档案信息化建设与档案管理的几点思考

马洁莎

中图分类号：G270.7 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-126-01

摘 要 伴隨信息化的加速发展，当前各行业都在广泛运用信息化。而档案管理工作自然也如此，加紧与时代发展脚步，开展信息化技术融合，提升管理工作的有效性。目前，我们国家的档案信息化建筑正在开展，但在管理与信息化融合时，仍有很多问题存在，文章对就这些问题进行分析，同时提出相应解决方法。

关键词 档案管理 信息化 问题 对策

档案管理亦称档案工作，是档案室对接档案实体、档案信息开展管理，提供服务的业务，是国家档案事业单元构成。在各业务中，所占地位极重要，所以需要加大对档案管理的重视并开展信息化优化。

目前，我国已有的信息化档案管理方式主要分为两大类，第一类是档案管理方式信息化，指的是在管理过程中采用信息化手段，通过信息化方法对档案开展整理、分类，可以更方便查询、搜索。第二类是档案存放的信息化，传统的档案存放采用的是实体存放的方式，而信息化档案管理将档案变成了信息化数据，方便了档案的存放。

一、信息化档案管理出现的问题

（一）未能重视信息化档案管理

虽然许多单位都进行了信息化档案管理工作，但在具体实践中，单位领导并没有意识到信息化档案管理的重要性，对信息化档案管理没有足够重视。这就导致了信息化档案管理长期停滞在查档、管档、建档等初级工作上，无法发挥信息化的最大优点。对于信息化档案管理，未能长期进行规划，让单位档案管理只停在基本层面，有的价值信息档案被遗忘，无法利于管理工作的深入开展。

（二）档案管理人员信息化素质参差不齐

工作参加者主要是有关档案管理者， 其人员素质对于工作的信息化进程有一定影响。但是从目前的情况分析，管理人员的信息化素养良莠不齐，一些工作只是掌握了简单的档案信息内容，在具体工作中只能操作一些较简单的信息化工作，导致了在信息化档案管理过程中，未能深入信息化发展，其建设只停留在初级阶段下，严重影响了信息化的作用发挥。因此，需要加大档案管理人员的信息化素质，大力推进信息化档案管理的开展。

（三）对档案信息化存在错误认识

当前信息化档案工作中，只重视档案信息保管，却未能重视其资源运用。此信息化发展是不对的，这对于信息化认知也是不正确的。 建设档案的信息化目的在于对档案信息可以充分利用，并非单纯保存，正确开展信息化档案管理，最好的是运用原有的资源来提升其管理率，对档案资源开展分类并加大信息化方式的规范化。所以想要发展好信息化档案管理需要把错误观纠正，对信息化加以重视。

二、如何加强信息化建设工作

（一）加强电子资料管理工作

一是开展电子资料管理，充分认识电子档案重要性，运用网络技术对文件开展优化，以数字方式做好分类、储存的工作。二是具体工作需要构建专门团队开展档案信息的工作，提升信息化档案工作的水平。对电子文件做好规范化需求，对电子文件、接收、保存方式做好规范、明确。三是在保存过程中也要建立有效的保存机制，合理安排保存周期，根据文件的重要性设立具体的权限，并对重要文件进行备份。

（二）提高管理人员的信息化素质

在档案信息化管理建设过程中，管理人员信息化素质也是极为重要的一个环节。要重视管理人员的信息化素质，积极选拔优秀的管理人才，同时要对管理人才加强信息化技能培训，让管理人员在档案管理工作中，需要不断加强学习信息化的知识，对信息化技能加以优化。做好定时的考核工作，通过对管理人员考核的制度激发起管理人员学习信息化技能。同时，通过信息化竞赛的开展，让更多的人员参加到比赛中并加大学习效果。

（三）加强基础设施建设

第一，开展信息化档案的管理工作，需要不断加大基础构建，只有技术完善才可有足够的能力开展信息化支撑及档案管理工作的融合。做好基础方面的建设先是加大档案管理软件、硬件的设备，如电脑、机房、以及与信息系统相关的软件设施。

第二，加大资金、人员的投入，确保管理工作的正常开展。在决策时，要提前对建设方案、管理模式进行规划，结合单位具体实际情况，对每个环节和细节做精心打算。

三、将人工智能和档案管理进行融合

伴随社会进步，AI出现在我们的生活中，给生活带来极大方便。把AI及档案管理工作有机融合是当前信息化档案管理的新方式之一。以往的信息化档案管理，虽然进行了信息化和数字化改革，但依然是人工操作，难免会出现纰漏、效率较低等问题，而人工智能可以充分解决这一问题。

现代的人工智能技术可极大减少管理人员的工作强度，将工作效率大幅度提升，可能可对档案开展精确性的分析，可利于档案管理以及信息化的高度融合，这也是将来档案管理发展的新动态。

四、结语

档案管理工作涉及的内容非常多，伴随档案信息量的增加，传统管理方式会慢慢被取代，信息化档案管理方式也是发展的方向。所以需要重视信息化的档案管理工作，在具体实践中发现并解决问题。在未来信息化档案管理会更完善，档案管理的工作效率也会不断提升，让各事业可以全面发展。

参考文献：

[1] 邢贺艳.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].智库时代，2018（48）：22-23.

[2] 李淑萍.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2019（06）：86.

[3] 洪斌.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑河学刊，2018（06）：177-178.