大数据时代高校档案管理体系构建研究

潘红 林慕婵

【摘要】高校档案管理和利用是高校管理工作的重要内容，在大数据时代背景下，对现时各业务管理部门的业务管理系统中形成的大量电子文件加强管理，对提高档案利用效率和规范高校电子文件管理工作具有重要意义。本研究是探讨推进高校档案管理规范化、服务利用社会化、档案资源结构多元化和档案工作信息化进程，促进建设高校数字档案资源共享平台，能完善档案资源馆藏丰富、管理规范、利用方便进行数字档案资料信息共享。

【关键词】大数据;档案资源;体系构建

一、研究背景

近年来，对档案信息化建设和电子文件管理进行研究的学者众多，电子文件归档和电子档案管理是目前高校面临的普遍问题，而电子档案集成系统建设是电子文件中心建设的关健技术之一。目前我国在对业务系统形成的电子数据归档和电子档案集成共享平台建设方面经常采用的有二种方式，一种是业务系统与档案管理系统數据直接对接式，一种是采用中间文件批量数据迁移方式，而在建设方式上大多采用业务外包形式。

目前电子文件中心建设中普遍采用的业务外包，由专业公司实施，存在管理软件揉性不够、自适应程度不高的缺陷等问题，探索一种对前端系统中形成的电子文件元数据及全文进行格式规范，对归档电子文件进行批量迁移及由基层档案管理部门对通用型档案管理软件进行二次开发建设电子档案集成平台的方式，提出用电子光盘、电子文件上传空间及电子文件管理系统三种途径实现归档电子文件异质异地备份的方式方法此电子文件集成管理方法方便快捷经济实用，具有较好的推广价值。

二、高校档案管理具有的特点

（一）高校档案管理具有明显的规范化

高校的档案工作要采取科学化的管理措施就需要加强对档案以及档案信息等的规范化和标准化管理，这也是档案管理工作规范化已经成为高校档案管理工作中最为重要的内容之一。对高校档案工作的重要性需要进行明确的认知，档案馆的建立需要对档案进行更加标准化和规范化的管理，而且高校购进先进的档案管理设备，也是为了提高档案管理工作规范化的硬件水平。对高校档案工作的明确化和制度化有利于建立高校档案的管理体系，从而能够实现高校档案在进行各项业务工作时更加规范，保证高效档案馆能够发挥其应有的功能。

（二）高校档案管理具有资源结构多元化的特点

高校档案记录着学校发展的真实历史，记载着教师和学生的教学、科研和学习等方面的大量信息，也传承着大学的文化和精神。高校档案在高校的发展中发挥了巨大的作用，形成了独具特色的管理模式和服务功能。然而，在网络化、信息化的新时期，社会和高校都对档案管理的服务功能提出了多元化需求。从创新服务形式、强化服务功能、加大开发力度、加快推进传统载体档案数字化和促进资源共享等多方面共同推动高校档案资源的社会化使用进程。

（三）高校档案管理具有工作信息化的特点

现代信息技术得到广泛应用，各行各业都实现了现代信息资源的共享，充分利用现代信息资源，从发挥人的智力作用，使社会经济发展更加高效、优质的历史进程。档案信息化就是以网络技术、计算机技术为手段，以档案管理学为理论指导，按照信息时代发展的要求，依托档案管理工作，而开展的收集、整理、保管、开发和利用档案资源的现代化管理过程。高校档案信息化就是在高校档案管理工作中，充分发挥现代信息技术的巨大作用，收集、整理和利用档案资源的过程。高校档案信息化建设的最终目标是提高高校档案信息的管理与服务水平，实现高效当信息资源的有效利用。而且，不同的信息化建设阶段具有不同的阶段性建设目标。

（四）高校档案管理具有服务利用社会化的特点

高校档案管理社会化管理是承载着市场经济与现代化的进程和发展，社会结构日益复杂，社会差异成分越来越多的情况下，建立的一种新的管理模式。它符合档案制度的公共政策创新：必须沿着社会化的方向发展。也就是机构和服务对象的社会性，主要适用于流动人员人事档案管理，这预示着更大范围档案管理的一种方向和发展趋势，更有利于人才流动、人尽其才，有利于人事档案规范化、现代化以及网络化管理，是适应市场经济发展需求的必然产物。

三、大数据时代高校档案管理体系构建

多年来，在对高校电子文件管理理论与实践的不断探索中，档案界专家逐步达成了共识：信息时代电子文件的最优化管理就是集成管理。本研究从建立归档数据通用格式标准和对迁移数据的标准化规范化管理及提高通用型电子档案集成系统功能，开发通用型开放式可扩展自适应档案管理平台的角度进行研究，是一种更适合基层档案部门进行电子文件中心建设的方式。主要有：

（一）推进学校档案管理规范化，建立大数据管理高校档案。

对于档案工作管理，由于专业术语较多，甚至一个术语在不同环境下有不同的含义，专业人员的不足使得档案管理工作较为混乱，很多高校都是由非专业人员进行管理，这使得日常工作中出现的一些问题很难被发现，随着问题的累积，使得高校档案工作管理难度越来越大。为此，单纯地依靠制度和条例并不能实现高校档案工作的规范化和标准化管理。而以集成管理理念为指导，针对高校具体情况，提出电子文件中心建设应用方案，探索一种方便快捷经济实用的电子文件集成平台建设管理模式，为高校数字档案馆、电子文件中心建设提供较好参考。

（二）采用调研、分析、对比、试验实践和总结等方法来解决集成系统存在问题，形成电子文件的批量按年度导出目录数据和全文归档来处理数据

在收集或者访谈了解集成系统中存在的问题后，采用调研、分析、对比、试验实践和总结等方法来分析解决，各类收发文件的数据结构及输出格式，整理和优化为建设集成平台的基本材料。结合实际，研究基于中间文件批量迁移的电子公文格式及归档数据交换标准：提出集成系统中形成的电子文件全文及归档目录数据基于表格或者中间文件的通用数据格式及电子文件封装样式。其次是对现有的通用型档案管理系统进行二次开发，在现有的主要针对库藏实体档案管理的平台中增加集成系统的电子文件表，在档案系统中定制好迁移数据表，在实践过程中提出并完善通用型电子档案集成平台的功能模型。还要对将归档电子文件数据进行加实体分类号、档号等初步处理后导入档案管理系统进行管理，将集成系统中输出电子文件文件批量挂接进集成平台中的相应目录下，而且电子文件上传空间架设，并归档数据光盘管理。

（三）电子档案集成系统建设外包和二次开发建设相结合，促进成高校档案管理方法方便快捷经济实用

电子文件归档和电子档案管理是目前高校面临的普遍问题，电子档案集成系统建设是电子文件中心建设的关健技术之一，针对目前电子文件中心建设中普遍采用的业务外包，由专业公司实施，存在管理软件揉性不够、自适应程度不高的缺陷等问题，建立一种对前端系统中形成的电子文件元数据及全文进行格式规范，对归档电子文件进行批量迁移及由基层档案管理部门对通用型档案管理软件进行二次开发建设电子档案集成平台的方式，提出用电子光盘、电子文件上传空间及电子文件管理系统三种途径实现归档电子文件异质异地备份的方式方法系统。更重要的是此电子文件集成管理方法方便快捷经济实用，具有较好的推广价值。

（四）迁级整合集成档案管理系统，形成的电子档案移交与接收的具体实施方法

规范前端各业务管理系统中处理及形成的数字档案资源目录数据库结构与数据交换格式，探索在服务器上架设电子文件上传空间以实现归档电子文件异质异地备份的方法，解决集成档案管理系统及其他各类业务系统中形成的电子文件按年度批量归档问题，主要是迁级整合集成档案管理系统，形成的电子档案移交与接收的具体实施方法。这样才能解决归档电子文件批量迁移进档案管理系统中及其在档案系统中的储存与管理问题：也解决归档电子文件的异质异地备份问题。建设与档案管理系统相联的数字档案信息发布利用系统，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为学校各部门和社会提供全方位的网络档案信息服务。

总之，高校档案管理和利用是高校管理工作的重要内容，在数字化校园环境下，对现时各业务管理部门的业务管理系统中形成的大量电子文件加强管理，对提高档案利用效率和规范高校电子文件管理工作具有重要意义。