足逐渐暴露出来。就此，本论文着重针对事业单位物业管理档案问题进行分析，对所存在的不足提出建议，以期提升物业档案管理工作的效率。

事业单位物业档案管理工作的重要性

物业档案的历史价值。物业档案客观的记录了物业管理单位的发展历程，其中既有成功的经验，也有工作中存在的不足。善于分析运用这些档案资料，总结经验，吸取教训，有针对性的对工作加以完善，就能够有效的提升物业管理的水平。此外，档案中的图表、声像文件记录了历史的发展过程，承载着一代人的记忆。例如：物业档案记载了建筑的演变历程，承担了记录和保存历史的使命，是重要的历史资料。

物业档案的信息价值。物业档案中包含了基建、设备、经营、管理、服务等多方面内容，包括建设单位移交的物业前期资料；设备的生产厂家、安装公司、保养单位之间形成的有关资料；消防、供电、供水、供气、电话、网络、有线电视等方面资料；详实记录了历年建筑改造、水电维修和各种工程项目的设计施工图纸；设备的技术、参数资料、操作规章流程等等，是物业管理、维修的基础性资料。随着时间的推移，对设备设施的维修频率也将逐渐增高，如果没有完整详实的物业档案作为支持，不仅影响到设备设施正常的运转运行，还很有可能影响到正常的工作、生活秩序。

物业档案的法律文献价值。物业档案还包含物业管理活动中产生一系列的文书档案，如物业服务企业的物业资质证明、物业管理人员聘用合同、物业管理招投标文件、采购合同、服务协议、工程合同以及资产档案、维修资金使用、审批、监管方面資料等等具有法律价值的文献，在事业单位与其他责任方产生纠纷，自身权益受到侵害时，物业档案都能够提供可靠地维权证据。例如，目前事业单位老旧的房改房已经出售给个人，二次装修已成常态，怎样保障房屋不受损坏，物业服务企业必须将管理二次装修所产生的管理资料记录清楚，并应集中收集整理，若由于违规装修产生不良结果，物业服务企业才能提供免责的管理档案，才能提供强有力的法律依据，如果不能提供相应的管理档案，将可能给物业管理公司造成巨大损失。

目前物业档案管理工作中存在的问题

重视程度不足。物业管理部门由于实行目标管理，注重经济效益，档案工作是一项服务性工作，不能直接创造效益，因而重视程度不够。物业档案类型多样、内容繁杂，而大多数物业管理部门缺少专业的档案管理人员，档案管理工作由其他人员兼任，企业一般不安排专人负责档案工作。由于改革后管理机制灵活，人员流动性大，不能保持相对稳定，给物业档案的管理造成一定的影响。总之，物业管理部门没有把档案工作纳入中心工作范围。

物业档案管理的硬件和软件条件落后。物业档案管理设备落后，缺乏相应的设备设施及技术支持。在信息技术突飞猛进的发展的今天，对档案进行数字化管理已是档案管理工作的整体趋势，然而现阶段物业档案管理却仍然停留在对纸质档案的分类、保存、整理的操作阶段。纸质档案不易保管，容易引发档案损毁、丢失。另外，单纯的手工操作管理也不利于物业档案的整体种类划分，从而出现了档案存放无序、档案资料不完整的现象。

规章制度不健全。物业档案管理缺乏专业的档案管理人员，规章制度不健全。物业管理行业仅有二十年左右的历史，在我国是新兴的行业，国内尚未制定出关于物业档案管理的标准，物业档案管理是档案行业和物业管理行业中双重的新课题。同时，物业档案管理制度的缺失，缺乏行之有效的考核管理标准，致使物业档案管理工作长期处于无序状态，无法达到规范化、标准化的要求。在传递过程中手续不健全，在移交接管中丢失，影响了新的物业服务企业开展工作。档案借阅时较为随意，没有履行借阅的相关登记手续，档案丢失时，出现推诿的情况，责任难以区分。

物业管理社会化改革带来新问题。随着机关事务后勤管理社会化改革的深入，物业档案管理的问题很多是伴随着物业管理社会化改革而出现和加剧的。承担服务的物业服务实体从单位逐渐剥离， 成为多元化、规模化、标准化的服务企业。在后勤社会化体制、机构、人事改革过程中，档案的收集管理的责任不明确，档案人员变动频繁，不能保持相对稳定，削弱了档案工作，给物业档案的管理造成一定的消极影响。

对事业单位物业档案管理工作的建议

加大重视力度，增强物业档案管理意识。物业档案工作种类繁杂，涉及到水电、绿化、设备购置、工程验收等各方各面，在物业服务大量外包的大背景下，简单依赖外包企业进行物业档案的收集和管理是不现实的，因此承担机关事务的单位要加大对物业档案工作的重视力度，应当将档案的管理工作归口到机关管理部门下，并且在与外包机构签订服务合同的时候明确外包机构在档案收集方面的责任。应当有专人负责物业档案的管理，在档案管理人员心中树立起管理意识，提升档案管理人员的岗位责任感，要求物业档案管理人员必须时刻关注各方面的档案资料的管理和归档。

提升物业档案管理人员专业技能，提高档案管理水平。要设置专职的物业档案管理人员，并定期组织档案管理人员进行各种形式的业务培训，也可通过多媒体和网络针对档案管理的新形势新内容等进行学习，提升物业档案管理人员的业务素质和专业技能，学习相关的档案管理知识，使档案管理跟上时代的发展，掌握最新的技术和手段。探索适合自身特点的新型管理模式。

优化物业档案管理设施，实现物业档案管理的信息化。随着信息科技和数字影像技术的快速发展，对物业档案进行信息化管理已是大势所趋，建立新型的物业档案管理系统，提升物业档案管理的自动化水平符合档案管理发展的总体趋势，既有利于物业档案的保存、整理、归档，也能使其在事业单位的发展过程中发挥更大的价值。

制定档案管理法规或规范性文件，建立统一的行业标准。政府有关部门和物业管理协会应综合各方的意见，结合具体情况编写和颁布关于物业档案管理的法规或规范性文件，以保障物业档案管理有法可依。也可以通过建立统一行业标准来指导物业档案工作的展开，规范物业档案的收集范围，统一物业档案分类方案、编制统一的类目，建立标准化的图、档、卡、册、表等，建立健全物业档案管理制度。规章制度要体现合理性、科学性、简明实用、坚持制度执行的严肃性等原则来制定，结合项目管理的状况，根据物业档案管理工作特点，管理制度要不断科学化、规范化、不断创新。

总之，物业管理应根据自身的实际情况，按照国家的相关法律法规，理顺管理机制，制定完善相关的物业档案管理制度，规范标准的工作流程，并对相关工作人员提出明确的工作职责，并进行工作成绩进行考核，以此来推动物业档案的管理工作标准化。

（作者单位：湖北省气象局机关服务中心）