数字化档案管理在民政系统档案管理中的应用

周亚军

中图分类号：G270.7 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-116-01

摘 要 信息化时代背景下各种数字技术给社会发展带来了极大的便捷性，民政档案管理领域亦不例外。在民政档案管理过程中应用数字化技术不仅能够规范民政系统的档案管理工作，还能够推动档案管理效率、提升并促进其他工作良性发展。因此，民政系统应当重视数字化的档案管理工作，要善用数字化档案管理提升工作效率，更好的满足档案管理需求。

关键词 数字化 档案管理 民政系统

现阶段我国已经全面进入信息化时代，先进的现代化技术对各行各业的发展均产生了巨大的影响。数字化档案管理的引入为民政系统档案管理注入了新的活力，对改变传统档案管理格局、提高档案管理质量和效率等均产生了非常积极的影响。在民政系统档案管理中引入数字化档案管理势在必行，然而当前此项工作落实还存在一些问题，相关者应加大研究力度，确保数字化档案管理充分发挥作用。

一、在民政系统档案管理中应用数字化档案管理的意义

（一）能够有效的降低管理的成本

传统的民政系统档案管理依靠纸质媒介进行，纸质媒介需要占用大量的空间，档案管理对人力的依赖性较强，管理成本居高不下。数字化的档案管理可以很好的解决上述问题，档案管理人员利用网络查询相关的档案信息可以有效的降低工作量，进而有效的控制管理成本。

（二）能够有效的提高管理工作效率

数字化的档案管理能够方便档案管理人员快速的进行档案资料查阅、归档，原本复杂的档案管理工作得以简化，劳动力得以解放，不仅有效的提高了档案管理工作的效率，还有利于减少档案管理過程中的问题发生概率。

（三）能够有效保护档案的原件

纸质档案具备易腐蚀、易损害等特性，在查找、翻阅过程中可能会遭遇各种问题，档案的损害率难以控制。电子化的档案可存在于多种媒介之中，可以进行多次备份，即便发生档案损害问题，也有多种途径进行恢复，档案的完整性能够得到最大程度的保障。与此同时，数字化档案篡改问题能够有效避免，有利于保证档案的完整性和原始性。

二、数字化的民政系统档案管理问题

数字化档案管理能够有效的提高民政系统档案管理的效率和质量，然而当前阶段此项工作落实也还存在众多问题，且以如下3点最为严重：

第一，管理方式比较落后。由于我国民政系统实施数字化档案管理的时间相对较短，档案管理体制未更新，手工操作的档案管理模式仍然是主流。与此同时，数字化档案管理过程中使用的管理软件很大一部分是自主研发软件，这一部分软件自身存在一定的缺陷，硬件配置相对较低，很难满足数字化的民政系统档案管理要求。第二，管理人员素质不高。数字化档案管理对民政系统的档案管理人员素质提出了更高的要求，然而当前阶段民政系统内部的档案管理人员大多不具备较强的综合素质，很多人的计算机操作技能较差，缺乏数字化的相关知识，这使得数字化档案管理推广举步维艰，数字化档案管理的质量因此难以尽如人意。第三，数字化档案利用深度不足。数字化档案克服了传统纸质档案的众多弊病，能够帮助民政档案管理者快速、精确的查找相关的档案信息，然而由于当前阶段大部分的档案资源未能全面开发，档案信息的可挖掘空间仍然十分巨大，这必然会影响民政系统档案的开发和利用。

三、在民政系统档案管理中应用数字化档案管理的策略

首先，优化管理软件。档案管理相关的软硬件设施设备不先进是影响民政系统档案管理应用数字化档案管理的最主要问题。因此，民政机关应该积极引入先进的软件系统，在规范档案管理的同时提高档案管理的效率，保证档案管理的质量。其次，全面提高档案管理人员的综合素质。对于民政系统现有的档案管理人员，应该加大职业技能培训教育力度，要全面提高档案管理人员的业务水平和工作技能，使之能够怀有高度责任心落实档案管理工作，能够积极钻研档案管理，为档案管理工作优化铺平道路。与此同时，民政系统应该加大对优质档案管理人员的聘入力度，要善用档案管理人员引入活化档案管理团队，提高档案管理队伍的整体素质。最后，积极完善档案数据库。结合民政档案实际情况建立分类的档案数据库，及时转化纸质档案，积极完成电子数据库建设，加大档案挖掘力度，充分发挥档案价值。

四、结语

综上所述，在民政系统档案管理中应用数字化档案管理具备极强的现实意义，如能够减少管理成本、提高工作效率、保护档案原件等。加大档案数字化管理推进力度重要且必要，然而由于民政机关现阶段所采用的档案管理方式存在众多问题，数字化的档案管理推进因此频频遭遇制约。为了保证数字化档案管理充分发挥其效力，应善用引入先进的管理软件、提高管理人员的综合素质等策略，如此才能够推进民政系统档案管理与时俱进发展，更好的发挥其服务、辅助效力。

参考文献：

[1] 李亚红.数字化档案管理在民政系统档案管理中的应用分析[J].办公室业务，2016（21）：99.

[2] 陈子港.数字化档案管理在民政系统档案管理中的应用[J].办公室业务，2017（24）：185-186.

[3] 董栗彤，董丁硕.信息化对民政档案管理工作的影响研究[J].现代国企研究，2018（16）：188+187.